综合办公室行政管理工作流程手册(打印版)

综合办公室行政管理工作流程手册(附工作流程图)综合办公室行政管理的主要工作内容：执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行后勤管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。具体工作流程一、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。部门申请主管审批请购计划单查看库存检查验收出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购定期询价议价部门申请主管审批请购计划单查看库存检查验收出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购定期询价议价二、执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物三、执行各部门基础设备、设施维修管理综合办公室所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。维修申请记录备案安排维修维修结束检查验收维修申请记录备案安排维修维修结束检查验收四、执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用.传阅控制文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用.传阅控制六、文件资料收发、传真管理各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门；文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往来文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往来七、执行各种费用的支付、控制按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理八、执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整档案关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整档案九、执行处理突发事件公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。减少不利影响处理结果汇报突发事件出现妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集减少不利影响处理结果汇报突发事件出现妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集十、后勤服务保障综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意反馈安抚员工拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意反馈安抚员工安全工作是企业的一项重要工作，综合办公室是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。熟悉安全制度提高防范意识规划教育培训明确安全目标组织实施检查确保整体安全熟悉安全制度提高防范意识规划教育培训明确安全目标组织实施检查确保整体安全十一、日常事务处理综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。。当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果保证正常工作提高服务意识当日计划工作临时事务处理择其轻重处理注重时效结果保证正常工作提高服务意识十二、执行上级交办事务优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果确实了解、记录工作要求接受上级交办任务及时完成保质保量汇报结果确实了解、记录工作要求电脑系统维护工作流程网络管理员要保证公司网络、各个工作站点能正常工作，保证公司电脑系统的稳定高效，信息通道的畅通，日常工作流程如下：一、 公司电脑设备申请流程1、设备的申请：包括电脑整机、电脑配件、网络和通讯设备、IC卡建立主要应用设备标准主要供应商价格信息档案建立主要应用设备标准主要供应商价格信息档案电脑用品采购领用申请单项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议栏：添写型号、数量、单价、总价；最后备注中简单写明原因；各部门主管提出申请设备需要设备型号采购申请审批了解当地的相关设备的价格、型号电脑用品采购领用申请单项目栏：正确添写什么部门使用什么设备；计算机部门建议栏：添写型号、数量、单价、总价；最后备注中简单写明原因；各部门主管提出申请设备需要设备型号采购申请审批了解当地的相关设备的价格、型号到财务领用“资金审批单”正确填写购买名称及用途、金额财务签字认可到财务领用“资金审批单”正确填写购买名称及用途、金额财务签字认可联系供货商送货上门确认型号无误填写“报销单”贴上发票的报销单，供货商签字到财务报帐，付上电脑设备采购单、固定资产申报更新、核对设备档案联系供货商送货上门确认型号无误填写“报销单”贴上发票的报销单，供货商签字到财务报帐，付上电脑设备采购单、固定资产申报更新、核对设备档案设备到位安装调试，投入使用设备到位安装调试，投入使用2、日常故障处理：各部门有电脑故障处理申请及时到现场观察处理是公司内部问题处理完后做记录是网络或其他问题及时协调处理，记录事故原因处理完后，报告主管。各部门有电脑故障处理申请及时到现场观察处理是公司内部问题处理完后做记录是网络或其他问题及时协调处理，记录事故原因处理完后，报告主管。3、日常故障解决解决问题指导操作人员留意