采购合同存档流程

2008-0206/XLHJT/采购部[第一版]第3页共3页采购合同存档流程概述家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。为了明确签收合同所需要的原附件与签收过程，现制定该流程。关键字采购合同签收归档适用范围适用于家居乐超市各门店流程主体合同签订采购合同签订完成经总裁审批；盖完合同专用章交超市商务部。采购合同签收家居乐的合同一式三份，合同附件一式两份；商务部/供应商/采购部各留存一份；采购合同审批时由各采购员负责递交至商务部，合同审批完成后，由商务部交接给采购支持专员，商务部登记，采购支持专员签名。供应商留存的合同由采购支持专员交接给采购，采购部留存的由采购支持部负责留存归档。签收合同所需文本及附件采购支持部与商务部交接合同时，留存的采购合同除文本外必须同时具备以下二个附件的原件及复印件：家装战略协议、促销员管理协议。采购部人员与商务部交接合同时，除了合同文本和以上附件外，还需附上《采购合同附件》。采购支持部需确认以上二份附件是否齐全，如附件不全请根据商务留存原件进行复印；同时，为了便于采购合同日后归档和查阅，请商务部在采购合同审核时关注：正式文本中是否已填写：1）正确的部门，2）正确的地区，3）品牌和大类，4）交货时限。采购合同如是续签合同，则合同中必须填写供应商编码；若是新签订的合同，则供应商编码由采购支持部填写。合同电子备档采购支持部合同签收完成后，按照《2008年采购部合同签订明细表》进行登记。新建供应商的发放采购支持文员在供应商新建完成后将《供应商新建申请表》，发采购同时抄送商务部指定人员。同时，供应商新建完成后填写《发信息部开通B2B权限表》，由采购支持文员发信息部指定人员，开通B2B权限。合同借用登记采购与供应商新签订的合同，采购支持部需留存一份；集团有关人员（如：采购），需借用合同的，采购支持文员需要填写《合同借用登记表》登记借用详细，借用人签名确认，并按时归还。关键控制点5.1合同签订完需总裁审批加盖合同专用章。5.2采购支持部留存的采购合同除文本外必须同时具备以下二个附件的原件及复印件：家装战略协议、促销员管理协议。应参加培训人员6.1采购部、采购支持部、商务部成员应参加此流程的培训。附件7.12008年采购部合同签订明细表7.2发信息部开通B2B权限表7.3合同借用登记表7.12008年采购部合同签订明细表2008年采购部合同签订明细表部门：采购支持部序号供应商编号供应商名称品牌供应商属性部门门店合同类别合同有效期交货时限（天）交接人签收日期备注填写说明：供应商编号：新建供应商时由系统生成。合同类别：分为新增、续签、补充三种类型。合同有效期：合同签订生效日期与截止日期。7.2发信息部开通B2B权限表供应商名称供应商帐号供应商密码新增日期填写说明：供应商帐号：新建供应商时由系统生成的供应商编号。供应商密码：新建供应商后由信息部开通B2B权限的供应商密码。7.3合同借用登记表合同借用登记表序号供应商编号部门合同（份数）促销员管理协议（份数）战略合作协议（份数）归属门店借用日期预计归还日期实际归还日期借用人备注培训试题：1）已签订的采购合同，采购支持部是否要对合同进行电子备档（）。■A是□B否2）为了便于采购合同日后归档和查阅，在商务部审核采购合同时需要关注正式文本中是否已填写（）。■A正确的部门■B正确的地区■C品牌和大类■D交货时限3）签订的采购合同，采购支持部除留存文本外还必须具备（）附件的原件及复印件。□A合同补充协议■B家装战略协议■D促销员管理协议4）集团有关人员（如：采购），需借用采购合同的，可以向（）借阅。□A财务部■B商务部□C采购部■D采购支持部5）新建的供应商，由（）填写《发信息部开通B2B权限表》，开通B2B权限。□A采购专员■B采购支持文员□C商务专员板材订货合同甲方：（需方）地址：电话：乙方：（供方）地址：电话：第一条：甲方向乙方订货总值为人民币元，其产品名称、规格、质量、单价、总价，等如表所列商品名称规格计量单位数量单价金额合计第二条：验收标准，及提出异议期限：按照确认样品验收，提出异议期限为货物自收到后七天内第三条；结算方式及期限，甲方须向乙方付5000人民币作为定金，剩余货款自付定金之日起第七日付清第四条：交货规定1、交货方式：2交货地点；3交货日期：4交运输费第五条经济责任（一）乙方责任1产品规格品种质量不符合本合同规定时，甲方同意利用者，按质论价。不能利用的乙方负责保修，包退，包换，由于上述原因致延误交货时间，每逾期一日，乙方应按照逾期交货部分货款总值的1%向甲方偿付，逾期交货的违约金。2产品交货时间不符合同规定时，每延期一天，乙方应偿付甲方延期交货部分货款总值1%的罚金。（二）甲方的责任1甲方中途退货应事先与乙方协商，乙方同意退货的应有甲方偿付乙方退货部分，货款总值5%的罚金。乙方不同意退货的甲方需按合同规定收货，2属甲方自提的货物，如甲方未按规定时期提货，每逾期一天，应偿付乙方延期提货部分货款总额1%的罚金。3甲方未按规定日期付款，每延期一天。应按延期付款总额1%付给乙方延期罚金。4乙方送货或代运的产品，如甲方拒绝接货，甲方应承担造成的损失和运费费用及罚金。5甲乙任何一方如要求全部或部分注销合同，必须提出充分理由，经双方协商，并报请上级主管部门备案，提出注销合同一方，须向对方偿付注销合同部分总额1%的补偿金。6本合同所定的一切条款，甲乙任何一方不得擅自变更修改，如一方单独变更修改本合同，对方有权拒绝生产或收货，并要求单独变更修改合同一方，赔偿一切损失。7甲乙任何一方因确因不可抗拒的原因，不能履行本合同时。应及时向对方通知，不能履行或需延期履行、部分履行合同的理由，在取得对方主管机关证明后，本合同可以不履行或延期履行，并免于承担违约责任。8本合同如在执行中发生纠纷或争议，甲乙双方应协商解决。协商解决不了时，按以下第（）项处理：（1）申请仲裁机构仲裁。2向人民法院起诉。9本合同自双方签字之日起生效，到乙方将全部订货送齐，经甲方验收无误，签收后，合同作废。10本合同在执行期间，如有未尽事宜。得由甲乙双方协商，另订附则附于本合同之内，所有负责在法律上均与本合同有同等效力。11本合同共一式三份，由甲乙双方各执一份。12本合同有效期自年月日起至年月日订立和同人：甲方（需方）身份证号：