费用报销制度及流程

总则为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工资福利及相关费用、税费支出、工程支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出的具体财务报销制度和报销流程。本制度适用于公司全体员工。借支管理规定及借支流程第四条借支管理规定（一）出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请单》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日办理报销还款手续。（二）其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外，其他借款原则上不允许跨月。（三）各项借款金额超过5000元应提前3-5天通知财务部备款。（四）借款销账：借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围的，须经主管领导签字批准，否则财务人员有权拒绝销账。（五）借款实行“前款不清，后款不借”的原则，员工在财务部有借款余额或上次借款尚未归还或销账的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款，费用报销时，应先归还借款，当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中扣除。第五条借支流程（一）借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写一致，不得涂改）。（二）审批流程：借款申请人--主管部门经理审核签字--财务经理复核--总经理审批。（三）借款凭审批后的借款单到财务部领款。第三部分差旅费、会议费、招待费报销第六条为了保证出差人员的工作和生活需要，科学管理与使用差旅费用，明确差旅费报销标准、出差申请与报销程序，并贯彻勤俭节约的原则，结合公司的实际情况，特作如下规定：（一）差旅费：是指因公经批准到外地工作所需交通费、住宿费和业务补贴等。（二）出差天数：是指出发日到返回出发地的日历天数。（三）差旅费报销总额=凭单据报销部分+出差补贴部分。单据报销部分：往返交通费、当地住宿费等。出差补贴部分：室内交通费、通讯费、伙食补贴等之和（四）地区定义：①一类地区：北京、上海、广州、深圳②其他地区：除一类地区外的国内其他地区第七条差旅费报销标准及相应规定（一）出差交通工具乘坐标准及费用报销标准级别交通工具住宿标准出差补贴（含市内交通，伙食补贴或其他）飞机火车轮船一类地区其他地区一类伙食一类交通其他伙食其他交通总经理/副总经理/总工程师经济舱硬卧二等舱实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销副总工程师/总经理助理/总监经济舱硬卧二等舱300260120309030部门经理/副经理7.5折以内机票硬卧三等舱26021090307030技术服务工程师/主管6.5折以内机票硬卧三等舱26021090307030其他人员（含区域经理）5折以内机票硬卧三等舱22017090307030注：出差人员必须严格遵照上述标准执行，如需超标准住宿或乘坐交通工具，需由出差人员提出书面申请（特殊情况可以电话、短信请示分管公司领导，回司后补签），部门经理签署意见后报分管公司领导批准后方可住宿或乘坐，作为报销凭证附件。未经批准的超标准住宿或乘坐，超出部分不予报销。（二）相关规定：均由个人自理。违规处理对弄虚作假、虚报冒领、违反规定的人员，按国务院《关于违反财政法规处罚暂行规定》处理。第十一条会议费用报销（一）会议住宿费报销：凭会议通知据实报销，若会议期间会议主办方承担食宿费用，则不再报销住宿费以及会议期间出差补贴。（二）会务费报销：凭会议票据报销，后附会议通知。第四部分市内交通费报销 第十二条销售人员因公外出，乘坐出租车无需事先请示，是否需要打车根据以下情况自行判断：（一）涉及到公司形象时，可以乘坐出租车；（二）与客户在一起的时候，可以乘坐出租车；（三）时间紧急时，可以乘坐出租车；（四）随身携带公司设备时,可以乘坐出租车；（五）晚上加班至22：00以后（含22：00）回家，可以乘坐出租车；（六）上述情况之外，应根据勤俭的原则选择交通工具，在路途较远的情况下，尽量打车与乘公车相结合，以降低费用。第十三条非销售人员在下列情况下可以乘坐出租车：（一）随身携带公司设备;（二）同去一个目的地外出办公事，人数达3人及以上;（三）晚上加班至22：00以后（含22：00）；（四）事情非常紧急；（五）非常特殊的场合（比如：有客户在场或客户想搭车去某地），而当时不便于请示部门经理（六）财务人员携带公司章证及重要文件或携带公司现金1万元以上（含1万元）的情况。（七）上述情况以外，乘坐出租汽车均需要事先征求部门经理同意。第十四条部门经理外出办事有权自行决定是否乘坐出租车，部门经理的出租车票经主管领导签字后报销。第十五条员工因公外出乘坐的公交车、地铁发生的费用据实报销。第五部分业务招待费报销第十六条业务招待费标准（含本市与出差期间应酬）级别业务招待费数额总经理/总工程师200元/人/次副总工程师/总经理助理/总监160元/人/次部门经理/副经理120元/人/次其他人员（含区域经理）80元/人/次注：外单位来本单位联系工作、参观等需要用餐的招待标准按我司人员级别、事由分别由就餐接待部门陪同安排。第十七条其他相关规定因公发生招待费，应事先经分管公司领导批准，确定费用额度，实报实销。招待客户的费用，依据上表确定的标准，应与出差期间其他单据一起报销。一餐多人陪同的，须同行人员签字；多餐累计报销须列表说明。标准内报销，财务先行支出、出纳后补有权人签字；超标准报销，由报销人先找分管公司领导签批后，才能凭发票到财务管理部办理报销。凡超过标准、未经批准的，其超出部分费用自理。第六部分报销单据填写第十八条报销单据按规范填写：（一）使用规定单据（二）使用蓝色/黑色签字笔，不得涂改（三）金额须顶格写，大小写一致，例如：￥12，008.07则大写为：壹万贰仟零捌元零柒分。（四）金额大小写对照表：0123456789零壹贰叁肆伍陆柒捌玖其他正确写法：万仟佰拾元角分整（五）自即日开始，公司将对各部门差旅费、业务招待费、管理费用等变动费用实行预算管理、总额控制。各类费用发生时，先根据本办法相关规定予以报销，年底根据预算执行情况进行汇总核算