第一章 绪论 课件 《职业秘书实务》同步教学

第一章绪论

第一节秘书的含义

第二节秘书的分类

第三节现代意义上的秘书的诞生

第四节秘书工作的发展趋势第一节秘书的含义一、秘书的定义

秘书是上司的助手？

秘书是上司时间的管理者？

秘书是上司的传声筒？

秘书到底是什么？

秘书是为领导人创造最佳决策环境的人。二、秘书的作用领导人所需的决策环境可分为硬环境和软环境，或者可称之为有形环境和无形环境。良好的硬环境，就是指领导人的办公室要整洁、舒适，这就需要秘书为他们整理办公室、接转电话、招待客人甚至处理一些私人事务。所谓良好的软环境，就是指领导人在决策过程中，要有充分、及时而又准确的决策信息，这就需要秘书为他们收集和整理各种信息。第二节秘书的分类

助理＝a＋b

秘书＝b＋c

文员＝c＋d

说明：a部分工作是指参与企业经营决策、协调各方面的关系和秘书部门管理等工作；b部分工作包括上司办公室的管理、文件起草、信息收集、日程安排、上司出差准备等工作；c部分工作包括接打电话、接待客人、收发邮件等工作；d部分工作主要是负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。（图1-1）

第三节现代意义秘书的诞生

作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在打字机发明（1808年由意大利人佩莱里尼·图里发明）之后才正式形成的。

长期以来，速记和打字是秘书的两大基本技能。

欧美国家的女性秘书真正引起社会关注是在第一次世界大战期间。

在发达国家，女秘书的比例一般在90％以上，我国女秘书的比例也越来越高，这一点在快速成长的民营企业中尤为明显。

由于性别特点，男女秘书在工作中各自具备优势：男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定优势，并且还有方便陪同上司出差和应酬等优势；女性秘书有工作细心、善于沟通等优势，这常常让上司的工作受益匪浅。第四节秘书工作的发展趋势一、秘书工作的综合化由于企业经营活动日趋复杂和多样，上司对秘书工作有了许多新要求，秘书工作开始呈现综合化的趋势。二、秘书工作的信息化

信息化进程的加快要求使用这些硬件的秘书本身的“软件”也升级配套，即秘书一方面要有更好的组织协调能力，另一方面要有更好的表达能力，包括口头的和书面的。三、秘书工作的国际化（一）全球化的时代海外投资迅速增长，如今中国的工业产品遍布全球，已成为“世界工厂”。（二）提高外语水平企业收接外文的传真、电子邮件、电话和接待外国客商来访需要秘书在平时就要注意学习外语，特别是学习英语。（三）加强国际文化素养秘书至少应对国内外政治、经济动向具有敏锐的洞察力，具备与外国人打交道时必要的知识和语言能力。第二章秘书的基本条件

第一节从事秘书工作的职业准备

第二节从事秘书工作的思想准备

第三节秘书必备的品质

第四节秘书必备的能力

第五节秘书的仪表

第六节秘书必备感的情商

第七节秘书的从业要求——保密

第八节领导人选择秘书的标准第一节从事秘书工作的职业准备

一、必须是成熟的白领

作为秘书，他(她)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如图2—1所示。

白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神上的自立，就是指当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题，而不再像做学生时那样依赖父母、老师、同事和上司。

二、必须能自觉进行自我管理

自我管理包括学习管理、时间管理、健康管理、感情管理、金钱管理等内容。第二节从事秘书工作的思想准备

一、秘书新人工作的特点

工作“简单”

工作繁重

待遇较“低”

工作“清闲”

二、注重自我提升

充分发挥主观能动性

提高工作的含金量

充分发挥职务优势

在“打杂”中创造机会第三节秘书必备的品质

一、认真

秘书不仅要遵守单位的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，因为秘书在领导身边工作，他们对秘书的要求自然更严、标准更高，他们不可能容忍秘书工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。

二、诚实

不管秘书经验多么丰富，在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。出了错，马上道歉，这就是诚实。

三、谦逊

如果秘书没有谦逊的品质，职务上的优越感就会让她滋生出骄横跋扈的毛病。因此，秘书必须谦逊，绝对不允许自己滋生出“高人一等”的感觉。

四、合群

秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到给领导安排工作日程，几乎每项工作都需要各部门的协助配合。因此，秘书必须合群，与周围同事保持良好关系，建立关系网，获得好人缘。

五、宽厚

秘书应该性情温和，待人友好。在工作中遇到难以沟通的情况时，应学会换位思考，不要以上司的权势压人，强迫对方接受自己的意见。

六、自信

秘书的自信一般不会挂在嘴上，也很少写在脸上，多是化作了行动。秘书只有自信才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。

七、缜密

秘书在工作中必须缜密周到，养成事事考虑在先的习惯，将工作中可能出现的各种意外状况都考虑在内，留有余地，事事考虑在先。

八、有上进心

上进心表现在两个方面：一方面是自我学习能力强，二是非常注意自我完善。

九、幽默风趣

秘书在工作中应机智并富于幽默。但幽默只是工作中的调节剂，若为了幽默而幽默，就会给人留下一个只会耍嘴皮子的轻浮印象。第四节秘书必备的能力

一、判断能力和执行能力

能分析问题、具备解决问题的常识和经验、能迅速采取行动。

二、理解能力和洞察能力

秘书需要有准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果秘书能站在上司的角度看问题，那么，秘书不仅能理解上司对自己各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。

三、信息收集能力和写作能力

秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告，必要时要对信息进行分析总结并写成专题报告，这就需要相当水平的写作能力。

四、交流沟通能力

处于企业管理神经枢纽的秘书，如果没有相当的交流沟通能力，那就难以发挥出协助作用，自己的工作也难以开展。

五、OA操作能力

由于科技的进步和互联网的渗透，办公自动化(Officeautomation简称OA)程度已经越来越高；OA机器对秘书来说己经是不可缺少的工具，如何有效地运用办公自动化设备为上司的决策服务，它实际上反映了秘书自身工作能力的大小。第五节秘书的仪表

一、装扮的基本原则

保持大众化

切忌标新立异

保持蓬勃朝气

二、基本的仪表要求应注意以下几个方面：发型、化妆、饰品、手表、鞋、服装等。

三、举止优雅

秘书是企业领导人的助手，是企业形象的代言人，所以一定要注意自己给他人留下的印象。要想给别人留下美好而又深刻的印象，就要举止优雅得体。

四、健康的生活方式

化妆品和服装的应用都可以使人变美，但只有自然的由内而外的美才是健康的美。为了保持健康美，秘书在日常工作和生活中应注意养成一些良好的习惯。第六节秘书必备的情商

一、情商的定义

情商是一种人们在识别自己和对方的感情的基础上调整自己与对方行为的能力。

二、情商的构成

情商是由识别自己感情、识别他人感情、转换用感情、理解感情和调整感情这五种能力构成的。注：情商理论随时在进步。

识别自己感情

识别自己感情的能力是一种人们清楚地知道自己正在被什么样的感情支配着的能力。识别他人感情

识别他人感情是一种人们通过表情、声音、姿势等肢体语言读懂对方的感情处于什么样的状态的一种能力。转换感情转转感情是一种人们采起行动将自己（或对方）的感情保持在与目标（或环境）相适应的状态的能力，也就是人们常说的快速进入角色的能力。（注教材中称之为“利用感情”。）

理解感情

理解感情是一种人们与对方感情相通的能力。

调整感情

调整感情的能力是一种人们在完全理解对方感情的基础上，利用这种感情来解决问题的能力。

三、情商的作用方式情商是一种感情运动，它就像一台超高速计算机在人们头脑中瞬间完成处理程序，几乎没人能感觉到“现在我正在发挥情商的作用”；它总是往复循环地在发挥作用，它的五种能力关系密切，相互补充，共同作用。

四、情商的三大特点

第一，情商是每个人生来就具备的素质。

第二，通过训练，每个人的情商都可以得到不同程度的提高。

第三，情商能让人根据具体情况采取适当的行动。

五、情商作用五步曲

第一步：识别自己感情——我现在是否已经冷静下来了？

第二步：识别他人感情——对方现在在想什么？

第三步：转换感情——对方为什么会有这样的想法？

第四步：理解感情——对方下一步会怎么办？

第五步：调整感情——自己应该采取什么样的应对措施？

六、情商是秘书职场的核心竞争力

秘书的责任是为上司创造良好的决策环境，为上司创造良好的决策环境的能力又称为广义的信息收集能力，而这种能力的高低又取决于秘书处理人际关系的能力，因为秘书只有与各方面保持良好的关系才能及时收集到有用而完整的信息，否则对方不予提供或敷衍了事。而人际关系的处理能力实际上就是情商。

七、情商与智商的关系

如果把情商比作为人们头脑中的操作系统的话，那人们的智商（包括知识、技能、经验等在内）就是在这个操作系统上运行的应用软件。如果人们的操作系统出了问题，那在这上面运行的各种应用软件自然就不能很好地工作。第七节秘书的从业要求——保密

一、保密应是秘书的职业习惯

由于秘书的主要工作就是为上司处理大量的日常性工作，因而在有意和无意之中知道了大量的机密。所以，秘书一定要有一种职业性的警惕性，关于工作方面的事，尤其是人事问题，即使对于自己的家人也不要多谈。

二、日常保密

秘书要做到防止外人窃取本公司的机密并不难，难的是要防止平时的无意识泄密。特别是一些年轻的女秘书，常常在闲聊时提及自己的上司。作为秘书平时就要养成“嘴紧”的习惯。“嘴紧”往往也是一个秘书得到上司信任的前提。

三、电子信息保密

用载有机密信息的电脑上网，你的资源可能会被别人“共享”；电脑“黑客”的频繁入侵，会导致机密大量外泄。为防止上述情况发生，秘书在日常工作中应注意保密。

四、保密不是封闭

秘书必须有一种职业警惕性，但也不能草木皆兵。第八节

领导人选择秘书的标准

一、看着舒心