应用文写作-第二讲-公文写作基础市公开课一等奖省赛课微课金奖课件

第二讲公文写作基础1/51本讲内容一、公文定义和种类二、公文格式三、公文正文基本内容模块及结构模式四、公文写作语言要求2/51一、公文定义和种类

1、法定公文定义（53页）《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日公布并施行，以下简称“《条例》”）要求：“党机关公文，是党机关实施领导、处理公务含有特定效力和规范格式文书，是传达落实党路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和回复问题，汇报和交流情况工具。”3/51《国家行政机关公文处理方法》（国务院年8月24日公布、自年1月1日起施行，以下简称“《方法》”）要求：“行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。”4/51

2、法定公文种类《条例》要求：党机关公文种类主要有：（一）决议（二）决定（三）指示

（四）意见（五）通知（六）通报（七）公报（八）汇报（九）请示（十）批复（十一）条例（十二）要求

（十三）函（十四）会议纪要5/51

《方法》要求：

行政机关公文种类主要有：（1）命令（令）（2）决定（3）公告

（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案

（8）汇报（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要6/51国家行政机关党机关军队行政机关1.命令（令）1.决议1、命令2.决定2.决定2、通令3.公告4.通告3.指示3、决定5.通知4.意见4、指示6.通报5.通知5、通知7.议案6.通报6、通报8.汇报7.公报7、汇报9.请示8.汇报9.请示8、请示10.批复10.批复9、批复11.意见11.条例10、函12.函12.要求13.函11、通告13.会议纪要14.会议纪要12、会议纪要7/51党政机关共同使用公文种类有：（一）决定（二）通知（三）通报（四）汇报（五）请示（六）批复（七）意见（八）函（九）会议纪要党机关单独使用公文种类有：（一）决议（二）指示（三）公报（四）条例（五）要求行政机关单独使用公文种类有：（一）命令（令）（二）公告（三）通告（四）议案8/51二、公文格式（一）何为公文格式（重点内容）

公文格式指公文规格样式，包含公文组成项目及其标识位置，公文书写、字体、用纸规格和样式等。

9/51

（二）公文文面格式组成1、眉首：份号、密级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线。2、主体：标题、主送机关、正文、附件、署名、成文日期、印章、附注。3、版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。二、公文格式10/51《方法》要求：行政机关“公文普通由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。

一份完整公文由文头（眉首）、主体、文尾（版记）三部分组成。11/51（三）公文格式各要素详细说明000000001机密★×年特急

××××文件

×××〔××××〕×号（眉首）————————————————————————————————————————××××关于××××××工作请示×××××（主送机关名称）：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文）。

附件：1．×××××2．×××××

（机关印章）（机关印章）二×××年×月×日（附注：×××××）主题词：××××（版记）————————————————————————————————————————抄送：×××××，×××××。————————————————————————————————————————×××××（印发单位）年×月×日印发12/511、份数序号

含义：“公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文次序编号”（《格式》），可简称份号。标注份号目标是为了加强对涉密公文管理，预防失密。

规则：“绝密”、“机密”级公文“应该标明份数序号”（《方法》）。“用阿拉伯数码”（《格式》）。编几位数，未定。普通编6位数，从“000001”号起编；最少应不少于2位数，即从“01”号起编。

位置：“顶格标识在版心左上角第1行”（《格式》）。13/512、秘密等级和保密期限

含义：秘密等级是依据公文包括国家秘密情况而划分等级，可简称密级。密级分“绝密”、“机密”和“秘密”三级。保密期限是对涉密公文进行保密时间要求。

规则：“包括国家秘密公文应该标明密级和保密期限”（《方法》）。保密期限在1年及1年以上，标注为“机密★5年”；保密期限在1年以内，标注为“秘密★6个月”；保密期限未作要求，标注为“×密”。14/51位置：如需标识秘密等级，“顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字”；如需同时标识秘密等级和保密期限，“顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开”（《格式》。秘密等级两字之间不需空1字，以使该字段不致过长。字号字体：“用3号黑体字”（《格式》）。15/513、紧急程度（急度）

含义：紧急程度是对公文办理时限要求。

规则：“紧急公文应该依据紧急程度分别标明‘特急’、‘急件’。其中电报应该分别标明‘特提’、‘特急’、‘加急’、‘平急’”（《方法》）。特急件要求收文机关随时收到随时办理，不得超出24小时。急件要求3日内送达和办理。位置：若需同时标识秘密等级与紧急程度，“秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”（《格式》）。字号字体：“用3号黑体字”（《格式》）。16/514、发文机关标识

含义：发文机关标识是显示公文法定作者部分。组成：“由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成”（《格式》）如广东省人民政府文件、广州市商业局文件。17/51

规则：普通来说，主要公文尤其是上报公文均应加“文件”二字。“行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或对应党机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群次序排列”。“‘文件’二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布”；“如联合行文机关过多，必须确保公文首页显示正文；“用红色标识”（《格式》）。如

中共广东省委文件广东省人民政府18/51

位置：位于首页上端，普通约占A4型公文纸1/3或2/5。

字号字体：“推荐使用小标宋体字”，“字号由发文机关以醒目美观为标准酌定，不过最大不能等于或大于22mm×15mm”（“国务院文件”字号即是22mm×15mm。以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其它各级行政机关发文机关标识字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关地位）。（《格式》）19/515、发文字号

含义：又称文号、是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中实际次序号。标注文号目标是便于公文收发、引用、查询和管理。组成：“发文字号应该包含机关代字、年份、序号”（《方法》）。如：粤科院字﹝﹞20号，表示广东省科学院在年度内发第20号文。20/51规则：“行政机关之间联合行文，标注主办机关发文字号；“×政”、“×政办”，用于上行文；“×政发”、“×政办发”，用于普发性下行文；“×政函”、“×政办函”，用于部分（或个别）机关受文下行文或平行文；“×政干”，用于任免干部通知。发文机关代字要规范，尽可能选取能反应职能特征且与其它机关不重复字，长久固定使用，字数不宜过多，无须加“字”字。“年份、序号用阿拉伯数码标识”。“年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入”，不要用圆括号“（）”、方括号“[]”或方头括号“【】”括入（因为这包括文号引用问题）。“序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字”（《格式》）。21/51位置：普通排在版头下方，如无版头，则排在标题下方。字号字体：使用与正文相同字体，即3号仿宋字体。22/516、签发人含义：签发人是签发公文行政机关责任人。规则：“上行文应该注明签发人、会签人姓名”（《方法》）。在上行文中标识签发人姓名，主要目标是为上级机关领导人了解下级机关谁对上报事项负责。写成“签发人：×××”，签发人后标全角冒号。23/51位置：“平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字”。“如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其它签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关次序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处于同一行并使红反线与之相距4mm”（《格式》）。字号字体：“签发人用3号仿宋体字”，“用3号楷体字标识签发人姓名”（《格式》）。这么要求是使签发人(会签人)姓名突出、醒目。24/517、红色线红色线作用在于把眉首部分和主体部分分隔开。公文文头和主文部分用一条较粗红色横线间隔线分开。党内文件间隔线正中印一颗红色五角星，行政机关公文不印五角星。以上1---7是眉首部分25/518、公文标题

含义：标题是公文题目。

规则：“公文标题应该准确简明地概括公文主要内容并标明公文种类，普通应该标明发文机关”（《方法》）。有发文机关标识非主要公文，可省略发文机关。公文主要内容普通由“关于……”组成。公文种类前，可依据需要加“若干”、“补充”、“紧急”、“实施”、“暂行”等词语；公文种类后，可依据需要括注“试行”等词语。“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号”（《方法》）。

位置：位置居中，在版头横线下方、正文上方。

“可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”（《格式》）。

字号字体：“用2号小标宋体字”（《格式》）。26/51公文标题形式有两种：一是发文机关、事由、文种三要素齐全地完全式标题。如《国务院关于在全国建立城市居民最低生活保障制度通知》。二是省略式，省略发文机关如《关于加强行政事业单位国有资产管理请示》；省略事由如《中华人民共和国令》；省略发文机关、事由，如《通告》。省略部分应由文种而定，不是无条件、随意。27/51若由两个以上机关联合发文，发文机关中列出联合发文全部机关名称，如《中共中央、国务院关于阻止乱砍滥伐森林紧急指示》，也可在标题中用“联合”字样，如《中共广东省委宣传部、广东省教育委员会关于加强学校思想政治工作联合通知》28/519、主送机关

含义：主送机关是“公文主要受理机关”（《方法》）。规则：“应该使用全称或者规范化简称、统称”（《方法》）。同类主送机关名称之间标全角顿号，不一样类主送机关名称之间标全角逗号，最终一个主送机关名称后标全角冒号。普发性公文、法规性公文、会议经过公文等，不标主送机关。如主送机关不止一个时，应按性质、级别或通例依次排列，中间用顿号（类间用逗号）断开。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”普发性下行文，主送机关较多，普通使用泛称，如“校直属单位”；上行文主送机关普通是一个。请示、批复、意见、函主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。位置：“标题下左侧顶格”，“回行时仍顶格”。

29/5110、公文正文含义：正文是记述公文内容部分。规则：普通由原由、事项和结尾三部分组成。“每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”（《格式》）。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。普通每面排22行，每行28个字。位置：“主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。”（《格式》）。字号字体：“用3号仿宋体字”（《格式》）。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。30/5111、附件

含义：附件是附在正文后面公文。正文中有一些内容，如图表、名单、要求等，如穿插在正文中，往往隔断前后意思联络而造成阅读上不便。这时需要将其从正文中抽出而作为公文附件单独表述。附件是正文内容组成部分，与正文一样含有同等效力。附件，有对正文起补充作用，有对正文起佐证作用，有表面看起来像附件而实际上是正文（如公布令、转发批转印发通知）。位置：在正文之后下空1行左空2字标出。31/51规则：“附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‘附件’，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致，附件序号和名称若前后标识不一致，在法律意义上讲，则能够不认可该附件是正文附件，附件便失去了其本应有与正文同等效力。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）”（《格式》）。字号字体：用3号仿宋体字。32/5112、发文机关是公文作者或发出单位。发文机关要写全程或规范化简称。联合行文，主办机关在前。13、成文日期含义：成文日期是公文生效日期。公文假如没有成文日期，在某种意义上说就是一纸空文。规则：“成文日期以责任人签发日期为准，联合行文以最终签发机关责任人签发日期为准。电报以发出日期为准”（《方法》）。“用汉字将年、月、日标全，‘零’写为‘○’”（《格式》）。位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置。会议经过文件则标在公文标题下。33/5114、印章（公文生效标识）

含义：印章是公文生效标志。规则：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出以外，应该加盖印章。联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发公文，发文机关都应该加盖印章”（《方法》）。“印章用红色”。单一发文，“当印章下弧无文字时，采取下套方式”，即仅以下弧压在成文日期上（之所以这么要求，一是显示印章庄重性，尤其是完整地显示国徽；二是增加成文日期清楚度，预防因图案或文字尤其是国徽压在成文日期上而使其难以识别）；“当印章下弧有文字时，采取中套方式”，即印章中心线压在成文日期上。34/51联合行文，两个机关，“主办机关印章在前”，两个印章均压成文日期，“两印章间互不相交或相切，相距不超出3mm”；三个以上机关，为预防出现空白印章（假如公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了全部收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机），应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，并使印章加盖或套印其上，“主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超出版心；最终一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切”。“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距办法加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’方法处理”。这么要求是为了预防在空白页私加文字。（《格式》）位置：“加盖印章应上距正文2mm～4mm”（《格式》）或上距正文1行之内。这么要求是为了预防变造公文，因为假如空白过大，就轻易被人私自加入其它内容。35/5115、附注含义：附注是公文中“需要说明其它事项”（《方法》）。规则：对公文中名词术语解释，普通采取句内括注或句外括注方法处理，不列入附注。“‘请示’应该在附注处注明联络人姓名和电话”（《方法》）。位置：“居左空2字加圆括号”标识在成文日期下1行（《格式》）。字号字体：“用3号仿宋体字”（《格式》）。以上8---15是主体部分36/5116、主题词

含义：主题词是揭示公文主题词语。标注主题词目标是便于对公文进行当代化管理（如计算机检索等）。规则：“公文应该标注主题词”（《方法》）。

上行文：必须在上级机关编制《公文主题词表》中选取主题词。写成“主题词：×××

×××

×××”。“主题词”三字“后标全角冒号”，“词目之间空1字”（《格式》），不加标点符号。“一份文件标引，除类别词外最多不超出5个主题词”。“标引次序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反应文件内容词，最终标反应文件形式词”。37/51如《国务院关于加强水土保持工作通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最终标上“通知”。“一份文件如有两方面以上内容，先集中对首先内容进行标引，再对第二方面内容进行标引”。如《国务院关于在若干城市试行国有企业吞并破产和职员再就业相关问题通知》，先标反应第一个主题内容类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反应第二个主题内容类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最终标“通知”。38/51“依据需要，可将不一样类主题词进行组配标引”。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。“当词表中找不出准确反应文件主题内容类属词时，能够在类别词中选择适当词标引。同时将能够准确反应文件内容词标在类属词后面，并在该词后面‘△’方便区分”（《国务院公文主题词表使用说明》）。命令（令）、会议纪要和议案，不标注主题词。主题词之下印一条黑色反线。位置：“居左顶格”（《格式》）。字号字体：“主题词”三字“用3号黑体字”，“词目用3号小标宋体字”（《格式》）39/5117、抄送机关

含义：抄送机关是“除主送机关外需要执行或知晓公文其它机关”（《方法》）。规则：“应该使用全称或者规范化简称、统称”（《方法》）。普通按党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位次序排列。写成“抄送：×××、×××、×××。”“抄送”二字“后标全角冒号”，“回行时与冒号后抄送机关对齐”（《格式》），同类抄送机关名称之间标全角顿号，不一样类抄送机关名称之间标全角逗号，最终一个抄送机关后标全角句号（这么要求是为了预防在抄送机关之后私自加入其它抄送机关）。抄送机关之下印一条黑色反线。位置：“主题词下1行，左空1字”（《格式》）。字号字体：“用3号仿宋体字”（《格式》）。40/5118、印发机关和印发日期含义：印发机关是发文机关办公部门或秘书部门；印发日期是公文交付印刷日期。规则：印发日期“以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识”（《格式》）。印发机关写成“×××办公厅”、“×××办公室”、“×××局秘书科”等，也可标识发文机关。印发日期写成“×年×月×日印发”、“×年×月×日翻印”等。翻印公文时，应该注明翻印机关、日期、份数和印发范围。印发机关和印发日期之下印一条黑色反线。位置：“位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置”。“印发机关左空1字”，印发日期“右空1字”（《格式》）。字号字体：“用3号仿宋体字”（《格式》）。以上17—18是版记部分41/5142/51技能训练一份完整公文格式包含那些内容？请设计一份完整公文格式。43/51三、公文正文基本内容模块及结构模式关于表彰**同学和华师大附中等单位决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：①**同学在第**届国际数学奥林匹克竞赛中取得金牌，为广东省争了光。②为表彰***及华师大附中等单位突出成绩，为促进本省数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取精神，③省人民政府决定：一、给予***同学颁发奖状和奖金一万元；二、给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；三、给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。④希望***同学和受表彰单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。广东省人民政府二○○○年八月十五日44/511、依据：指公文制作原由、现实依据或法律依据，以及相关事件情况交代等公文制作出发点。如例中①表示了制作公文依据、必要性、适时性和针对性。2、目标：常以“为、为了”等介词提醒语句表示。目标句作用主要是开宗明义，提醒发文目标、意义或动机，以提起、集中受文者注意力。3、文种承启语：为承上启下、启示事项过渡句子。包含着对所发公文属于何种文种提醒。4、事项：是公文重点，是公文制作者围绕或依据主旨而展开内容、叙述情况、分析问题、提出做法、办法或执行方案等一类内容。事项集中表示了行政机关对某项工作详细政务行为和态度办法。例文中，事项表现为受表彰对象、奖状和奖金。5、要求：是文末针对或围绕事项而提出（或补充）希望、号召、倾向、强调问题以及面向全局指示等。依据――目标――文种承启语――事项――要求45/51四、公文写作语言要求应用文书语言含有准确、庄重、平实、简明、得体特点。公文用语方式：（一）公文中惯用一些文言词语，比如：“鉴于当前出版物在包括数字（如时间、长度、重量、面积、容积和其它量值）时，使用汉字和阿拉伯数字没有统一体制，情况比较混乱，依据相关方面提议，我们会同部分新闻出版单位，经过屡次讨论、修订，制订了《关于出版物上数字使用方法试行要求》，现予公布，要求新闻出版相关单位试行。”（二）多用一些单音节词，比如：“人民解放军所到之处，深望各界人民给予帮助。兹特宣告约法八章，愿与我全体人民共同恪守之。”（三）公文中大量使用专用词语（见76页）（四）大量使用介词短语，如：46/51“为了更加好地落实执行国务院国发〔〕