《电算化会计》第7章(工资管理)

《电算化会计》

第7章工资管理系统

第7章工资管理系统学习要点：〔1〕了解工资管理系统的特点、任务、根本功能和业务流程。〔2〕了解工资系统初始化设置的内容，掌握工资工程定义和工资运算公式定义的方法。〔3〕掌握工资数据编辑的程序和方法，学会利用系统自动转账功能结转工资费用。

7.1 工资管理系统概述

工资管理系统应包括以下主要功能：〔1〕进行工资工程设置与工资运算公式的编辑。对工资核算工程的名称、属性等进行必要的设置，对工资工程进行包括算术运算和关系运算在内的运算关系的设置。〔2〕正确计算职员工资。按工程设置逐项录入与编辑工资数据资料，形成各种工资计算数据。〔3〕正确分摊工资费用，并向账务系统传递工资及相关费用分配的记账凭证。〔4〕正确输出工资表、工资条、工资汇总表、工资费用分配表、个人所得税申报表等工资报表。7.1.1 工资管理的任务

工资核算的方法比较简单，每月程序根本不变。从工资核算的流程来看，对工资进行编辑处理和结果报告包括以下主要环节：〔1〕编辑工资工程数据。即根据劳动人事部门的工资核算原始资料，对职员工资信息进行整理和编辑，形成正确的工资数据库。〔2〕按部门、类别汇总工资。即对工资结算单的内容按工资核算的部门或类型进行汇总，并计算、填写工资汇总表、工资分配汇总表等工资表单。〔3〕编制记账凭证。根据按部门或按类别分类汇总工资的结果，编制工资费用分配的记账凭证，并传递到账务系统。7.1.2 工资核算业务处理流程

7.2 工资管理系统的初始设置

工资系统可以与会计软件的账务处理系统中已经存在的账套相对应，也可以独立设置工资处理账套。各套工资数据资料相对独立，分别处理，自成体系。设置工资账套主要有增加核算单位、删除核算单位、修改核算单位根本资料、指定关联的账务处理系统等操作工程。7.2 工资管理系统的初始设置

工资工程是指工资结算表或工资结算单上所列的工资结构类目，包括工资构成工程、计算工资的原始数据工程和中间过渡工程。有些工资工程的名称与数据性质可能长期不会改变，属于固定工程；有的工程名称不变但其数据每月都有可能变动，属于变开工程。某些通用软件中预置一些必需的工资工程，如编号、姓名、部门、应发工资、扣款合计、实发工资等，这些工程一般属于不同类型不同规模的单位所共有。7.2.1 工资工程定义工程设置：〔1〕工程名称。系统对工程名称的定义没有特别的标准，用户可以使用通用或方便的名称定义工资工程。〔2〕工程类型。多数工资管理系统中只提供“字符型”和“数值型”两种属性。一般将不参加工资运算和工资编辑的工程设置为字符型，而将需要对数据进行编辑或需要参与工资计算的工程定义为数值型。〔3〕工程长度。指工程数据在系统数据库内所占用的空间数。〔4〕小数位数。指数值型数据的小数点后需要保存的位数。通常设置为“2”。7.2.1 工资工程定义1．根本工资运算公式的设置工资运算公式是指各工资工程相互间数据运算关系的表达式，一般由工资工程名称与+、–、*、/、=等数学符号构成。例：某企业按所设置的工资工程，对根本工资工程运算公式设置如下：应发工资=根本工资+岗位津贴+交通补贴+物价补贴+地区补贴+通信补贴扣款合计=扣住房公积金+扣养老金+代扣所得税实发工资=应发工资–扣款合计7.2.2 工资计算方法设置2．代扣个人所得税公式的设置我国个人所得税计征标准中确定的税率为9级超额累进税率，计征起点为个人的应计税额扣除根本局部的余额。设置个人所得税计算公式时，需要借助于工资核算系统所提供的相应功能。多数软件的工资系统提供可供用户设置较为复杂的运算公式的函数或条件判断语句。例如，在金蝶软件中，系统提供以下几种条件判断语句：如果……那么……如果完〔IF…THEN…ENDIF〕如果…那么…否那么……如果完〔IF…THEN…ELSE…ENDIF〕如果……那么……否那么如果……那么……如果完〔IF…THEN…ELSEIF…THEN…ENDIF〕7.2.2 工资计算方法设置〔1〕部门档案设置在集成的会计软件中，部门档案一般在账务处理系统中设置，工资管理系统中可直接调用账务系统中的部门档案，同时可直接引用账务处理系统中的局部属性设置规那么。〔2〕职员类型设置职员类型是根据单位内部管理的需要而对全部职员所作的分类。可以将职员区分为经营人员、管理人员、生产人员、福利人员、退休退职人员等多种类型。设置职员类型的直接目的是在工资费用分配中自动设置工资及福利费的分配结转对象。将不同人员的工资费用结转至不同的会计科目或辅助核算工程，以正确归集单位的工资费用。7.2.3 工资工程其他属性的设置7.3 工资数据处理1．编辑工资数据

初次运行软件时，在系统数据编辑界面，将列示所有工资数据的编辑区间，由用户顺序录入初始工资数据。在后续操作中，系统将按用户要求有选择地列示相关职员的原有数据，有编辑权的用户可对其中栏目进行录入或修改操作。

7.3.1 工资数据编辑工资数据编辑中常用的操作方法：〔1〕定位。这是使用户很快寻找到需要编辑的满足指定条件的第一个工资记录位置的方法。用户选择或输入定位条件，系统根据所选的条件将光标移动至满足条件的位置。〔2〕过滤。这是一种根据所输入的条件对当前窗口所显示的内容进行删减的方法。可以通过输入删减条件使系统在当前窗口隐去暂时不需要的职员记录或工资工程，而只显示需要的职员记录或工资工程，从而方便用户对当前内容进行编辑。〔3〕替换。用户通过替换操作对指定范围内的记录中的某一工资工程作规律性的运算，从而一次性更改多个记录数据，实现快速编辑工资数据的目的。7.3.1 工资数据编辑2．工资数据扣零处理工资数据的扣零是指将本月工资尾数留待下月处理的一种数据处理方式。多数工资管理系统具有自动扣零功能。扣零处理的要点是将上月扣零数加上本月工资尾数后将整数局部合并到本月实发工资中，而将尾数局部作为本月扣零保存到下月处理。一般需要在工资数据库中增设“上月扣零”和“本月扣零”两个字段，系统通常采用成批替换字段值的方法进行处理。7.3.1 工资数据编辑根据工资工程间的运算公式，对当前会计期间的工资数据进行计算，从而形成完整的工资数据，并按部门或类别分别汇总工资数据资料，生成工资发放表、工资发放条、部门汇总表、职员类别汇总表以及所得税申报表等根本工资报表和表单。工资计算过程通常有以下几项操作：〔1〕选择会计期间。〔2〕选择计算范围。〔3〕计算工资。〔4〕输出工资报告表。7.3.2 工资计算1．工资转账凭证的定义工资模块中对工资费用自动转账凭证的定义往往采取系统默认设置和系统引导设置等方便用户操作的方式，使转账凭证的设置变得简单而易于把握。通常需要对工资费用结转凭证的以下要素进行设置：〔1〕凭证类型。用于指定工资费用结转业务所生成的转账凭证的类别，一般为转账类型〔2〕摘要。一般只设置一个摘要内容，这个摘要将被这一凭证的每一行共同使用。比方“分配本期工资费用”、“结转工资费用至各本钱费用工程”等。7.3.3 工资凭证编制〔工资转账凭证定义：〕〔3〕会计科目代码。这是工资费用自动转账凭证定义中最主要的设置工程。在设置工资费用科目时，需要按职员类别分别进行设置，即需要直接指定每一类职员的工资费用应结转的会计科目。通用软件也有按部门或按每一职员分别设置费用科目的。实际操作中，对于设置的职员类别，需要逐个设置。〔4〕借贷符号。表示凭证中某工程所涉及金额的方向。〔5〕工资费用栏目。用来表示当前会计科目中所记入的工资费用金额所依据的工资栏目名称。通常为“应发工资”栏。7.3.3 工资凭证编制2．工资转账凭证的编制根据定义的工资费用分配凭证生成当月的记账凭证，并将凭证传递至账务处理系统。软件往往不允许用户在已生成的凭证修改其主要内容，如不允许用户修改工资费用的借方科目以及由用户在工资凭证定义过程中指定的应付工资科目。这样，当审核记账凭证时发现工资费用结转凭证有错时，就需要返回工资管理系统修改自动转账设置，并重新进行工资费用的分配与结转。工资凭证生成过程中涉及的根本操作有分录显示、编制凭证、生成〔或传递〕凭证等。7.3.3 工资凭证编制工资报表的种类：〔1〕工资发放表。〔2〕工资条。〔3〕部门汇总表。〔4〕工资票面分解表。〔5〕所得税申报表。7.3.4 工资报表输出工资报表输出的操作：

在输出工资报表时，可以对输出效果或输出内容进行一定的调整，以使输出的报表符合单位内部核算或考核的需要。〔1〕工资工程排序。是指操作员通过设置而重新排列工资报表中各工资工程的排列顺序。〔2〕职员排序。可通过设置来重新排列职员的顺序。〔3〕工资工程筛选。可由用户对需要反映的工资工程进行挑选，剔除不需要或不便于反映的工资工程。7.3.4 工资报表输出7.4 工资系统效劳系统集成运行时，其效劳功能一般与账务系统的相应功能结合在一起。当系统单独运行时，或对于一些独立性较强的通用工资管理系统，对工资数据都要单独进行相应的维护。〔1〕备份工资数据。每次或每月工资核算完成以后，应将系统内的数据复制到软盘、硬盘或其他存储媒介，这是防止工资核算环境被破坏或工资数据被丧失的最方便有效的手段。〔2〕恢复工资数据。将备份在软盘或硬盘上的工资备份数据，重新复制到系统环境中。〔3〕删除往年工资数据。当硬盘的剩余空间缺乏以保存太多的历年数据时，应考虑删除硬盘中保存的往年数据。7.4 工资系统效劳7.5 本章小结工资核算与管理有其自身的特点，这些特点表现为：工资核算的及时性、准确性要求高，工资管理涉及面较广，工资数据采集要求较高。所以，工资管理系统的主要任务是：及时计算职员工资，正确计提和分配工资费用，同时登记有关的总账和明细账。每个月进行工资计算的程序根本不变，工资核算的这种重复性和规律性为工资核算的电算化处理提供了方便。实行工资核算的电算化处理后，工资处理的精度、速度和灵活性大大提高，从而大大减轻会计人员的工作强度，提高了工作效率。7.5 本章小结工资工程是指工资结算表或工资结算单上所列的工资结构类目，包括工资构成工程、计算工资的原始数据工程和中间过渡工程，如编号、姓名、部门、应发工资、扣款合计、实发工资等。工资工程可以由系统设置，也可由用户根据需要自行增加和修改，这使得工资管理系统既具有操作上的方便性，又具有广泛的适用性。设置工资工程时需要定义的内容有工程名称、工程类型、工程长度和工程数额的小数位数。在设置为数值型的工资工程中，局部工程的数据来源于对其他工资工程的数据运算。因此，定义工资工程后，还需要根据各工程的运算关系定义工资工程间的运算公式。7.5 本章小结工资系统中的职员编码、职员姓名等一般是从账务系统中传递过来的，但需要在工资系统中再补充设置一些信息，或对相关信息进行全面的校核。这些信息中主