总经理秘书岗位说明书

byDENISE总经理秘书工作分析总经理秘书的工作分析,不仅是我们认识到这一职位的目的等，更是我们对这一职位有一更深刻的了解.在未来我们面临就业时的一种选择，在课程设计中，我们初步了解到总经理秘书的工作内容、职责等。例如1、日常勤务工作:

(1）合理安排、提醒总经理的日常工作时间和程序，如会议、工作约会、宴请、外出等；

（2）负责总经理的日常电话转接与信息记录、来客接待等工作，尽可能地减少外界对总经理工作的打扰;

（3）负责总经理的各类文件和报告的登记、预处理、呈报及批复后传送、催办、承办结果反馈工作；登记、呈报总经理信函，在授权下办理一般信函的回复；

（4）负责总经理例会以及公司年度工作会议的会前准备、会务组织接待、会议记录以及会后服务工作,以及协助总经理确定会议安排和有关人员的预约;

(5）进行档案资料的整理、立卷与定期归档，以及日常文案的写作、文字校对以及本部门文件的打印、收发以及管理；

（6）协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；2．辅助性管理工作：

（1）协助总经理起草企业综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；

（2)协助总经理做好行政管理工作，及时承办各部门递交领导批阅的请示，报告等，并按批示的意见及时处理;

（3）协助总经理检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息；

3。办公室物资管理：

(1）负责总经理的物品的登记、保管和安全，电子邮箱的收发管理工作，及时汇报，严格保密;

（2）负责管理总经理室的环境卫生和物品安全；

(3)负责总经理用车的管理，确保安全正常运作.这都是我们在未来择业中的必须了解到的，同时也是我们的优势。

秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在.风险与回报:秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。据权威部门统计,80％以上的秘书月薪在3000元以下,月薪在5000-8000元之间的秘书有4。31％；月薪在8000以上的秘书只有2。02％。职业趋势：发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级:初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。转型机会:根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作,如果外语水平高,还可从事涉外文秘的工作.个人总结为：1、必须有更多的付出精神,不能太计较工作时间和个人报酬；2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记；3、要学会摆弄文件，学会挡案管理,重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在2分钟之内找到，近期(半月内）过手的文件要迅速知道其去处；4、学会记住认人,凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时,能立即知道这人姓什么，做什么的；5、应酬活动，场合允许要站在老板身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；6、学会记录，只要在场能记录的一般你就别拉下，说不定什么时候有用;7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记录一定要全面，尤其是重要发言和会议决议；8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令一定要在下达之前说明；9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需;10、对其它同事不可有骄娇之气；11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢”；12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以；13、手机永远是振动，网上QQ也不要有唧唧的叫声；14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场；15、上司的失误要适时地提示,温和地提醒;16、常规性的琐碎事务,妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心;17、对内外任何场合不议论公司、同事是非；18、不是上司问及，不议论同事的不好；19、少喝酒，不能醉；20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题；21、穿衣服有工装最好,不要为了取悦自己穿太性感的衣服；22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人;23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本,好记性不如烂笔头；24、上司的任何安排或者指示，一定要在上司说完后,记录好，没听清楚一定要问或者请上司重复一次。25、事很多,别着急,抓紧办,慢慢来。经过各方面的调查和访谈，将总经理秘书的职位说明书列出，其中不仅包括了总经理秘书的要求,更介绍了总经理秘书的工作职责和工作内容等等。本公司是私营股份制企业,现有职工500人,公司具有较完善的设计、开发、检测和制作产品的能力，并且率先通过ISO9001∶2000国际质量管理体系认证。现有模具制造、注塑加工、吸塑加工、聚氨脂、发泡等几个车间,是一个综合性、多元化私营企业。注塑车间备有100克-2500克各种型号注塑机40余台，主要生产的产品为电动自行车十种款式的全套注塑件，公司还长期为欧美客户OEM各种高品质的注塑制品。

模具车间购置了台湾产模具加工中心、数控铣床、电火花、线切割等设备，在广州聘请了经验丰富的高级技师使模具制造实现了标准化、规范化，在同行业达到了领先水平。我公司不仅技术新，品种新,而且理念文化新。公司积极倡导并努力实践现代化企业经营理念,以人为本,努力进取建成一个技术进步，管理科学，事业繁荣，人才一流的现代化企业。以一流的产品，真诚的服务，与朋友携手并肩向国际市场的深度和广度奋进.特招聘一名总经理秘书,要求如下：1、具有高等院校大专以上文化程度。2、熟悉各部门的作业程序，掌握行政管理规范。3、熟悉掌握英语听、说、写技能;具有较强的文字处理能力，能熟练操作各种办公室自动化设备，精通英语,了解日语。4、与各部门管理人员有良好的合作关系，能严守机密。职位说明书职位名称:（一）职位基本信息职位名称总经理秘书岗编号所属部门行政文秘直属上级行政管理部经理直接下属0编制时间2012。4.17(二)职位设置的目的协助公司领导管理信息文件及日程按排,为公司领导的日常办公提供支持（三）工作职责及衡量标准序号工作职责衡量标准1秘书相关事务按时将领导的周工作表报送各部门经理、行政部内勤，以便于各部门合理安排工作。报送的及时性2督办工作按时完成领导要求的各项督办工作，保证工作按计划进行.所督办的工作按计划进行3公文流转按分转顺序及时将需批示和传阅的公文交公司领导批阅,保证公文的正常流转.工作完成的质量4文件审批流程管理负责各部门申请批示的文件的上报和下发工作，保证审批程序的畅通。审批程序的畅通5发文管理管理公司发文流程，保证发文流程的畅通。发文流程的畅通性6完成领导交办的外联、公关等事宜，协助领导完成日程中安排的各项工作。领导满意程度7政府信息管理定期登录政府信息网，下载与公司业务相关的重要信息,并对信息进行编辑整理，报送各相关领导阅示；根据公司要求发布有关信息,为业务发展提供支持.及时、准确8档案管理定期对领导的文档进行归类整理,以供相关人员随时查阅。文档保存的完整性9财务结算协调负责公司与办公室租用单位的帐务结算管理工作.工作协调的效率（四）工作内容1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；

2、参加由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议以及其它会议,做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；

3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理；

4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；

5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作;

6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作;

7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；

8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；

9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）；

10、完成总经理临时交给的其它工作.

总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质：

1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面,同时具有较强的学习新知识的能力；

2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；

3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；

4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；

5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳,具有团队精神，忠实于自己所服务的组织,与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。

做好总经理秘书以及提高效率的五种方法:1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说,如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

2、在同一时间段内做类似的工作.如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起,然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量.

3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。

4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面,如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来,放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作,他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强,第二天总是会有些突发事情需要处理,因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做,但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件,那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作,立即去复印。

5、平衡精力，分清工作主次.一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做,但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。常见的错误有：

1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不及时呈送或报告给总经理,影响了酒店对内、外的沟通,甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密,为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员,使组织蒙受一定的不必要的损失。

3、在总经理的日常工作安排中,事前不征得总经理的同意，代替总经理作出某些工作约会的决定等,这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己的协助而不是代替总经理工作.

作为酒店总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业