费用报销流程的规定

PAGEPAGE4费用报销流程的规定一、目的为了规范公司的财务报销流程，根据国家有关财务政策、法规，结合公司《费用报销管理办法》和《财务管理办法》的相关规定，本着加强资金管理，提高资金的使用效率，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。二、职责、规定各项费用按统一程序、统一标准、统一审批进行管理。费用的报销审核分为真实性审核和准确性审核，单位负责人（副总）为本单位费用支出审核的第一责任人，对其费用报销的真实性负责，财务部门为费用报销标准审核的第一责任人，对其费用报销的准确性负责。（1）经公司领导、财务部门审批或审核发现费用报销有弄虚作假的，除不报销该项费用外，按虚报金额的100%处罚部门负责人，按虚报金额的100%处罚费用报销人。弄虚作假是指实际发生费用少于审批额度却以审批额度报销的、费用不是本部门发生却以本部门名义报销的、报销票据为虚假或失效票据的、未发生费用开支却填报费用报销单据的等。（2）经集团财务部内部审计发现开支标准审核不严，对超过规定标准部分，40%处罚财务部审核负责人、60%处罚财务部审核会计；审计发现在费用报销中有弄虚作假的，对多报、重报的金额按虚报金额的100%处罚单位负责人，按虚报金额的100%处罚费用报销人。三、报销依据报销票据应是合法有效的原始凭证。票据粘贴必须用公司统一印制的报销单，分门别类，一事一填，注明事由，填制事项应准确、真实、完整，所有费用要求在发生后一周内报销。若单据粘贴不合规，或审核程序不完整，或超过报销限时一周以上，且不能提供正当理由，财务部门拒绝报销。（一）不符合规定的发票是指：1、开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制；2、填写项目不齐全；3、内容不完整；4、字迹不清楚；5、没有加盖财务印章或发票专用章；6、伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票。（二）发票基本要素完整性规定：发票上开票日期、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额，开票人等项目均要按规定要求完整填写；项目不完整一般要开票单位补填；增值税专用发票还应具备纳税人、税务登记号、适用税率、应纳增值税额等内容。经办人索取发票时应认真审核以下内容1名称：XXXXXXX（不得简写）2日期：年、月、日必须清晰。3项目：内容要单列写清楚（不能笼统的写某类商品：如办公用品、机械配件等），单价、数量要据实写明。多种物品时应分别写明单价、数量或另附清单。4金额：大、小金额要准确相符，不能作任何涂改或盖章处理。5发票必须有开具发票单位的印鉴（公章、财务章）及开票人的签章。6发票不许有涂改痕迹，否则视为无效发票。关于附件清单在绝大多数情况下报销凭一张发票是不够的，清单、发票附表等资料作为发票付款依据，用以进一步说明付款的必要性、合理性、合法性。对于取得的定额发票必须附清单。如工作特殊需要购买物品无法取得合法发票时，须对方出具有销货方印章的销售清单及收款证明（销货方姓名、电话号码），并且要由经办人、验收人、分管领导签字同意后视同合法有效凭证办理报销。否则视为无效票据，财务不予报销。四、报销流程1、经办人负责按照公司规定填写相关单据，要求字迹清楚，填写完整、准确，原始单据粘贴或夹订整齐；2、部门负责人负责对该付款事由的业务内容、真实性进行审核；3、副总经理负责对该付款事由的真实性进行审批4、财务部负责对该付款单据的合法性、合规性、一致性等进行审核；5、总经理对所有付款进行审批。6、出纳对该项付款最终审核后付款。报销流程操作方法：需事前请示或履行审批手续的，按规定请示和审批；经办人附表一：业务招待费事前审批单（样式）接待单位：申请时间：年月日接待事由：就餐客人数人、陪员人数人用餐限额元（含烟、酒水)以内用烟标准：用酒标准：总经理：分管副总经理：部门经理：经办人：5、办公物资采购公司物资供应部负责办公设备、设施、大批办公用品的采购；办公室负责招待性烟酒及零星办公用品的采购、发放、保管等工作。（1）、办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程①由物品使用单位提出物品申购报告，部门负责人签字后送办公室负责人审核汇总，总经理审批后交由物资供应部采购。②单件商品价格500元以上和一批次采购金额在2000元以上，需由物资采购员提交物资采购询价清单(自制)，清单包含三家以上（含三家）供货商的名称、地址、联系人、联系方式、商品规格、供货价格、交货方式和结算方式等内容，在比质、比价、比服务的基础上，由物资供应部负责人决定供货商。单件价格20000元以上、一批次采购金额在50000元以上，需采用招标采购方式（特殊情况下请示公司总经理同意）。③公司办公室文员依据物品申购报告、采购发票，入库实物，填写入库单，登记办公物资台帐。入库单须注明品名、型号、数量、单价、金额，电脑等设备应注明配置标准。④办公室文员依据发票、费用报销单、物品申购报告、物资采购询价清单、入库单，交公司办公室负责人审核、主管副总审批、财务经理审批、财务部复审后报销。出纳付款时，按《现金管理条例》规定采用转帐支付方式，支付现金需征得财务部负责人同意。⑤办公室文员每月底应对库存物资进行盘点，填制办公物资盘点表，送财务部一份。财务部应派员监盘，确保盘点的真实、准确。（2）、办公用品采购流程①根据公司各部门对耗材、用纸、用笔、用墨、胶水、记录本等办公用品用量，计划采购周期、采购量，保持适当库存。②采购时参照办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程。③办公室文员每月底应对库存物资进行盘点，填制办公物资盘点表，送财务部一份。财务部应派员监盘，确保盘点的真实、准确。办公室文员应每月编制物品领用明细表，财务部复核后分摊费用，内部通报。报销时间的具体规定为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：财务报销：公司财