医院文件归档管理制度

医院文件归档管理制度1.总则为了加强医院文件的管理工作，规范文件的归档流程，确保文件的安全、完整和易查，提高医院管理效率，特订立本《医院文件归档管理制度》。2.归档范围和归档单位2.1归档范围包含医院各科室、部门和管理层的文件，涵盖医院行政、医疗、财务、人事、培训等方面的文件。2.2归档单位是指负责文件归档的具体部门或岗位，由医院行政部门指定，并定期进行考核。3.文件归档要求3.1文件的归档应依照文件的类别、日期和文件号进行排序，并建立相应的文件目录。3.2归档时要确保文件的安全，采取防火、防水、防盗等措施，禁止将文件堆放在易燃、易腐蚀、潮湿等场合。3.3文件归档时，应标注文件的标题、日期、发文单位、发文人员和文件号，并在文件上加盖归档章，确保归档的准确性和完整性。3.4对于紧要文件，应制作文件归档索引卡，并在索引卡上记录文件的基本信息和存放位置。3.5归档文件应分类存放，依据文件的保密级别和紧要程度，进行密封和标识，确保文件的机密性和安全性。4.文件归档流程4.1文件的归档工作由归档单位负责，归档单位负责订立归档流程并进行培训和监督。4.2文件的归档流程包含文件接收、分类、整理、归档和索引卡制作等环节。4.3文件接收环节，归档单位应及时接收各部门送交的文件，并核实文件的完整性和准确性。4.4文件分类环节，归档单位应依据文件的类别和内容进行分类，确保文件的科学归档。4.5文件整理环节，归档单位应对文件进行整理和整编，排出重复和无效文件，并建立完整的文件目录。4.6文件归档环节，归档单位应依照文件归档要求进行归档，确保文件的安全和可查性。4.7索引卡制作环节，归档单位应制作文件归档索引卡，并及时更新索引卡中的信息。5.文件归档管理5.1文件归档管理要求归档单位建立健全的文件管理制度，明确文件的保管责任和权限。5.2文件归档管理要求归档单位建立定期检查制度，对归档文件进行定期检查和整理，确保文件的完整性和准确性。5.3文件归档管理要求归档单位建立借阅、复制和销毁等操作的规定，并进行严格的权限掌控和记录。5.4对于涉及机密信息的文件，归档单位应严格依照相关规定进行保密管理，确保文件的机密性和安全性。6.文件归档查询和借阅6.1文件查询和借阅要求采用电子化管理系统，方便用户快速查询和借阅所需文件。6.2文件查询和借阅操作应设定权限，确保用户只能查询和借阅其具备权限的文件。6.3文件查询和借阅应依照文件归档索引卡的编制规定进行，用户需供应正确的查询条件和身份信息。6.4文件借阅应依照规定的归还时间，用户需对借阅文件的安全和完整性负责，禁止私自复制或传播文件内容。7.文件归档的备份和恢复7.1文件归档的备份工作由归档单位负责，定期对归档文件进行备份，确保文件的安全和可恢复性。7.2文件归档的备份要求采用多重备份方式，将备份数据存储在不同的地方和介质中，防止数据丢失和损坏。7.3文件归档的恢复要求在文件损坏或灾难发生时能够快速进行，归档单位应订立相应的恢复计划和措施。8.文件归档的销毁8.1文件归档的销毁要求依照医院相关规定进行，由归档单位负责订立文件销毁计划和程序，并进行记录和备份。8.2文件归档的销毁应遵从保密和环保的原则，对于涉及机密信息和个人隐私的文件应进行安全销毁，禁止泄露信息。8.3文件归档的销毁应有明确的程序和审核环节，确保文件的销毁合法、规范和有效。9.文件归档管理的考核和评估9.1文件归档管理的考核和评估由医院行政部门负责，定期对归档单位进行考核和评估，包含文件的安全性、准确性和查阅率等指标。9.2文件归档管理的考核和评估结果将作为归档单位绩效评定的依据，对绩效较好的归档单位予以称赞和嘉奖，对绩效较差的归档单位进行整改和惩罚。10.附则10.1本制度自颁布之日起施行，如有需要修改或调整，应经医院行政部门批准。10.2本制