电缆行业基于业财融合的ERP系统实施对策研究

随着财务数字化转型升级，通过ERP系统实现业财融合成为一种必然。对于电缆企业来说，如何通过ERP系统对信息进行归集和共享，整合财务流程与业务流程，即是企业管理的重点，也是企业管理的难点，甚至是很多企业的痛点。因此，根据企业自身的特色，设计行之有效的ERP实施方案，成为企业能否稳健高效发展的关键因素。一、电缆行业ERP系统实施业财融合的现状（一）ERP系统在电缆行业的使用现状受限于企业规模和所处成长阶段，目前60%电缆企业还处于手工管理阶段，没有使用ERP，使用人工操作数据和纸质存储文件，这些企业主要是小微企业或个体户，数量庞大体量不大。随着企业规模壮大，40%电缆企业开始使用ERP系统，在使用ERP系统的企业中，其中90%企业将核心运营业务流程通过ERP系统进行管理，比如物料收发管理、单据打印、物料计划、采购计划、生产计划、财务核算等；另外10%电缆企业逐步实现“运营计划+库存管理+核算报告+绩效考核”四位一体的业财融合管理模式，这些企业将研发、采购、计划、生产、仓储、物流、核算与报告、资金收付、发票等众多环节通过ERP系统实行全方位的闭环处理，对特殊性业务辅助例外管理。（二）数据集成及财务报告现状随着数字化转型升级，60%电缆企业已经使用计算机进行数据处理，EXCEL办公成为时下主流；30%电缆企业开始使用ERP系统处理各项数据，打通业务端到财务端的各项接口，形成完整的闭合系统。当然，还存在少数小微企业或个体户还在使用传统的手工处理数据。二、电缆行业ERP系统实施业财融合存在的主要问题（一）基础档案管理不到位基础档案是实施ERP的基本前提，建立规范有序的档案维护规则是系统成功运行的重要保障。电缆行业编码规则最复杂的就是物料档案，物料档案可分为成品、半成品、原材料、辅助材料、固定资产、周转材料等，成品大类有电线、电缆、电线配件等，电缆可区分为高压电缆、防火电缆、分支电缆、矿物电缆、低烟无卤电缆等，成品还可以根据产品型号、芯数与截面、电压等级、耐火阻燃等级、PVC属性、颜色等细分小类，电缆行业的成品档案具有容易混淆的特点，比如BV、BVV、BVVB、BVVR、BLVV只有一字之差，却是截然不同产品系列，在维护过程中容易出错。物料计量单位有千克、卷、米、扎、个、台、桶、升、立方、平方等，ERP的库存单位和核算单位还涉及单位转换率的问题，其中扎与米、卷与米、桶与升还存在多个转换率的问题，增加了ERP操作风险。（二）上线准备工作不足电缆企业的管理模式决定了整个业务流程，多数ERP系统实施业财融合失败的企业都存在对业务流程的梳理不够精准，以点概面，追求时效却忽略质量，上线准备工作严重不足。比如有些企业，ERP顾问尚未充分调研，或未将调研结果与系统进行融合测试，关键岗位对ERP的认知还是一张白纸，就紧锣密鼓地搬运数据，匆匆忙忙上线，结果系统在运行时处处碰壁，业务做不了单，财务结不了账，管理层拿不到报表，欲速则不达！（三）关键人才缺失拥有一班同时懂业务、懂财务、懂系统的核心团队是ERP系统下实现业财融合的关键，企业没有人才，就像无泉之水、无源之木，无法使业财融合从理论落实为实际。很多电缆企业花大代价邀请顾问，想用顾问取代公司内部关键岗位人才，结果往往事与愿违。究其原因：首先，顾问的工作服务时间具有阶段性，时效性得不到保障；其次，顾问的服务内容具有局限性，顾问仅限于解决系统性问题；最后，公司内部没有核心班底，增加ERP操作岗位的离职成本和系统出错率。顾问的前期辅导固然重要，但能否顺利地将业财融合通过ERP实施，起决定性作用的还是企业内部的关键人才。三、电缆行业基于业财融合的ERP系统实施策略（一）搭建管理体系结合电缆企业的管理模式，经与ERP顾问详尽的沟通，建立管理制度，比如：产品与物料分类及编码规则、客商编码规则、ERP操作时效规定、ERP操作指引、议事规则、库存管理制度、成本核算制度、生产作业流程、采购管理制度、销售管理制度等体系文件。通过ERP系统数据集成和分析，建立考核指标，比如：单位铜材人工成本、单位铜材耗电成本、单位铜材维修成本、铜材报废率等等，营运指标可以覆盖各部门。搭建好管理体系后，安排培训与监督，确保制度落地。（二）培养人才团队建立符合电缆行业特征和管理特色的人才团队。通过ERP系统实现业财融合，从业务信息→ERP需求→ERP程序→应用业务端→财务数据，需要对系统进行反复的修改和测试，执行过程中需要业务部和财务部的不断磨合，因此对团队成员的要求极高，财务人员既需要扎实的财务专业功底，也需要丰富的财务工作经验，同时财务人员需要参与到业务管理当中，不断地提升自己的业务理解能力，树立全局的视野，站在公司层次了解公司运作的全貌。业务人员需要在每个业务环节深耕细作，攫取业务活动的信息数据，与财务人员共享数据信息。培养财务部门和业务部门的协作精神，共同促进业财融合的发展。（三）建立业财融合的ERP系统实施模型电缆行业与经济发展及下游行业的发展状况高度相关，其业务规模和发展水平主要依赖于所在区域的经济发展程度，市场价格透明，产品质量、公司服务、规模优势成为时下电缆企业的制胜法宝，在ERP系统下实施业财融合刻不容缓，将建立业财融合的ERP实施模型作为整个ERP项目蓝图的核心，从销售、计划、采购、生产、仓储、物流等业务流程出发，结合财务的资金收付、成本费用分摊、成本核算、薪资核算、报表分析等方面来构建模型，借助于ERP平台，以财务管理为枢纽，相互协作，形成一个闭合的循环体，搭建成一条完整的信息链，为企业高效运营和提供优质服务打下最坚实的基础。简要流程图如下图1：图11.依附于ERP系统的销售管理电缆行业是资金和机械密集型企业，资金需求量大，销售回款极其重要。销售管理主要涉及的对象有营销部、物流部、财务部和客户等部门，商务洽谈、销售协议、销售发货通知、销售出库单、预收款、销售回款、应收账款核销等节点。首先，业务员根据商务洽谈的结果，签订销售合同，在ERP系统下达销售订单，上传销售合同；其次，财务部审核销售订单并收取预收款；再次，计划部下达销售发货通知，仓储部备货，物流部配送；最后，业务将经相关部门审核及客户签收的出货单据交给财务，财务以此入账，待营销回款时进行应收账目核销。交货期、回款期的管控是整个流程的关键控制点，ERP系统自动警示功能在此流程中体现得淋漓尽致，充分体现在ERP系统下实现业财融合的优势。2.依附于ERP系统的计划管理电缆行业为了控制价格波动风险，大多实行以销定产。物料计划主要涉及的对象有计划部、营销部、生产部、采购部、仓储物流部。首先，计划部根据销售订单结合安全库存，下达生产指令和发货指令；其次，生产部根据生产指令安排领料排产；再次，仓储部根据相关指令进行备料或者备货；最后，根据系统指令设定的交货范围和时间进行结案，系统实时动态的库存进行评估分析。电缆企业将整个物料计划融入ERP，系统快速集成和分析数据，对货期的把控和安全库存管理有很大的管理价值。3.依附于ERP系统的采购管理电缆行业供应商的议价能力强，原材料具有成堆成垛的特点。采购管理主要涉及的对象有采购部、计划部、仓储部、财务部和供应商等部门，生产指令、采购申请、采购订单、采购入库通知、采购入库单、暂估应付、票到应付、付款及核销等节点。首先，计划提报系统采购申请单；其次，采购根据系统的供应商价格库实行货比三家，选择最佳供货商下达采购订单；再次，QC来货检验，仓库办理入库，并将相关成本信息传递给财务部；最后，财务部审核采购单据后安排付款，进行票据及应付核销。电缆企业可通过ERP系统准确控制采购数量，避免呆滞，提高库存周转效率和资金使用效率。4.依附于ERP系统的生产管理电缆企业生产主要使用铜杆、铝杆，难以精准做到定额领用。生产管理主要涉及对象有计划部、质检部、仓储物流部。首先，生产部根据生产指令进行领料排产；其次，生产部交付完工产品给到品质进行检验；最后，将合格品转移至仓库办理入库。电缆企业对于批量领用的材料定期盘点，并将盘点数量在ERP系统实行假退假领，通过定期分析标准用量差异达到管控材料数量的目标。5.依附于ERP系统的仓储物流管理电缆企业产品可变现价值较高，分盘时经常产生线头线尾，库存安全管理非常重要。库存管理主要涉及对象有销售部、采购部、生产部、计划部。首先，仓库根据采购订单安排收货，办理入库；其次，仓库根据生产需要备料、发料；复次，仓库根据完工检验的情况办理成品入库；最后，仓库根据销售订单备货，并安排物流配送。通过ERP系统将各项数据进行集成和分析，比如库龄分析、线头线尾报废率分析，提高资金周转效率和控制库存安全风险。6.依附于ERP系统的银企直联电缆行业对资金周转效率要求极高，通过互联网连接,使用ERP的银企联云服务，实现企业自身财务系统和银行综合业务系统平滑对接。收款以ERP的客户应收单作为立账依据，付款以ERP的供应商付款申请单作为立账依据，并根据应收单和付款申请单的银行账