招标代理过程中与各方的沟通

招标代理过程中与各方的沟通沟通是招标过程中不可缺少的一部分，沟通不仅限于完成招标工作，它与招标的所有阶段相关，是贯穿于整个招标过程的一项重要工作。在复杂的工程建设背景和各类招标项目环境条件下，我们作为招标项目执行主体发挥了至关重要的作用，招标项目涉及到各类参与方，即招标人、投标人、评标委员会、管理部门、监管机构等，项目的进展是由各参与方之间的有效沟通来推动的。沟通管理在招标代理项目管理中发挥着重要作用。沟通管理是招标代理弄清项目需求的重要手段，是解决项目问题的重要工具，是规避和化解项目风险的有力武器。1.沟通管理的目标项目沟通管理是指保证及时恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。在实践中招标代理项目沟通管理是指招标代理专职人员运用各类沟通方式与技巧处理招标项目中出现的问题，推动项目平稳、有序进展的过程。作为我们招标代理的招标项目沟通管理有一下几个目标：1)使招标代理机构赢得招标人的信任与理解。建立良好的工作关系，有利于双方形成良好的工作关系，加强相互间的协作与配合，保证各种必要的招标程序得以顺利实施，最终实现招标目标；2)招标项目问题得到进一步解决；3)创造可持续沟通的条件。4）保证招标质量，提高招标效果和效率。可以使我方获取更的相关信息，有助我方对各种复杂、疑难问题进行正确分析，作出合理判断，从而降低招标风险，确保招标工作质量，节约招标成本，提高招标效率。5）为招标人提供更好的服务。可以帮助招标人节约招标资金，提高资金的使用效率，同时可以提供更多、更好的服务，为招标人带来服务的附加值。2.沟通管理的内容..招标代理项目具有多个环节，程序性较强。在每个对应的环节中，对应着招标代理与招标人进行必要沟通管理的内容。如下表所示：序号招标程序环节招标代理沟通要点与内容1合同签订1）合同要件；.2）项目情况2方案制定1）项目需求；.2）招标人要求；.3）项目难点3发布公告1）投标市场的预测；2）投标人资格要求；3）时限4预审文件编制与发布1）资格预审要求；2）评审办法5资格评审1）评审情况；.2）评审结果6招标文件编制与发布1）技术要求；2）商务要求；3）经济要求；4）投标要求；5）评标办法。7答疑、踏勘与预备会1）项目特征；2）投标注意事项8开标1）会议情况；2）开标会流程；3）开标记录与结果9评标1）评标准备；2）评标情况；3）评标结果10公示1）公示过程情况；2）投诉与质疑11定标1）定标有关问题；2）定标结果我们将依据招标环节内容，将所涉及的要点逐个与招标人进行沟通，只有抓住项目沟通中的内容，才能掌握项目管理的关键点。此外，还注意沟通的深度，要在深入思考的基础上进行沟通。要依据项目情况，适当调整沟通的内容与重点。只有全面的沟通才能保证项目的顺畅进行。一般而言，上述内容是招标项目沟通管理中必不可少的内容。上述内容沟通不够全面，往往会导致项目管理过程出现问题。3.沟通的方式与形式在招标代理过程中，在招标代理与招标人的沟通存在多种方式与形式。不同的沟通方式均有其各自的作用与特点。我们将综合运用各种沟通方式或形式为项目服务。在实践中我们总结了招标项目常见的8种主要的沟通方式和6种常用沟通形式。8种主要的沟通方式：序号沟通方式使用条件与应用情况1汇报向招标人叙述招标项目进展中事实情况或招标程序工作结果。2询问需要向对方了解的情况例如：向招标人了解项目需求或要求，招标人向我们解招标程序或问题处理办法与经验等。3讲解我们向招标人介绍与招标组织有关问题的工作内容、注意事项或需要招标人配合的工作等。4倾听我们听取招标人对招标项目组织过程中有关的看法与建议。招标人听取我们对有关问题的分析与认识。5叮嘱我们对招标人的行为进行沟通引导，说服其行为合法与有效，对可能的风险进行估计。招标人对我们就招标要求，项目特征等有别于其他项目的情况进行说明。6告知我们或招标人彼此就已经发生的问题或已经产生的后果进行通报，或将实际情况或有关信息通知彼此。7劝诫双方彼此试图为纠正对方错误认识、行为或可能产生严重后果，导致高风险的行为进行沟通。8商议双方就招标项目中有关问题进行判断、分析、评估的过程。6种常用沟通形式：序号沟通形式目的和要求1会议对于项目中需要广泛告知的事项、重大问题的决策、复杂问题的分析或由于制度的需要而采用的适用于集体商议的方式2座谈（面谈）一般而言，招标人或我们就项目需要广泛了解的情况、需要学习的知识或需要借鉴的经验进行座谈3书面项目中的环节，须以纸质形式记录、送达、收取，一般需要书面形式4电话为提高项目办事效率，该形式可满足频率而密切地联系的需要5邮件一般而言，传送项目所需的所有电子文档工具，以进行彼此确认或修改，是项目过程文件信息往来的工具6传真以纸质形式传递或收取，内容告知或提取证据的有效工具实际工作中，我们将分析项目所处的环境，判断各方在相关问题中各方所处的角色以及分析问题发展趋势，并在此基础上运用好各种沟通方式与形式。纵观招标项目整个过程，上述所有沟通方式与形式均需要运用到上述内容中。由于项目所处的环境与条件不同，以及经办人之间的差异，沟通的方式与形式的运用重点不同。例如针对具有较强决策能力、熟悉招标程序以及招标行为实施谨慎的招标人，采用倾听、汇报、商议、邮件等形式就可以解决项目问题。对于缺乏招标管理经验、对程序不了解、主观意识性较强、缺乏对招标法律法规了解的招标人，要多采用讲解、劝诫、叮嘱、电话、面谈的形式为主进行沟通，引导招标人在合法、合规、科学的条件下实施招标行为。4.代理人与招标人的沟通方法和事项沟通是就招标人（委托人）委托的招标有关事项询问、告知招标人或与其进行商讨。与招标人进行有效的沟通，将大大提高招标效率，规避招标风险。.沟通不仅限于完成招标工作，它与招标的所有阶段相关，是贯穿于整个招标过程，在招标计划、招标实施、工程承包合同签署的每个阶段都需要与进行沟通。4.1招标预备阶段。在承接项目后,将在一天内根据项目实际情况认真制定招标代理计划，并加盖公章报送至招标人，并在后续的周工作简报中适时提醒市招标人及早启动。这一阶段，就以下事项进行沟通：1）招标计划中确定的需要招标人协助的工作，如招标工程概况、技术参数等，某些专业设备的技术参数的确定、相关专业供应商信息、专业人才信息等；2）招标资料的准备沟通，明确招标资料清单和提供计划，如技术资料；3）采用的招标方式、程序、评标方式的沟通；4）招标人对有关事项的解释、声明及提供的其他信息。如对某些设备招标中的特殊规定、付款方式的声明以及其他在招标过程中遇到的专业技术上的问题的解释等等。4.2招标实施阶段。1）就投标人应具备的资格、应提供的相关技术证明文件等与招标人进行沟通，确保响应文件的有效性、完整性和真实性。明确招标响应人的授权委托书和身份证明、营业执照、税务登记证明，以及与招标项目有关的生产、经营、设计、安装方面的许可证、产品质量体系认证书等材料；2）就招标时间计划及落实情况与招标人进行沟通；3）招标文件草案讨论；4）投标人报名（如有）情况报告；5）潜在投标人资信调查情况报告及建议；6）工程量清单和预算情况报告及有关问题处理讨论；7）潜在投标人购买招标文件和保证金缴纳情况报告；8）招标答疑讨论；9）根据潜在投标人情况，结合类似招标项目的中标价和结算价，分析估计此次招标项目的可能报价；10)评标专家确定；11）开标前时间告知.；12）开标评标情况报告；13）其他方面的沟通。4.3合同签订阶段。1)对专家推荐的中标候选单位的投标报价进行审核和分析情况向招标人报告，讨论有关问题及器对策；2）提出或提醒询标纲要；3)在签订合同时，招标代理机构与招标人及供应商应就合同的各项并依据招标文件的规定取得一致认同，明确各自的责任和义务。4.4招标代理结束后的沟通，我方在代理工作全部结束后，将对招标工作质量、效率和效果征求招标人意见，并提出改进措施。4.5我方对在招标实施中注意到的重大错误、舞弊或可能违反法规的行为，应以适当的方式告知招标人，以期问题得到较好地解决。同时对招标工作中受到的限制与阻碍，包括与招标人协商解除限制或阻碍招标的途径和方法等，同时也应做好告知工作。5.代理人与投标人的沟通沟通的方式包括口头和书面两种方式。我方在执行招标业务时，采用口头方式进行沟通的情况较多。如对招标文件的修改、澄清及时间、地点的更改，将组成招标文件的一部分，告知投标人，我方将采用书面方式进行沟通。6.代理人与监督、管理部门的沟通招标代理人与监督部门的沟通主要分事前、事中、事后三阶段的沟通。6.1招标活动事前沟通在展开招标活动之前，招标代理机构应当将招标方案报项目审批部门核准，主要进行招标项目具体范围、招标组织形式、招标方式等方面的事前沟通；6.2招标活动事中沟通在招标投标阶段，招标代理机构与监督部门之间的沟通实质上是对招标投标活动中的程序监督和实体监督两方面组成。程序监督是指在招标投标活动中是否严格按照法定程序实施的监督。实体监督是指对招标投标活动中是否符合《招标投标法》及有关配套规定的实体性要求实施的监督。在招标投标实施阶段，与监管部门之间的沟通内容主要如下：（1）招标方案是否经过项目审批部门核准；（2）是否存在招标项目以整化零或以其他任何方式规避招标等违法活动；（3）对招标文件的设置是否存在不合理条件限制或者排斥潜在投标人的条款，或者与对潜在投标人歧视待遇。（4）对应当保密与招标投标活动有关情况和资料，制定相应的防范措施。（5）对相互串通投标的，编制计划方案，防止串标事件的发生。（6）代理机构组织评标委员会，专家组成员产生的程序必须由监督部门的监督下产生，程序必须符合法律规定。（7）评标方法和标准必须由监管部门审核，确定的方法和标准必须在保密的条