《计算机应用基础立体化教程》课件第4章

第4章邮件合并4.1知识点4.2任务书4.3任务示范4.4知识拓展

4.1知识点

图4-1创建

在邮件合并中，可创建信封和标签，如图4-1所示。

邮件信封制作是一个向导，如图4-2所示。根据向导一步步设置信封的样式，选择单个信封或者基于地址簿文件批量生成。选择地址簿中的记录，可快速地生成信封。

图4-2信封制作向导

标签的创建是根据具体标签的规格大小来设计，如图4-3所示。可以设置全页为相同标签，通过选项来设置标签的大小和间距，如图4-4所示；也可以自己设置标签大小，利用标签详情来制作，如图4-5所示。

图4-3信封和标签图4-4标签选项图4-5新建标签详情

4.2任务书

1.创建主文档成绩单

据学生成绩单效果图(如图4-6所示)，输入“学生成绩单”，设置字体格式为“宋体”“一号”，居中；输入“()年度上(下)学期”，设置字体格式为“宋体”“二号”，居中，空一行；输入“班级：、姓名：、学号：”设置字体格式为“宋体”“一号”，左缩进3.5个字符；分成两栏；绘制表格输入相应的内容。图4-6学生成绩单效果图

2.邮件合并

本任务要实现数据和文档的合并，在相应的位置插入公式，计算总分和平均分，使用域插入学生信息和各科成绩，使用规则生成“等级”(要求平均分大于85分为“优秀”，其他为“合格”)。运用邮件合并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单。

合并“成绩单.xls”数据到成绩单文档中，插入域，利用表格公式计算总分和平均分；利用规则对平均分高于85分的同学总评为优秀，否则为合格；预览结果，完成并合并，导出为多份成绩单并保存。

4.3任务示范

1.创建主文档成绩单

【任务实施】操作步骤1：根据图4-6，首先将页面布局中的纸张方向设置为“横向”。鼠标单击“纸张方向”按钮，在打开的选项中选择“横向”。操作步骤2：选择“页面布局”选项卡中“页面设置”命令组里的“分栏”命令，选择“两栏”将页面分成两栏。

操作步骤3：根据图4-6，在左栏部分相应的位置录入“学生成绩单”“()年度上(下)学期”和“班级：、姓名：、学号：”等内容，并且通过“字体”设置为相应的设置。

操作步骤4：根据图4-6，在右栏部分插入相应的表格，并且调整表格的单元格大小及合并操作，录入相应的文字内容。

2.邮件合并

【任务实施】

操作步骤1：选择“邮件”选项卡，单击“选择收件人”命令打开对话框，再选择“使用现有列表”，通过打开的“选取数据源”窗口选择“成绩单.xls”文件，实现数据的合并。

操作步骤2：在相应的字段位置插入合并域，包括学年、班级、姓名、学号、各科成绩。

操作步骤3：选中表格，在“布局”选项卡中的公式计算总分和平均分。公式为“=sum()求总分，=Average()求平均分”。参数根据表格的单元格命名规则进行参数设置。

操作步骤4：设置规则。在编写和插入域命令组的

中选择，对平均分高于85分的同学总评为优秀，否则为合格，进行设置，如图4-7所示。Word

2010会根据平均分的情况在等级中给出评价。

操作步骤5：预览结果。预览合并的效果，查看合并后的单个文档效果。最后完成并合并，导出为多份成绩单，并保存为“成绩单.docx”。

图4-7插入Word域

4.4知识拓展

1.信封制作

至于信封，先按一定格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个信封，然后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。“邮件”选项卡的中文信封可根据向导来快速创建。将信封和收件人的信息进行合并，可制作全班的信封。

(1)在Excel中输入收件人姓名、地址、邮编、寄件人姓名和地址信息，保存为data.xlsx，，如图4-8所示。

图4-8收件人信息

(2)在“邮件”选项卡中，选择中文信封，并根据信封制作向导，选择“基于地址簿文件，生成批量信封”，如图4-9所示。

图4-9信封数量

(3)在收件人信息中设置，首先要选择地址簿，在弹出的对话框中先设置文件类型为“Excel”，然后选择“data”文件，如图4-10所示；接着选择收信人信息：收件人姓名、地址和邮编，如图4-11所示。

图4-10选择地址簿图4-11匹配收信人信息

(4)输入寄信人信息，如图4-12所示。

邮件合并可