金蝶电子邮件管理规定

电子邮件管理规定第一条适用范围

金蝶集团员工、授权合作伙伴或关联公司授权人员。第二条管理权限和责任

1、信息部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

2、销售伙伴部：指定专人负责销售伙伴邮箱账号的日常管理，定期（不超过一季度）与总部邮件系统管理员核对销售伙伴的邮箱资料，提交使用明细报表。

3、所有邮箱用户：应熟练掌握Outlook、OutlookExpress的使用。第三条管理流程

（一）新申请流程

1、新公司员工申请：由人力资源部及分支机构人力资源管理员通过新员工入职流程申请。

2、销售伙伴申请：销售伙伴申请公司邮箱账号由销售伙伴部管理员统一申请，完整填写使用人的姓名、住址、年龄、身份证号码、联系方式、工作职责、信箱用途、在现有单位的工作年限等信息，经销售与渠道部、办公室、信息安全部审批同意，向财务按每个账户500元成本费及500元押金（押金在邮箱账号注销时可退回）交纳费用，同时签订《保密协议》。

3、业务邮箱的申请：总部各部门或分支机构对于业务邮箱的申请必须说明用途并指定专人负责，并经部门经理（或分公司总经理）及信息安全部经理审批同意；申请部门、邮件系统管理员应同时做好登记备案工作。（二）使用人异动管理流程

1、内部调动：

员工在集团内部调动或职务变动时，信息部邮件系统管理员依据“员工调动审批单”及公司发文，调整该员工的邮箱账号所属群组，邮箱账号的用户名保持不变。

各部门（分公司）业务邮箱的管理人变更时，直接领导需及时通知总部邮件系统管理员，进行登记调整。

2、注销流程：

(1)员工离职时，信息部邮件系统管理员依据“员工离职流程”进行删除操作。对于特殊人员的邮箱账号处理，需事先经信息部总经理审批同意后，方可保留，且一般为一个月，最长不得超过三个月。

(2)销售伙伴的邮箱账号注销，由销售伙伴部管理员统一申请，由信息部邮件系统管理员执行并备案。

(3)各部门（分公司）业务邮箱需注销时，应及时上报总部邮件系统管理员；对于长时间（超过一个月）无人管理的业务邮箱，邮件系统管理员有权直接删除。第四条邮箱账号命名规范

1、仅适用于新增用户的邮箱账号申请或变更申请，已有邮箱账号的用户，可以保持原用户名不做变更。

2、邮箱账号的用户名应与工作中的习惯称呼一致，优先采用汉语拼音姓名做邮箱用户名；若有重名，可以采用英文姓名做邮箱用户名来避免重复；特殊部门、分公司等为工作方便，可直接采用英文姓名做邮箱用户名。

3、邮箱账号命名：取中文名（或英文名）的全拼+下划线+姓的全拼；若有重名，将由邮件系统管理员指定后缀（1、2、3等）。如张小山，英文名为john，可使用的邮箱账号的用户名为xiaoshan_zhang、john_zhang、xiaoshan_zhang1等。

4、邮箱账号用户名对应的用户全称：取汉字名称，若有重名，将由邮件系统管理员指定后缀（1、2、3等）。；如：张小山、张小山1或张小山2等。第五条邮箱群组命名规范

1、邮箱群组统一依据公司组织架构建立，并按公司组织架构的变更及时调整。

2、邮箱群组划分明细到总部一级部门、分公司。

3、邮箱群组名称与公司组织架构中总部一级部门、分公司的名称一致。第六条邮件使用

1、公司邮箱账户限本人使用，禁止将本人邮箱账户转借或借用他人邮箱账户。

2、为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。

3、邮件收发客户端软件应使用Outlook或OutlookExpress，推荐使用Outlook处理公司邮件。使用Foxmail等其他客户端软件的应尽量改用Outlook。若有特殊要求的需经信息部审批后，方可使用。

4、公司提供的邮箱账号限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮箱账号公开于外部internet网上。

5、普通用户的邮箱容量标准为100M，每封邮件的大小限制为7M。需要发送大邮件附件的，建议将文件压缩拆分后分开发送。因收发邮件大于规定大小而不能收发造成的损失，由用户自己承担。

6、邮箱账号管理

（1）申请新的邮箱账号时，用户名需符合邮箱账号命名规范。

（2）邮箱账号一经建立，如无特殊需要，不允许申请修改邮箱账号用户名。

（3）用户必须及时修改邮箱账号的初始密码，密码至少8位且必须是字母、数字、特殊字符的组合，并且在使用中定期（最长3个月）进行邮箱账号的密码的修改，以防被他人盗用。信息部有提醒员工修改密码的责任。因邮箱账号的密码泄露造成的损失，用户自行承担责任。

7、公司内部联系用邮箱账号，只能使用在公司邮件系统开户的邮箱账号。

8、对于业务邮箱，各部门（分公司）应安排专人管理维护，对于长期（一个月）无人管理的邮箱，邮件系统管理员有权直接删除。

9、发现有邮件感染病毒，立刻将计算机断开公司网络，使用相应软件查杀病毒。对无法自行解决的，提请网络管理员协助解决。

10、不得将金蝶公司涉及商业秘密的信息(包括但不限于邮件信息系统的内容及通讯录上的信息等)在未经公司允许的情况下通过邮件向外界公布，违者追究法律责任。

11、禁止转发含有违法信息或危害社会安定的邮件及与工作无关的邮件，管理员发现有类似现象，有权封锁相应邮箱账户，并视情节进行处罚。

12、收到危害社会安定的邮件(如法轮功信息等)，应及时将这些信息报告信息安全部备案，并删除非法邮件，严禁转发或点击相应的链接。若因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

13、因工作需要发送带有公司涉密信息的邮件，发件人必须先经部门领导同意（若是绝密级别，需经公司级领导同意），并将涉密信息加密处理后方可发送；否则将视情节予以严肃处理，直至追究法律责任。密级依照《金蝶公司商业秘密保护条例》相关规定执行。

14、邮件群发管理

(1)适用范围：

A、收件人超过400人（如总部所有员工、集团所有员工等）的群发邮件，发件人须将邮件总大小控制在100K字节以内；

B、收件人在100-400人的群发邮件,发件人须将邮件总大小须控制在1000K字节以内；

C、超过相应大小范围的邮件严禁直接发送，应将附件内容放至网上（如知识中心），仅发送链接及内容简介。(2)审批流程：

发件人报所属一级部门经理（机构总经理）批准，再经信息部网络管理员核准后，方可发送。(3)发送时间：

周一至周五：每天中午12：00-1：00，下午6：00-12：00。群发邮件由信息部根据以上时间合理调配，避免同一时间发布多封群发邮件。不建议周六、周日发送群发邮件，因周一会积累较多邮件，可能造成拥塞。(4)注意事项：

A、禁止群发与工作业务无关的邮件。

B、对于所有收件人在20-100人的群发邮件，邮件总大小都须控制在3000K字节以内。

C、对于收件人为总部所有员工、集团所有员工等群发邮件，须使用密件抄送。第七条邮件使用违规处理

1、下列行为12个月内出现第一次给予警告处分，第二次给予通报批评，第三次及以上给予通报批评处分并处以罚款50-100元/次。

（1）无正当理由未及时检查邮箱并下载邮件的；

（2）非因工作用途将邮箱帐户公开于外部INTERNET网的；

（3）信息部门提醒后仍未能定期修改邮箱密码的；

（4）发送、传播含有违法或违反公德的信息的；

（5）违反本制度规定群发邮件的；

（6）其他违反本章规定的行为。

2、下列行为出现第一次给予警告，并可处以罚款200-500元，出现第二次及以上可处以通报批评，罚款200-500元，情节严重者可予以辞退，可多种处罚并处。

（1）未经部门领导同意发送涉密信息或发送泄密信