采购订单编制确认及异常处理全套

采购订单编制确认及异常处理1采购订单编制与确认采购计划确定后，采购人员应根据企业实际的生产、经营需要及采购计划要求，编制采购订单，明确采购订单的内容，为企业采购工作提供资料支持。（1）采购订单编制①采购订单编制内容采购订单一般会有定期采购订单和临时采购订单，其内容说明如表5-3所示。表5-3采购订单的内容类型具体内容定期采购订单的内容◆采购产品的名称、品种、型号、规格◆订货总数量、分期交货数和订单号◆包装运输、到货地点、随货文件和验收方法◆订单生效的条件和到仓争端的处理等临时采购订单的内容◆采购产品的名称、品种、型号和规格◆采购数量和要求、到仓时间等②采购订单编制步骤a．采购人员根据企业采购计划、当月生产计划、上报的采购申请等，编制采购订单草案。若是临时采购，那么订单制定的基本依据则为仓库库存报表。b．采购订单草案制定完成，采购人员仔细检查无误后上报主管人员审核、批准。c．采购主管人员接收采购订单草案后，根据采购订单内容，查阅是否有供应商合同，如果有，则安排采购人员编制正式的采购订单，实施采购；如果没有，则安排采购人员进行市场询价谈判，并在规定的时间内完成谈判事宜，编制正式采购订单发送相应供应商。（2）采购订单确认采购订单编制完成后，采购人员应根据企业采购量和供应商等级，优先向最优的供应商下达订单，并向供应商确认采购订单。具体可按以下步骤实施。①发出采购订单正式的采购订单按照企业的相关规定编号后，由采购人员以适当的形式，如纸质文件邮寄、电子邮箱、电子文件等将采购订单发送至供应商，实施采购工作。②确认采购订单采购人员应通过电话、邮件、回执函等形式及时向供应商确认其是否收到采购订单。因为如果对方没有表示接受，则发出的采购订单并不能构成一项合同，采购事项无效。只有当采购订单被确认接受之后，采购方才能确信供应商可以按期交付。③编制采购记录采购订单确认接受后，采购人员应就同期所采购的物资、物料编制采购记录，填写采购记录表，以便供应商交货时对照采购记录进行接货检验。2采购订单跟踪与异常处理采购人员在下达采购订单后应及时确认供应商的接单情况，对于供应商拒单的情况应选择其他供应商下单，或与供应商就采购价格相应条款内容进行协商，供需双方达成一致后，采购业务进入订单管理环节。（1）订单跟踪管理采购人员在采购订单下达并确认供应商接单后，进入订单跟踪环节，该环节主要分为执行过程跟踪和订单执行后监管两个阶段。①订单执行过程跟踪订单执行过程的跟踪内容主要是跟踪供应商的备货情况，确保采购物资的能够按时交清，订单执行过程的跟踪内容具体如下所示。a．严密跟踪供应商备货的详细过程，保证订单能够正常执行。b．在订单执行过程中，采购人员应紧密配合企业的生产需求，进行订单变更或追加。c．跟踪企业实际物资库存水平，通过控制交货时间保证物资库存在合理范围内。d．监督订单物资运输及中间运输环节的交付情况，确保企业实时掌握物资的在途情况。②订单执行后监管a．结算情况跟踪采购人员应按照订单交付情况，即按照规定的支付条款对供应商进行付款，并配合财务办理结算事宜。b．物资质量跟踪采购人员应要求请购部门及质检部门对采购物资进行相应标识，并对物资流向进行跟踪和记录，如在使用过程中出现质量问题，采购部应及时根据可追溯性标识查找物资来源，并及时联系供应商进行处理。（2）订单异常处理①确认异常状态采购订单管理人员在发现订单异常情况后，应在及时进行异常记录并确认订单异常状态后，将订单异常情况上报采购经理。订单异常状态如表5-4所示。表5-4订单异常原因异常状态具体内容交期异常指物资交期延后或交货数量变更，无法满足生产需要品质异常指供应商在生产中发现的品质异常以及验收人员发现的品质异常下单异常是指由于采购专员的主观因素导致的订单下单异常突发异常指发生不可抗拒的外力因素（如地震、火灾等）或市场原材料严重紧缺等突发情况②订单异常情况处理a．交期异常处理措施采购人员应积极采取采购跟催方法进行物资催交，或可根据具体情况变更采购订单、寻找替代供应商及物资替代品等。b．品质异常处理措施采购部及请购部门应根据物资需求时间、换货周期以及再次采购订单周期等情况，判断是否进行特采。如因品质问题造成企业无法正常生产的，采购部应组织相关部门评估损失费用，并向供应商进行相应金额的索赔。c．下单异常处理措施采购部下错订单造成订单异常，采购员应及时与供应商进行协商是否撤单或进行信息更正。如供应商不同意变更及撤销订单，则由采购部着手看能否进行企业内部消化。如上述方法均不可行则由责任部门承担，并按照企业相关制度对其进行惩罚。d．突发异常处理措施出现突发