文件和记录控制培训

文件和记录控制1目的及意义文件和记录是什么文件和记录的具体要求疑问解答4123Contents2适用范围：适用于所有与管理体系有关的文件和记录控制。目的及意义31-文件一致并有效2-记录及时并正确有章可依，标准规范有迹可循，客观证据文件和记录是什么4管理手册表单/记录QR作业标准WI程序文件QP1级2级3级4级按级别分：公司的文件可分为以下4类WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等按控制分：公司的文件可分为以下2类受控文件非受控文件有受控章无受控章有编号有编号1级-管理手册是什么

管理手册来源与构成：ISO9001：2008《质量管理体系———要求》ISO14001：2004《环境管理体系———要求及使用指南》CNCA-02C-024：2008《机动车辆类强制性认证实施规则—摩托车产品》《摩托车生产准入管理办法实施细则》5版

本：B版修订状态：2次文件编号：SK-01日期：2016年06月13日公司的实际情况行业特点产品类型遵循适用有效原则客户为什么信任？客户凭什么下单？客户长久合作选谁？2级-程序文件是什么程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程6设计/生产运输销售经销商采购生产部配套部质管部…我们要做什么？镜子-查漏补缺！3级-作业标准是什么

作业标准来源与构成：7我们如何做？标尺-标准、统一、无差异来源：由程序文件派生的包括：技术文件、质量计划、工作指引、工艺文件等程序文件要求作业标准编制SK-02-15设计和开发控制程序《零件检验作业基准书》质管部SK-02-08人力资源控制程序《岗位说明书》各部门SK-02-17采购及顾客财产控制程序《合格供应商评定标准》配套部SK-02-18生产和服务提供控制程序《技术通知单》、工艺文件和作业指导书技术开发部4级-记录表单是什么来源：由作业标准派生的各种表单8SK-02-15设计和开发控制程序SK-02-08人力资源控制程序SK-02-17采购及顾客财产控制程序SK-02-18生产和服务提供控制程序6.1市场调查表（经销商）6．1岗位说明书6．1供应商调查评审一览表5．1生产线日计划6.2市场调查表（消费者）6．2培训需求调查表6．2试装委托单5．2生产设备台账6.3市场调查信息反馈报告6．3年度培训计划表6．3合格供应商名录5．3设备定期检查计划6.4产品可行性分析报告6．4培训申请表6．4质量信息反馈、处理单5．4设备故障报修单6.5新产品设计开发任务书6．5培训效果反馈表6．5采购订单5．5设备维修记录表6.6新产品开发建议书6．6供货协议5．6点检表6.7效果图信息反馈报告6．7合格供应商评定标准5．7销售订单6.8评审记录6．8请购单5．8工作联络单6.9评审报告6．9质量保证协议5．9生产领料单6.10设计变更单6．10采购入库/退货单5．10生产过程一致性检查表6.11总体设计布局图6．11技术协议书5．11来料异常通知单6.12设计计算书6．12供应商考核评定表5．12技术通知单6.13设计技术条件及标准5．13零部件汇总表6.14零部件汇总表…5．14出口订单评审表我们做了的证据呢？客户：看-问-听文件和记录是什么9客户为什么信任？客户凭什么下单？客户长久合作选谁？我们要做什么？镜子-查漏补缺！小结：形成良性循环我们做了的证据呢？客户：看-问-听我们如何做？标尺-标准、统一、无差异

明确职责1.办公部负责管理手册、程序文件的发放、更改控制和管理，内部审核和管理评审记录的管理以及对过期记录的统一销毁。2.各部门负责本部门文件的编写、控制和管理及记录的控制和管理。文件和记录的具体要求

文件类型、文件编号、正文构成要素、格式字体、审批及受控…编写发放发放对象、发放/回收登记使用分类与检索、贮存管理、更改、作废11

文件类型、文件编号、正文构成要素、格式字体、审批及受控…编写12办公部统一负责文件和资料的分类和编号工作。

文件类型、文件编号、正文构成要素、格式字体、审批及受控…编写13文件类别编号方法备注管理手册SK-01程序文件SK-02-$$“$$”表示顺序号，如：01、02…

作业标准SK-03-&&##$$由程序文件派生的作业标准，包括技术文件、质量计划、工作指引、工艺文件等；“&&”表示部门字母号别；“##”表示车间区别码，如01表示一车间；“$$”表示顺序号，如：01,02,03…。各种表单SK-04-&&##$$△△□□□

×由作业标准派生的各种表单，“&&”表示部门字母号别；“##”表示车间区别码，“$$”表示记录文件的类别识别码，如在配套部记录文件中09为采购计划表，10为采购合同，11为送货计划；“△△”表示记录文件形成的年份，“□□”表示当年形成的同类文件的流水顺序号，“×”表示相关主文件的基础上形成补充文件或次生文件顺序号，如：某某供货合同的编号为SK-04-BT021013009,代表的是：森科、记录文件、二车间配套部、供货合同、2013年签订、第9份，如果在这份合同签订后，双方又在此基础上签订了补充合同，则此补充合同沿用主合同前面的文件编号，另行在“×”项中，第一份补充合同则编号为01，第二份为02，依此类推；还有一类次生文件，编号时与补充合同一并沿用同样规则，按形成的时间排序，如《质量保证协议》，其形成的前提也是针对的某具体供货合同，属于与此合同相关的次生文件。外来文件WL-&&&-$$$$1.“&&&”表示顺序号，如：001,002,003…；2.“$$$$”表示年号，如：2011,2012,2013…产品企业标准Q/LGV-$$$$“$$$$”表示顺序号，如：0001,0002,0003…产品图样ERP零件代码对应

文件类型、文件编号、正文构成要素、格式字体、审批及受控…编写14各种文件编号、版次应写在每页的右上角********工业有限公司受控文件E（）（）

文件类型、文件编号、正文构成要素、格式字体、审批及受控…编写**********工业有限公司受控文件Y（）（）15发放发放对象、发放/回收登记管理手册程序文件办公部发放产品技术文件技术开发部发放记录：《文件发放登记表》《文件回收登记表》《文件补发申请表》《收文登记表》适用于外来文件其它各部门的文件办公部统一编号后发放外来文件办公部发放16使用分类与检索、贮存管理、更改、作废1）字迹清楚、内容完整、数据准确，不得有其它与记录无关的图文，记录不能涂改，只能用笔划改并由更改人签名确认，防止损坏和丢失。2）注明记录日期，记录者签名，有审批要求的需经审批后才生效。办公部将各职能部门的记录汇总成《记录一览表》，表中标明记录的编号、标识部门、保存期。各部门办公部各部门各职能部门按照统一编号和标识原则,将本部门的记录编目和标识，并按规定的保存期收集。17使用分类与检索、贮存管理、更改、作废1按月整理成册2贴上封面2.1记录名称2.2记录时间2.3保存期限