合同管理办法样板

协议管理办法第一章总则第一条为规范协议管理工作，健全公司内部管理机制，依法签订、履行、变更、解除协议，及时解决协议纠纷，提高经济效益，避免减少因协议管理不妥导致的损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所称协议涉及公司及其分、子公司与其他法人、组织及自然人签订的各类协议。劳动协议的管理办法另行规定。第三条本办法合用于公司及其分、子公司及下属各部门。第四条协议管理实行承办人（经办人）制度和协议备案、审核制度。第二章协议管理机构及职责第五条法律事务部为公司的协议综合管理机构，其重要职责是：负责国家有关协议管理法律法规的贯彻实行，制定、修改公司协议管理制度并组织实行；参与协议的考察、论证、谈判和起草工作；审查、监督公司各类协议的签订、履行情况，定期向公司领导报告；建立主管范围内的协议档案，对协议进行登录、记录、保管及例行报表；负责公司协议专用章的管理、使用（登记、发放、回收、备案）及签发《法定代表人证明书》和《法人授权委托书》；依法定代表人授权参与协议纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；对不适当协议有权向公司领导建议否决和撤消；组织公司协议管理人员和经办人员的业务培训。第六条法律事务部对公司各部门的协议管理工作进行规范、指导、监督、检查。第七条法律事务部负责本业务分工或授权范围内的协议管理工作。协议管理工作的重要内容涉及：建立健全本单位协议管理制度；监督本单位的协议依法、依程序签订；建立本单位的协议档案，对协议进行登录、记录、保管及例行报表；监督检查本单位协议的履行；其他协议管理工作。第八条法律事务部指定一名协议管理员，负责协议管理，具体职责如下：协助协议承办人（经办人）员依法签订、变更或解除协议；提请法律事务部备案本单位的协议；负责保管和使用本单位的协议专用章；未经领导审核批准，不得擅自在协议上盖章；负责建立本单位的协议档案，对协议进行登录、记录及保管；整理和保管协议档案资料；监督本单位的协议履行情况，并将履行中出现的问题及时报告本单位领导和法律事务部。协议管理员要参与协议的前期考察、论证、谈判、招议标，协议的起草、审核工作，要建立协议档案，负责协议专用章的管理、使用。依法参与协议纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。第九条每一件协议必须拟定一名重要承办人（经办人）。协议签订必须贯彻到具体的承办人（经办人）。没有具体的经办人的，贯彻到法律事务部办理。承办人（经办人）为签订协议的重要负责人，负责协议的手续办理事宜。承办人（经办人）可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。承办人（经办人）须依法律、法规及本办法进行工作。承办人（经办人）应对自商约起至协议履行完毕全过程负责，期间出现的任何与协议有关的问题须及时与有关部门及法律事务部进行协商，并以承办人（经办人）为主进行解决。协议签订前，承办人、承办部门应对协议草案、附件部分进行审核，签注意见，然后由协议管理员和相关的职能部门负责人审核，并报送分管副总、总经理、董事长审核签订协议。第三章协议的审查与签订第十条公司对外发生超过10000元以上的经济业务必须签订协议。服务类项目5000元以上的、工程类项目5000元以上的、涉及公司基础服务、安全服务的（不管金额多少）必须要签订协议，以明确权利和义务。在协议签订前，承办人（经办人）应对协议另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；欲签协议标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；由代理人代签协议的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运送能力等。必要时应规定其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文献；具有履约信用：过去三年重协议、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。协议承办人（经办人）应根据审查结果填写协议签字卡，并与有关真实资料一同送法律事务部验核。协议对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订协议；必须签订协议时，应规定其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人合用前款规定进行审查。上述所列各种文献为协议不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。第十一条有关部门认为重要的或标的额较大的协议谈判，应当邀请法律顾问等专业人员参与。第十二条协议除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先合用。当事人协商一致的修改、补充协议的文书、电报、电传、图表等是协议的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文献可以作为协议的组成部分，但不得以其替代协议。第十三条协议的起草应参考以下原则：协议的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。协议中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。除特殊情况外，协议文本应当正式打印或印刷制成。协议内出现总金额的，应加注大写金额。协议超过1页的，必须加注页码。协议中涉及的资质证明、计划书、预算书、技术文献、协议、标准、图纸等，应由相关的职能部门负责人审核并签字确认。协议中涉及范围的数字、日期必须说明是否涉及本数字、日期。协议必须涉及以下内容：协议双方的法定名称、地址、电话、法定代表人姓名、代理人姓名、联系方式；项目（标的）名称、数量、质量执行标准，检测标准和方式；价款或酬金，涉及支付方式；履行地点、期限和方式；双方的责任和义务；协议生效时间和条件；争议解决方式或变更、解除条件；附件名称；双方法定代表人或代理人签章。第十四条协议内容要对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。协议内容应当符合我国有关法律法规的规定。第十五条法定代表人授权委托代理人签订协议时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托权限和期限，严禁使用“全权代理”一类的文字。涉及下列协议时，须每次单独一次性特别授权：担保协议；资产抵押、租赁、转让、出售、收购协议；投资协议、股东协议、出资协议；运用外资协议；公司合并、兼并、联营协议；需要授权的其他协议。公司法人授权委托业务，由法律事务部归口管理，授权委托实行一事一委托制度。第十六条协议签订之前，承办人（经办人）应将协议草案及与协议有关的证明材料提请法律事务部审核后，报送法定代表人或授权代理人签署协议。承办人（经办人）向法律事务部报送审查时应当提交如下材料：对方当事人经工商年检的《公司法人营业执照》或《营业执照》复印件；生产、经营许可证和产品质量合格证等有关证件；对方协议签订人的身份证明及履约能力和信誉情况；协议文本草稿（协议文本中的付款条款，应当经财务部门审查批准）；订立协议的依据（涉及但不限于公司领导签署意见的协议签字卡），重大协议要有可行性论证。通过招标方式拟定的协议，承办人（经办人）还应当提交有关招投文献。签订商业协议时，协议后必须附加盖对方公章（不能使用协议专用章代替）的营业执照复印件、税务登记证复印件。如国家对实行协议有资质规定的，必须附加盖对方公章（不能使用协议专用章代替）的相关资质证书复印件。与个人签署的相关协议，必须附对方署名的身份证复印件。商业协议涉及发票的，规定对方必须提供增值税专用发票（或相关专业发票）。第十七条法律事务部在审查协议草案时，可根据需要，规定承办人（经办人）提供与协议有关的补充证明材料。承办人（经办人）应对其提供的材料的真实性负责。第十八条法律事务部应对审查的协议出具协议签字卡。协议签字卡必须有有关审核机构负责人及具体审核人员的签章。对不具有各审核机构协议签字卡的协议草案，法定代表人可拒绝签署。审核意见应明确、具体，严禁使用“原则批准”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对协议草案的否认。第十九条法律事务部对协议的审核内容涉及：合法性：主体合法，签约对方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法，签约对方意思表达真实、有效，无悖法律、法规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容；形式合法；签约程序合法。严密性：条款齐备、完整；文字清楚准确；设定的权利和义务具体、确切；相应手续完备；相关附件完备；附加条件适当、合法。可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。协议承办形式审核：承办人（经办人）无误；符合规定程序；协议文本文字无误，正副本及附件份数齐备。法律事务部认为需审核的其他内容。第二十条法律事务部根据其职责范围对协议签订程序、履行情况及履行结果进行监督。第二十一条承办人（经办人）向法律事务部提交协议草案时，应预留2～5个（含本数）完整工作日供其审核。遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人（经办人）申明理由并征得批准，且延长后累计审核时间最长不得超过10个（含本数）完整工作日。涉外协议的审核时限累计最长不应超过15个（含本数）工作日。第二十二条法律事务部在审核协议草案时，发现重大错误、漏掉、不妥时，应在协议签字卡中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同所有文献退还承办人（经办人）。承办人（经办人）修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。法律事务部结束审核后，应将协议签字卡连同协议草案退还协议承办人（经办人），由协议承办人（经办人）报送法定代表人或授权代理人审核签署。第二十三条法定代表人或授权代理人根据法律事务部的协议签字卡，决定是否签约。决定签约时，应在所有文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。第二十四条公司采用协议专用章制度。签订协议，必须使用协议专用章，严禁以行政公章代替协议专用章。第二十五条法律事务部负责公司协议专用章的管理、使用（涉及登记、发放、回收、备案）。第二十六条数额在100万元以上的协议（销售协议除外）应当送集团公司法律事务处（部）审查备案。第二十七条各部门签订的协议或协议承办人（经办人）外出签订的协议，必须在协议签订后三日内将协议文本送法律事务部备案。协议管理员对有关部门规定在协议上加盖协议专用章时，协议管理员应当审查该协议是否按公司规定履行了协议审查程序；未履行协议审查程序的协议及空白协议，不得加盖协议专用章。根据工作需要，各部门确需外出携带加盖协议专用章的空白协议的，报经公司法定代表人批准。法律事务部负责对空白协议编号并加盖协议专用章。第二十八条公司的各职能部门不得以自己的名义对外签订协议，如因业务需要，必须要以有关职能部门名义对外签订协议时，应由公司法定代表人书面授权。第二十九条任何人不得以任何形式泄漏协议涉及的商业、技术秘密。第四章协议的履行第三十条协议正式生效前，不得实际履行协议。协议生效后，必须全面、及时、实际履行协议，除法律另有明文规定或协议约定外，不得替物履行或转让、转卖协议。第三十一条按照协议规定支付款项时，应当严格按协议规定执行，协议文本上应盖有公司协议专有章和法律事务部审查章。凡没有加盖此章和未经法律事务部审查的协议，财务部不得付款。按照协议规定货到付款的，办理货款时，各部门必须出示有关票据和完备的验罢手续，否则，财务部拒绝办理结算。第三十二条法律事务部对公司的协议履行有监督检查职责，法律事务部应定期对协议履行中的下列事项进行检查。协议一经签订即具有法律约束力，各部门必须认真按协议规定履行，规定做到：对预付款、定金、质保金及货款的结算，要严格按协议规定的时间、金额、方式办理。对供方提供的产品性能及质量保证书等资料，要及时收取，催缴。对作为验收标准的样品，要封存并有专人保管。供应协议货品到公司后或项目竣工后，经办部门须及时组织人员，严格按协议规定的质量和数量标准或工程质量进行验收，并当场制作验收记录。协议履行完毕后，由承办人（经办人）填写“协议履行情况反馈表”，于7日内报法律事务部备案。第三十三条任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行协议时，应立即通告承办人（经办人），承办人（经办人）应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人（经办人）亦应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。异议文献须经法律事务部审核并备案。第五章协议的变更和解除第三十四条变更或解除协议，须符合法定或约定的形式及程序。第三十五条变更或解除协议的告知或答复须在法定或约定期限内作出。第三十六条变更或解除协议未达成书面协议前，原协议有效。第三十七条协议变更或解除的程序与协议签订程序相同。第六章协议纠纷的解决第三十八条协议发生纠纷时，应一方面采用协商、调解方式解决。协商或调解可以达成一致时，应依协议签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依协议约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第三十九条协议发生纠纷时，承办人（经办人）应及时告知有关机构和人员，并报法律事务部备案，同时应迅速收集下列有关证据：协议文本，涉及附件、变更或解除协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；有关的票据、票证；质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；证人证言；其他有关材料。第四十条协议发生纠纷后，承办人（经办人）须及时将纠纷及解决情况报法律事务部备案。第四十一条仲裁或诉讼解决纠纷时，承办人（经办人）应与法律事务部协商拟定代理人、诉讼方案等，并向法定代表人报告。第四十二条调解书、协议书、裁决书、判决书应与协议一并由法律事务部归档，副本或复印本可交承办人（经办人）、有关机构或人员使用。第四十三条对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人（经办人）应及时与法律事务部协商并经法定代表人批准，向人民法院申请强制执行。第七章协议档案管理第四十四条法律事务部和各业务机构应在各自管理权限内对协议签订、审批及履行情况等资料建立档案并对文本妥善保管。协议档案内容涉及：协议文本及份数、各文本存置记录；承办人（经办人）登记；协议附件、协议签字卡及其他有关文献；履行情况记载；纠纷或争议的解决情况记载及有关材料。第四十五条承办人（经办人）员或协议管理人员调动应积极移交其承办的协议资料，各部门应督促其移交或缴存。第四十六条协议档案由各协议管理部门保存至协议履行完毕后一年。一年后，移交给公司