采购活动的关键控制点

采购活动的关键控制点采购与付款业务流程的起点是请购活动，这也是本业务的第一个关键控制点，从请购活动开始，采购活动的关键控制点主要有：请购活动授权审批控制、采购与付款制度规范控制、采购与付款实施过程控制、采购商品的验收入库控制、采购与付款合同订单控制、采购与付款有关记录控制和采购与付款业务的职务分离控制。(一)请购活动的授权审批控制请购商品和劳务是采购与付款业务的首要步骤，采购物料的使用部门或者仓库部门负责根据企业物料的需求和库存情况向采购部门提出来购申请，其他业务部门根据自身的商品需求情况编制请购单交给仓库或使用部门的请购人员，由他们进行集中请购。一般来说，企业对正常经营所需物资物料的采购都会进行一般授权。例如，仓库部门可以在现有库存量达到再订货临界点时就可以直接向采购部门提出来购申请，其他业务部门也可以对零星的物料需要或正常的维修工作和类似工作的需要，直接申请采购有关物料。企业请购权限的安排要视企业的具体情况而定，一般都是由经常发生采购业务并且采购商品价值和数量较大的部门进行集中控制。企业会不定期发生设备或价值量较大资产的采购，对于这类资本性支出和租赁合同的授权审批控制属于例外事项，企业的控制制度应该作特别授权，在一般情况下只允许指定专门人员提出来购申请。提出来购申请的过程中，最重要的控制环节是请购单凭证的控制，企业的请购单可以根据管理的需要采取计算机记录或文件记录的形式。企业的请购活动会频繁地发生，为了防止出现重复审批采购业务的现象，企业应该对请购单进行编号控制，由于采购申请的提出分散在各个部门，很难由企业统一进行编号，但是每个部门的业务授权人员都会进行请购单的审核，所以可以将编号的责任分配给各部门有审批权的负责人，这些负责人定期将编号簿交给内部审计部门进行检查。企业的各个业务部门应该力求使采购申请业务制度化，要使采购审批制度层次化，即建立系统性的完备的分级分类分业务性质的授权审批机制，明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。(二)采购与付款制度规范控制采购与付款业务作为企业重要的业务环节，应该使此业务的控制活动规范化、制度化，所以企业应该制定有关采购与付款控制的规范和制度，作为采购与付款业务执行的行为准则，在企业各部门进行推广。在制度和规范中，至少应该包含以下内容：1．企业进行采购与付款业务活动的控制原则采购与付款业务是由企业各个部门共同完成的，企业的控制制度不可能形成单一的标准，这样就限制了各部门的创造性，脱离了实际。企业的规范和制度要体现内部会计控制的主要理念，应该把内部会计控制的相关原则列入其中，这样就能使各部门在制定自己控制规范和制度时可以把握正确的方向。2．企业采购与付款业务的人员权责安排企业的控制规范和制度应该说明有关人员和部门的责任和义务，这样既有利于采购与付款业务人员明确自身的责任，开展好本职工作，又有利于员工之间进行相互监督，形成竞争的氛围。企业的人员权责安排制度是分层次制定的，一般来说，重大的采购与付款业务，例如重大设备购买决策控制，是由企业的厂长或经理层制定权责分配，而各部门的采购与付款业务是由部门经理制定人员权限安排。3．企业采购与付款业务的一般程序采购与付款业务具有鲜明的程序化特征，如果业务活动能够按照标准流程进行，就会达到非常好的控制效果，而保证业务程序有效实施的前提是制定有效可行的业务程序规范和制度。企业在制定采购与付款业务制度、规范的过程中，应该注意的问题有：力求实现控制程序的完整，将所有的重要环节都包括在内；坚持用最少的资源解决最多的问题的原则，注重制度和规范的执行效率；制定过程要发挥民主决策的优势，充分征求各个级别管理者和普通员工的意见，这是保证制度规范有效实施和可行性的关键。4．企业采购与付款业务的修正和制度的调整机制企业的采购和付款业务受外界的影响较大，特别是供应商和市场供求关系，所以企业在规范和制度中列出的业务程序和有关规定应该随着外部条件的变化而进行必要的调整和修正。企业在有关的制度和规范中应该建立沟通条款，保证采购与付款业务程序始终有效并及时对规范和制度进行调整。(三)采购与付款实施过程关键控制点采购与付款业务过程中的关键控制点主要有：采购物料的实物控制、供应商管理控制点、采购预算控制和采购业务中不相容职务分离控制。1．采购商品的实物控制采购与付款业务过程的实物控制主要有三个方面的控制点，第一，对于采购过程中重要物料的限制接近控制，企业的监督部门要随时检查采购人员的业务执行状况，并核对供货商的发货单和实际到货情况，防止货物在运输途中的丢失和损坏，在必要的情况下要对在途采购商品进行保险；第二，企业的仓库管理部门要加强库存采购商品的控制，对于接近来购商品的人员进行授权审批控制，任何未经授权的人员都不能接近来购商品，有效防止采购商品的滥用和丢失。同时，仓库的验收部门应该与仓库保管部门进行职务和岗位的必要分离，防止串通舞弊行为的出现，还要加强对退货和退款的控制，退货资金的使用要得到主管的审批；第三，与实物控制紧密相关的是实物资产的记录控制，企业的记录资料保管人员应该对采购业务的重要记录进行限制接近控制，企业的各部门和人员在使用记录之前，要履行有关的审批程序，否则不得接近或借阅记录资料，如果需要借用记录资料，应该严格限定使用范围和使用时间。特别是会计部门，要注意对采购支票的实物控制，支票的签字人应该负责支票的送交，不得由他人代理；尚未签发的支票要妥善管理，防止丢失；对于已经作废的支票，要及时注销，对于已付款的采购支票，财务人员应该加盖“付讫”印记，防止重复支付。2．供应商环节的管理控制关键点对于采购与付款业务来说，供应商的选择、采购部门和供应商的关系，是较容易出现问题的环节，这些都是供应商管理的关键控制点。具体的关键控制点有：(1)供应商选择过程的控制。供应商的选择主要是由采购部门执行，同时财务部门和其他有关部门也要参与谈判等工作，并对供应商选择结果进行评价。采购部门在采购业务开展之前，要向企业主要的供应商索取采购商品的报价、规格、数量、信用条件等信息，并进行经济效益分析，选择对企业最有利的供应商，在选择供应商的决策中，应该对供应商的情况进行综合分析，不仅要对采购价格进行考察，同时还要考虑运输条件、信用条件等。(2)供应商选择的组织制度控制。企业应该设立专门的机构进行供应商的选择评估，这就是供应商评估小组或专门委员会，企业要对评估小组进行一定的资金和人员支持，对供应商的各种资格和财务、信誉等情况进行分析和评价，评估小组的成员一般包括以下部门：财务部门、采购部门、工程部门和仓库质量管理部门。供应商评估小组的主要工作有：评价供应商的主要经营状况，包括公司的财务状况、历史经营业绩、经营信誉、管理者的品质和生产规模等；供应商的生产制造能力，包括生产能力是否充分发挥、生产设备更新的速度、企业员工的业务素质等；供应商的研发能力，主要是技术研究水平和现有技术的先进性、产品的新颖性和市场竞争力，具有较高技术研发能力的企业能提供更加优质的产品；二，记录保管存货的人员责任的履行情况，对各个仓库管理人员形成监督。5．采购验收信息的及时传递控制采购部门将采购商品交给验收或仓库管理部门时，同时也将有关采购活动的信息通过有关的合同、凭证和单据传递给了企业的各个业务部门。企业对采购验收信息的控制重点在于：企业的各业务人员要及时将采购验收活动过程中形成的流程记录和分析记录和信息反馈到企业的其他业务部门；仓库管理部门要将验收过程中的成本费用和资金使用信息传递给企业的会计部门，进行及时的核算；验收过程的参与人员要将需要经过审批程序的业务活动文件交给主管部门进行审批和记录。(六)采购与付款业务的记录控制采购业务过程中的记录控制包括会计记录控制和一般管理记录控制两种类型，会计记录控制是指对于在采购业务过程中形成的企业负债和资金收付事项进行会计核算的记录。一般管理记录是指除财务会计记录之外的管理信息记录，主要是企业采购活动过程中各业务程序执行时形成的记录。1．会计记录控制采购业务中最重要的记录就是应付账款、应付票据的会计控制，应付账款是记录采购业务过程中负债和资金占用情况的主要记录，对应付账款记录控制的重点有：应付账款的记录职务必须和采购、验收、请购、付款、审批、复核等职务相分离，保证采购业务的会计记录真实、可靠；应付账款的有关凭证和单据必须经过必要的审核程序才能作为登记账簿的依据，这些原始凭证主要包括采购部门的订单和付款通知单和验收部门的验收单等；如果供应商为企业提供了提前付款的折扣条件，会计部门要对折扣条件进行分析，争取最大的经济效益，同时对企业享有的折扣进行记录与核算；采购业务结束后供应商会向企业发来采购商品对账单，企业的会计人员要将有关的会计凭证、账簿与对账单进行核对，检查企业的记录控制是否存在错误；企业一般都会在经常发生交易的供应商处存放一定的预付账款，企业的会计部门要记录预付账款的使用情况。2．一般管理记录控制企业在进行采购业务时，会随着业务程序的进行产生一些凭证、票据记录，这些资料都能够为企业进行采购业务管理提供信息。主要的记录包括以下几种：(1)采购申请单。采购申请单由采购商品的使用部门编制，经过本部门主管的审批后送交到采购部门，各部门的采购单要进行连续编号。请购单的内容主要包括：采购商品的需求数量、库存量、准备采购数量和规格等。(2)采购订货单。采购部门要根据采购预算以及与供应商签订的采购合同，编制订货单。订货单的主要内容包括：所需商品的采购数量、质量要求、规格、采购单价和有关费用，还要对结算方式、采购截止日期进行说明。(3)采购商品验收单。仓库管理部门要根据采购商品的验收情况填写验收单，并提出验收意见。验收单的主要内容是：收到商品的数量、质量、各级别商品的比例等。(4)退货退款记录单。采购商品经过验收后，如果发现了购入商品存在质量或数量等问题，企业的采购、验收部门要合作填写退货退款通知单，其主要的内容有：采购合同编号和内容摘要、退货商品的数量、质量、金额等信息以及企业提出退货的原因。(七)采购与付款业务的职务分离控制采购与付款业务的关键控制点还包括不相容职务分离控制，在前面的内容中作过简要和分散的介绍，在此对主要的关键控制点作系统分析。采购与付款业务的不相容职务包括：1．请购与审批企业的采购申请应该由商品的使用部门提出，例如企业的生产、行政管理和销售等部门，这些部门应该独立于请购业务审批部门，即采购部门，同时请购部门的负责人和业务人员不得在审批部门兼职或进行代理业务。2．采购合同的签订和审核、复核采购合同是由采购人员和供应商签订的采购协议，为了有效制衡采购人员的行为，同时也是为了减少采购合同签订过程中的漏洞，企业应该对采购合同的签订进行复核或审核。审核和执行是典型的不相容职务，所以采购合同的签订、谈判等职务应该与合同审核、复核职务相分离。3．采购价格的确定和供应商的选择企业在确定采购供应商之前都要进行必要的询价过程，即向主要的供应商征询采购商品价格，报价的高低决定了企业采购价格和采购成本。而供应商的选择在很大程度上取决于报价的高低。如果将这两项业务的决定权交给同一人员或部门，就可能出现和供应商串通压低报价从而获取个人利益的现象。4．采购与验收采购人员执行采购业务的全过程，应该对采购商品的质量、采购活动的经济效益承担责任，而验收部门负责对采购商品的质量进行检验并出具验收报告，从而形成了对采购业务活动的监督。如果两种职务集中到一起就可能出现采购人员降低对采购商品的质