HYT 058-2010 海洋调查观测监测档案业务规范

中华人民共和国海洋行业标准代替HY/T058—2001海洋调查观测监测档案业务规范2010-02-10发布IHY/T058—2010 12规范性引用文件 13术语和定义 14总体质量控制 14.1质量控制原则 14.2质量控制程序 25收集分类 25.1收集积累 25.2分类排序 26整理组卷 36.1整理 36.2组卷 47编目 57.1案卷封面 57.2卷脊 57.3备考表 57.4项目归档说明书 57.5卷内目录 57.6文件及案卷的著录 6 67.8档号 68立卷归档 79保管利用 9.1保管 79.2利用 7附录A(规范性附录)海洋调查观测监测档案归档范围及保管期限表 9表A.1海洋调查档案归档范围及保管期限表 9表A.2海洋观测档案归档范围及保管期限表 表A.3海洋监测档案归档范围及保管期限表 附录B(规范性附录)海洋调查观测监测档案案卷封面、档案用表和标识图示 图B.1纸质文件封面格式 图B.2案卷封面格式 图B.3光盘盒封面标识格式 图B.4案卷脊背格式 图B.5卷内备考表格式 图B.6项目归档说明书格式 Ⅱ图B.7卷内目录格式 图B.8案卷目录格式 图B.9文件目录格式 图B.10电子文档登记表格式 24图B.11电子文件目录格式 图B.12档号章格式 图B.13档案借阅登记表格式 26图B.14归档移交记录表格式 27图B.15档案交接文据格式 28Ⅲ本标准与HY/T058—2001相比主要变化如下：——修改了本标准的适用范围(2001年版的第1章；本版的第1章)——删除了已废除和不适用的规范性引用文件(2001年版的第2章；本版的第2章)——增加了新的引用文件(见第2章);——修改了2001年版第4章“一般规定”,更名为“总体质量控制”。对2001年版第4章中有关质量控制部分的内容进行了强化和完善、第5章至第12章第1节中归档范围的内容予以合并，在本版第4章中表述(2001年版的4.1、5.1、6.1、7.1、8.1、9.1、10.1、11.1、12.1;本版的第4章); -修改了2001年版第5章、第6章的表述内容，将其分别更名为“收集分类”“整理组卷”。对2001年版第4章中档案的收集与积累、第5章至第12章第2节中整理、组卷的内容予以合12.2;本版的第5章、第6章);——修改了2001年版第7章、第8章、第9章、第10章的表述内容，将其分别更名为“编目”、“立卷在本版第7章、第8章、第9章、第10章中表述(2001年版的4.3、4.5、4.6、4.7、4.8、4.9、4.10、4.11;本版的第7章、第8章、第9章、第10章);——增加了实物档案清单的归档要求(见6.1.4);——修改并细化了归档范围及保管期限表(见附录A):——增加了部分档案用表格式(见附录B);——修改了档案封面格式(见附录B)。本标准的附录A、附录B为规范性附录。本标准由国家海洋局办公室提出。本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC283)归口。本标准起草单位：国家海洋局北海信息中心、中国海洋档案馆、国家海洋局机关档案室、国家海洋局东海分局、国家海洋局南海分局。钟晓丽。本标准所代替的历次版本发布情况为：1海洋调查观测监测档案业务规范本标准规定了海洋调查观测监测档案材料的收集、积累、整理、组卷、编目的方法及档案业务用表的格式。本标准适用于海洋调查、海洋观测、海洋监测档案业务工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T12763(所有部分)海洋调查规范GB/T14914海滨观测规范GB17378(所有部分)海洋监测规范GB/T17838船舶海洋水文气象辅助测报规范GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T18档案著录规则HY/T037.6海洋资料浮标作业规范资料处理3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。海洋调查观测监测文件材料filesontheoceanographicsurveyobservationandmonitoring在海洋调查观测监测活动中直接形成的，以文字、数字和技术符号记载与反映技术思想和结果的文海洋调查观测监测档案archivesontheoceanographiesurveyobservationandmonitoring在海洋调查观测监测活动中直接形成的，有保存价值的各种载体形式的历史记录。4总体质量控制4.1质量控制原则4.1.1齐全性4.1.1.1海洋调查观测监测文件材料应按以下归档范围的要求归档：a)海洋调查文件材料的归档范围见附录A(表A.1);b)海洋观测文件材料的归档范围见附录A(表A.2);c)海洋监测文件材料的归档范围见附录A(表A.3)。4.1.1.2海洋调查观测监测归档文件材料及其介质种类应齐全。24.1.2.1海洋调查观测监测归档文件材料的内容、件数、页数等应完整。4.1.2.2归档电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等应完整。4.1.3准确性4.1.3.1归档文件材料的书写方式等应符合GB17378(所有部分)、GB/T12763(所有部分)、4.1.3.2海洋调查观测监测记录表(簿)、分析记录表、报表、图件及相关电子文件的格式应符合作数据及检测数据、文件备份等的标注应准确。4.1.4.2归档文件的分类排序、案卷排列和档号编制应按整理责任单元进行。4.2质量控制程序4.2.1海洋业务主管部门下达海洋调查观测监测任务时，档案部门应同时提出应归档文件材料的归档4.2.2海洋业务主管部门检查任务进度时，档案部门应检查归档文件材料形成、积累和保管情况。档案的保管实行全过程管理，保证档案管理工作的连续性。5收集分类5.1收集积累5.1.1实施海洋调查观测监测项目的机构和单位负责应归档文件材料的收集积累。5.1.2文件材料的收集积累应按合同、任务书、实施方案划定的责任单元进行，保证应归档文件材料的5.1.3常规累年连续项目产生的海洋调查观测监测资料的收集积累应按年度进行。5.1.4跨年度或年度内完成的定期项目产生的海洋调查观测监测资料的收集积累应按项目实施周期5.2分类排序5.2.1项目实施单位应在合同、任务书、实施方案确定的责任单元内对归档文件材料进行分类排序。5.2.2归档文件材料按存储介质分为三类：纸质文件、电子文件、实物样品。其中纸质文件分为一般纸5.2.3归档文件材料应进行价值鉴定，以确定其保管期限和密级。a)按保管期限分为10年、30年、永久保存文件；5.2.4归档文件材料应按以下分类：a)海洋水文；b)海洋气象；c)海洋化学；d)海洋物理；3e)海洋生物；f)海洋地质和地球物理；g)海洋生态：h)海底地形地貌；i)海洋工程地质；j)海洋经济、灾害调查；k)综合类；5.2.5同类归档文件材料组成件、卷时，应按以下规则进行排序：a)船舶调查监测：分航次、定点时按调查监测站点顺序、走航时按测线顺序或时间顺序排序；b)航空遥感监视监测：分架次、按监视监测区域或时间顺序排序；c)海滨观测：分测站、按观测时间顺序排序；d)船舶水文气象测报：分测报船、按测报时间顺序排序；e)海洋浮标观测：分浮标、按观测时间顺序排序；f)海洋平台观测：分(平台)、按观测时间顺序排序；g)海洋卫星、雷达遥感监测：分监测区域、按资料时间顺序排序；h)管理文件：分阶段、按责任者级别、文号、时间顺序排序；i)成果报告：按成稿、中间稿、草稿顺序排序。5.2.6原始资料类归档文件材料按项目要求的要素排列顺序进行排序。6整理组卷6.1整理6.1.1一般纸质文件的整理6.1.1.1幅面格式海洋调查观测监测记录表(簿)、分析记录表、观测监测记录报表应符合GB17378(所有部分)、GB/T12763(所有部分)、GB/T14914的要求；未确定幅面标准的，应采用国际标准A4型(297mm×6.1.1.2.1归档文件可采用整卷装订和按件装订两种形式。6.1.1.2.2装订前应剔除易锈蚀的金属物，采用防锈蚀金属钉、线绳等进行装订，装订打孔时不应影响有效信息内容的读取，避免压图、压字。订制的各类海洋调查观测监测记录簿，如使用易锈蚀的金属钉，由归档单位负责拆除，做防锈蚀装订。6.1.1.2.3原始资料应按GB17378(所有部分)、GB/T12763(所有部分)、GB/T14914、GB/T17838、HY/T037.6给出的标准表格分类装订，厚度不应超过5cm。6.1.1.2.4原始资料文件装订时应为每件文件加装封面，封面格式见附录B(图B.1)。项目对文件封面有具体要求的按要求制作。6.1.1.3页号标注6.1.1.3.1页号编写位置：单面书写的文件材料在页面的右下脚标注页号；分正反两面书写的文件材料，正面在右下脚、反面在左下脚标注页号。6.1.1.3.2单独成件且装订规范的印刷成品件，可采用原印刷品的页号，计数实际页数。6.1.1.3.3规范订制的各类海洋调查观测监测记录簿未经撕扯或添加页，可不标注页号，以件计数。6.1.1.3.4对按要求外加封面装订成件的原始资料文件，封面应标明本件内共几页。封面不标注页46.1.1.3.5案卷封面、卷内目录、卷内备考表不标注页号、不计数页数。6.1.2图件的整理6.1.2.1卷内图件按图号排序。如无图号或图号不规则，则按项目要求的次序分类排序。6.1.2.2图件立卷时应按图纸的材质进行折叠或轴向成卷。6.1.2.3已装订成册的图集作为一件或一卷。6.1.3照片的整理6.1.3.1精选有代表性、有保存价值的照片归档，归档照片的数量应按项目的要求确定。6.1.3.2照片应按事由、时间排序，统一标识编号。照片归档时应附加说明信息，包括编号、事由、人6.1.3.3照片文件归档时应选取相应规格的照片档案装具。因同一事件拍摄的照片应作为一件进行著录。6.1.3.4纸质照片档案应按GB/T11821的要求整理归档，数码照片按电子文件的归档要求整理归档。6.1.4实物样品清单的整理6.1.4.1实物样品整理时应制作目录清单和说明文件归档。6.1.4.2底质样品清单应包括样品号、站号、经纬度、采样方式、采样时间、采样量、保存样量、现场水深等信息。6.1.4.3悬浮体样品清单应包括样品号、站号、经纬度、采样时间、采样水深、悬浮体体积、滤膜号、滤膜空重、滤膜称重、滤膜差重、悬浮体浓度、现场水深等信息。6.1.4.4生物样品清单应包括样品号、站号、经纬度、采样时间、种(属)名(中文)、种(属)名(拉丁文)、生物量、个体数等信息。6.1.4.5说明文件应包括背景信息和元数据等。6.1.5电子文件的整理6.1.5.1电子文件归档一般应采用一次性写光盘存储。数据量较大时，可采用硬盘、磁带作为存储数据的载体。6.1.5.2每个载体应形成档号或特定标号作为卷标，并建立一个根目录。根目录下可设置多个、多层子目录标引电子文件，电子文件目录名应反映该目录下电子文件内容的唯一性。6.1.5.3电子文件归档时，应保持文件内容的有机联系和电子文件的系统性、独立性。6.1.5.4电子文件应按项目的要求格式进行生成和转换，如无具体要求，应按GB/T18894的规定采用下列通用格式：d)视频和多媒体文件：MPEG、AVI。6.1.5.5说明文件以README.TXT为文件名，存放在载体的根目录下。说明文件内容主要包括在载体上各子目录名、归档电子文件名、文件内容、文件记录格式和文件运行环境、制作单位、责任人及联系信息等。6.1.5.6归档电子文件载体制作前，应对所用计算机、拟归档电子文件进行病毒查杀。制作完成后，要进行载体的可读性检查，确认所存储信息的有效、完整和准确。6.2组卷6.2.1归档文件应按GB/T11822的要求，根据文件材料的有机联系分类组卷。6.2.2常规累年连续项目的归档文件应按年度分类组卷。6.2.3跨年度或年度内完成的定期项目按项目实施周期进行分类组卷。56.2.4不同保管期限的归档文件材料不应放入同一档案装具中。6.2.5在不影响归档文件有机联系的情况下，相同密级的文件应单独组卷。如案卷中存在不同密级的文件，案卷的密级应以卷内文件的最高密级标注。7.1案卷封面7.1.1海洋调查观测监测档案的案卷封面有以下形式：a)档案盒案卷封面见附录B(图B.2)所示的内容填写著录；b)独立成卷的图纸文件、照片文件、整卷装订的案卷封面，应在特制的案卷封面上填写著录见附录B(图B.2)所示的内容；c)电子光盘盒封面标识见附录B(图B.3)所示的内容填写著录；d)其他电子文件载体装具，应在特制的外装具上填写著录见附录B(图B.3)所示的内容。7.1.2档号：填写档案的分类号和案卷的顺序号。7.1.3档案馆号：填写国家给定本档案馆的编号。7.1.4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的总体内容。案卷题名的主要内容包括：海洋调查观测监测项目名称、文件材料名称、代字、代号等内容。海滨观测监测档案案卷题名由海洋站名称与文件材料名称组成。7.1.5立卷单位：填写案卷立卷责任单位全称。7.1.6起止日期：填写案卷内文件材料形成时间的年、月、日或起止年、月、日。7.1.7保管期限：填写案卷保管期限。7.1.8密级：填写案卷内文件材料的最高密级。7.2.1卷脊格式见附录B(图B.4)所示的内容填写。7.2.2卷脊尺寸可根据海洋调查观测监测各类用表的装订规格确定。7.3备考表7.3.1卷内备考表见附录B(图B.5)所示的内容填写。7.3.2卷内备考表说明部分应填写卷内文件的件数及其归档、管理与提供利用过程中需要说明的问题，立卷人、检查人应手写签名。7.3.3卷内备考表排列在案卷卷内文件之后。7.4项目归档说明书7.4.1定期项目见附录B(图B.6)所示的内容填写项目归档说明书。7.4.2项目归档说明书由项目负责人负责填写。项目归档说明书的内容包括：项目实施过程简介、项目内容提要、参加项目的主要人员名单和档案审查意见等。项目归档说明书中负责人应手写签名。7.4.3项目归档说明书放在项目档案的首卷首件。7.5卷内目录7.5.1卷内目录见附录B(图B.7)所示的内容填写著录。7.5.2序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序。7.5.3文件编号：填写文件的文号、报表编号、图号等。7.5.4文件题名：一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的，可根据文件所反映的内容自拟标题，应能表达海洋调查观测监测项目的航次、测站、监测区域，外加“[]”号。7.5.5责任者：填写文件的直接编制部门或主要责任者。7.5.6日期：填写文件形成时间的年、月、日或起止年、月、日。如：20090330或20090330-20090401。7.5.7页数：填写文件页数。67.5.8卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。7.6文件及案卷的著录7.6.1档案的著录按DA/T18规定执行。7.6.2同类海洋调查观测监测记录表、分析记录表、自记记录纸、记录簿等原始记录及汇编资料装订成册作为一卷时，分两种情况著录：a)装订的案卷帶文件级目录，应进行案卷级著录，卷内目录同文件级目录；b)装订的案卷不帶文件级目录，且标题不足以体现案卷内文件的系统特性的案卷，应进行文件级著录。逐年装订的案卷，按月进行文件级著录；多年装订的案卷，按年进行文件级著录；按连续站位整编组成的案卷，按航次、测点、时间进行文件级著录。7.6.3管理类文件材料案卷，应进行案卷级和文件级著录。7.6.4调查成果案卷，应进行案卷级和文件级著录；若卷内成果报告标题过于简單，可按报告的篇(章)标题进行著录。7.6.5海洋调查观测监测档案进行案卷级著录时，其案卷题名中应有实施项目名称(或项目代号)、区域名称(或任务名称)。7.6.6海洋调查观测监测档案进行文件级著录时，其文件题名中应有实施海域名称、任务名称、文件类别名称。7.7.1归档案卷应按案卷目录格式编制档案案卷总目录、分类目录见附录B(图B.8)。7.7.2归档案卷应编制档案文件目录见附录B(图B.9)。7.7.3归档电子文件应编制电子文档登记表见附录B(图B.10)。7.7.4归档电子文件应编制电子文件目录见附录B(图B.11)。7.7.5归档案卷应根据实际需要编制各种专项书本式检索目录。7.7.6归档案卷应编制海洋调查观测监测档案计算机检索目录。7.8.1案卷的档号由“类号一案卷序号”组成。7.8.2文件的档号由“类号—案卷序号—卷内文件序号”组成。7.8.3电子文件档号由“类号一介质序号”组成。电子文件的介质序号前应加载体类别代号。7.8.4类号确定时应考虑累年连续项目和定期项目两种形式。累年连续项目的类号中应标有年度；定期项目的类号中应标有合同号(或项目代号)。示例1:示例2:7示例3:7.8.5应在每件文件的首页右上方空白处加盖档号章见附录B(图B.12)所示的格式，注明该卷的档号、该文件在卷内的件序号和页数。8立卷归档8.1实施海洋调查观测监测项目的单位负责应归档文件材料的立卷归档工作。项目牵头单位负责组织案卷排序和档号编制。各参加和协作单位负责具体实施部分案卷的整理并向牵头单位归档。8.2实施周期在自然年度内的定期项目，立卷归档的时间应在该年度完成。8.3实施周期跨年度、但实际实施周期不超过一年的定期项目，可待项目完成后一并归档。8.4实际实施周期超过一年的定期项目，应在项目进行过程中开展预立卷工作，立卷归档的时间根据项目合同和任务书的具体要求进行。8.5常规累年连续项目应每年度进行立卷归档工作。8.6档案归档时应制作案卷目录、文件目录(卷内目录)、电子文件目录。9保管利用9.1保管9.1.1项目实施单位应按归档文件材料的类别确定其保管期限：a)海洋调查档案归档文件的保管期限见附录A(表A.1);b)海洋观测档案归档文件的保管期限见附录A(表A.2);c)海洋监测档案归档文件的保管期限见附录A(表A.3)。9.1.2保管期限自文件生成时起算，无法明确统一卷内文件生成时间的，以卷内备考表中标注的立卷时间起算。9.1.3各级档案馆(室)的档案库房应具有足够的库容空间，应具备防火、防潮、防盗、防虫及温度、湿度调控等条件。环境温度选定范围：14℃~24℃;相对湿度选定范围：45%～60%。9.1.4各级档案部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。9.1.5电子档案的保管由各级档案部门负责，电子文件材料形成部门应协助和支持。9.1.6归档的光盘、磁性载体等应存放在专用保管设备里。9.1.7各级档案管理部门应按国家有关保密工作的法律法规，配置相应密级档案的保存设施。9.1.8各级档案馆(室)应建立符合国家档案局要求的档案管理系统。9.2利用9.2.1各级档案部门应建立海洋调查观测监测档案的借阅利用制度。9.2.2档案借阅利用时，应填写档案借阅登记表见附录B(图B.13)所示的内容。其中涉密档案的借阅利用，应按国家有关保密工作的法律法规执行。10.1保管期限为长期和永久的海洋调查观测监测档案，由任务承担单位按年度向海区级档案馆归档移交，档案归档移交时应填写归档移交记录表见附录B(图B.14)所示的内容。归档移交记录表应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。810.2保管期限为长期和永久的海洋调查观测监测档案，在海区级档案馆保管满20年后向中国海洋档案馆移交，档案移交时应填写档案交接文据见附录B(图B.15)所示的内容。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。10.3档案归档移交时应同时移交案卷目录、文件目录(卷内目录)、归档电子文件的目录及相应的电子版目录文件。9(规范性附录)海洋调查观测监测档案归档范围及保管期限表海洋调查观测监测档案归档范围及保管期限见表A.1～表A.3。表A.1海洋调查档案归档范围及保管期限表2规定的各类标准格式文件，项目合同书、任务书要求的文件应2.GB/T12763中规定的调查设施(包括移动或固定的实验室、调查船、飞机、浮标和潜标等)所水文：GB/T12763.2表D.1～表D.11、GB/T17838附录A生物：GB/T12763.6表H.1～表H.60B.6、图C.1海洋工程地质：GB/T12763.1134调查报告、成果图件(或图集)、资料报表或资料汇编：含1台站业务工作日志：记载观测站设施变动、仪器设备安装布放使用、水准系统的设置与原始记录按年度汇交到海区级资料：工作状态记录、布放前传感器检定报2规定的各类标准格式文件，项目海冰：观测记录簿、严重冰期观测记录簿、3台站、浮标、雷达、海床基站位、GPS等观测4电子文件类潮汐：GB/T14914T021、T0表层海水温度、表层海水盐度、海发光：GB/T14914T011、T012气象：GB/T14914T051、T052、T053、1合同、计划、实施方案等，由生成文件的机构或单位按年度书档案归档)。2趋势性一水质监测区域(年度)1.GB17378《海洋监测规范》中录表、实验室分析表、报表、报告等),项目合同书、任务书要求的“项目名称：+任务名称”例：海水浴场：青岛第一(2005)项目名称：十任务名称(一)项目名称：+任务名称(二)6.表中未列出的新设项目参照趋势性一贻贝监测区域(年度)监测区域(年度)监测区域(年度)监测区域(年度)河流名称(年度)海水增养殖区养殖区名称(年度)海洋自然保护区保护区名称(年度)海洋倾倒区倾倒区名称(年度)海洋油气田油气田名称(年度)生态监控区监控区名称(年度)赤潮监控区监控区名称(年度)浴场名称(年度)断面(大面)大面名称(年度)排污口排污口名称(年度)海区名称(年度)海区名称(年度)海区名称(年度)污染事故应急监测事故名称(年度)建设项目跟踪监测项目名称(年度)3电