会议室使用规范及管理制度

第第页会议室使用规范及管理制度会议室使用规范及管理制度为规范会议室的使用及管理，为各种会议供给充分的后勤保障和接待服务，特订立本制度。一、使用程序1、使用会议室前，需向办公室预约登记，并说明使用时间等情况，由办公室统筹并公示会议布置。2、使用会议室前，由使用部门提前布置会议室，必需时办公室可供给帮助。3、使用会议室期间，使用部门要在会议室门前自发将告示牌调整为“会议中”，室内物品设施使用方法见背页“会议室使用须知”。如需其他帮忙可致电88888888.4、会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，并将告示牌调整为“空闲”。二、管理制度1、办公室负责定期检查会议室，并督促清洁人员每天上、下午上班前对会议室进行清理。2、使用部门和与会人员要爱惜室内公物，保持室内清洁，不得任意将会议室用品带走或挪作他用，损害公物照价赔偿。3、会议室使用后，使用部门需关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。会议室物品摆放标准见背页。三、本制度自20**年12月起施行。篇2:公司会议室管理制度公司会议室管理制度为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工制造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。第一章管理部门及管理职责第一条公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。第二条公司行政部职责：(一)负责公司例会的通知;(二)会议室的布置与协调;(三)负责公司例会会前物资的准备;(四)负责公司例会的会议记录;(五)保证室内乾净卫生、设施完好。第三条在例会结束后，适时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。第二章会议室使用规定第四条为了避开会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一布置。第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要适时通知公司行政部并在会后完善登记。第六条如遇公司紧急及紧要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本侧重要、紧急优先的原则协商解决。第七条各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参与人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。第八条除公司会议特殊要求供给糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予供给;部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可帮助准备，但费用由各部门自行协调。第九条会议室使用期间，请珍惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的乾净，不准许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要更改会议室设备、家具的位置，爱惜会场设施(包含：扩音器、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)，使用完毕后，务必将全部移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交接，如会议涉及使用视频会议系统，行政部需增添设备管理员共同参加检查交接。第十条使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。第三章公司视频会议系统设备管理第十一条视频会议系统重要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备(投影仪、电视机、显示器)、音箱设备等构成。第十二条视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。第十三条现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部，由总部行政部布置专人打开总部服务器终端方可使用。第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件，系统管理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。第十五条视频会议系统各项参数已设定好，与会人员在使用时，不得任意更改。第十六条视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护，非工作人员请不要任意使用有关设备，与会人员在使用过程中发觉设备问题，可即时与行政部主管经理和系统管理员联系，进行设备调整，对于专业维护和修理则由行政部反馈至供应商，做出故障排出及修复。第十七条公司各部门如要使用公司视频会议系统，需提前1天通知公司行政部，会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1小时到公司主会场做会议准备，随时与分会场与会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用。第十八条会议结束后，需将视频会议系统各设备切断电源，以免造成不必需的挥霍和损失。第十九条因视频会议使用的特别性，仍需在使用过程中依据使用情况进一步调试，因此各部门在使用过程中如有建议或看法，请适时告知总部行政部，总部行政部将适时向供应商反馈并调整。第四章附则第二十条本规定自公布之日起执行。第二十一条未尽事宜由公司行政部解释。会议室使用登记表年月日注：1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。2、非工作人员请不要任意使用有关设备。3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要更改会议室设备、家具的位置，爱惜会场设施(包含：扩音器、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)。4、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。篇3:公司会议室管理制度1范围本标准规定了公司办公楼三楼、四楼、五楼、六楼及(车库二楼)等会议室的管理职责、会议内容、会议主持人、会议时间、会议地点及参与人员。本标准适用于吉林新力热电有限公司会议室的管理。2管理职责2.1综合管理部职责2.1.1负责例会的通知、会议室的布置及保证室内乾净卫生、设施完好。2.1.2负责帮助主管领导，做好各部门之间在落实例会上所决议问题方面的协调工作。2.1.3负责经理办公会议及经理办公扩大会议的议程布置、会议记录(含会议纪要的起草印发)，对会议决议的事宜进行督查督办，并做好督查督办情况的反馈工作。3管理内容与要求3.1会议类别：公司会议依据会议性质不同分为经理办公会、经理办公扩大会、工作计划会、生产调度会、安全工作会议、经济活动分析会、员工大会。3.2经理办公会议3.2.1会议内容：公司内部管理中重点事项的讨论与处理。3.2.2会议主持人：公司总经理3.2.3会议时间：因需而定3.2.4会议地点：办公楼五楼会议室3.2.5参与人员：党委书记、副总经理、党委副书记及工程总指挥3.2.6会议组织和记录：综合管理部部长3.3经理办公扩大会议3.3.1会议内容：公司日常工作、行政事务、重点活动布置。3.3.2会议主持人：总经理或总经理委托的公司其他领导3.3.3会议时间：因需而定3.6.2.5参与人员：总经理、党委书记、党委副书记、生产策划部部长、运行部部长及助理、燃料部部长、维护和修理部部长、物资部部长及助理、综合管理部部长、守卫主管、生产策划部安监主管、生产策划部安培专工、运行部安培专工、燃料部安培专工、维护和修理部安培专工。3.6.2.6会议组织和记录：生产策划部安监主管3.7员工大会3.7.1会议内容：涉及全体员工切身利益的有关事宜，如工资、住房、保险等;涉及公司生产与进展需向全体员工说明形势或进行动员时。3.7.2会议主持人：总经理或总经理委托的公司其他领导3.7.3会议时间：因需而定3.7.4会议地点：3.7.5参与人员：公司全体员工3.7.6会议组织和记录：综合管理部文字秘书4会议要求4.1与会人员必需定