酒店宾馆采购控制程序

***宾馆质量与环境管理体系手册采购控制程序章节7.4页码1/4版本A/0修改时间1目的对宾馆服务物资采购、劳务服务提供及供方进行控制，确保采购的物资和提供的劳务服务符合规定要求，以保证服务质量。2适用范围适用于宾馆对影响服务质量的物资采购、劳务外包及其供方的控制。3职责3.1财务部负责宾馆服务所需物资的采购及对供方的评价。3.2办公室负责对外包服务的供方进行评价控制。3.3商场负责对销售商品的采购进行控制，对商品供方进行评价。3.4餐饮部负责食品采购进行控制，对供方进行评价。3.5管理者代表负责对合格供方名录进行审核。3.6总经理负责批准合格供方4程序4.1宾馆服务物资的采购（不含商场销售的商品）4.1.1采购物资分类：a)重要物资——对服务质量会产生重大影响的物资，如所有食品、日常服务所用客房用品、保安消防器材、清洁用品等；b)一般物资——对服务质量产生一般影响的物资，如维修工具、检测设备等；c)财务部按采购物资分类，对服务所需的采购物资填写《采购物资分类明细表》。4.1.2合格物资供方的条件：a)应是工商部门注册的合法经营者；b)具备提供合格商品的能力；c)具备良好的供应物资业绩；d)具有质量保证能力的证明；e)价格合理；f)服务良好。4.1.3合格物资供方的评价与选择：a)对采购物资供方的控制程度和方式，取决于物资类别极其对服务质量的影响；b)对重要物资采购的供方，由财务部会同使用部门及企划部共同评价，填写《供方评价记录表》。对于同类物资，一般根据物资的质量、价格、服务等情况选择2~3家供方；c)对零星采购或一般物资采购，检验人员对采购物资的验证即为对供货商的评价；d)经评价合格的供方，由财务部填写《合格供方名录》，报管理者代表审核，总经理批准，财务部建立相应的档案，记录其质量情况。4.1.4合格供方的定期评价财务部对所选用的合格供方，每年组织使用部门及企划部进行一次再评价，并填写在《供方评价记录表》的“年审意见”拦内，依此更新《合格供方名录》。4.1.5对重要物资的供方，如连续两次出现质量问题，财务部应填写《纠正和预防措施处理单》通知供方采取纠正措施，如果没有改进，则应取消其供货资格。***宾馆质量与环境管理体系手册采购控制程序章节7.4页码2/4版本A/0修改时间4.1.6采购实施4.1.6.1采购计划财务部根据各部门需要及库存情况，编制《月采购计划》，经财务部经理审核、报总经理批准后实施采购。对于临时采购的物资，相关部门填写《临时采购要求单》，报总经理批准，交财务部实施。200元以内的临时采购，报财务部经理审批即可。4.1.6.2采购a)财务部根据批准的《月采购计划》、《临时采购要求单》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方进行采购；b)第一次向合格供方采购重要物资和批量的一般物资时，应签定采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；c)财务部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；d)采购员应该核实提供给供方技术要求是否有效，将《采购单》确认以后实施采购。4.2商场的商品采购4.2.1各商品组根据销售和库存情况，制定采购计划，由商品组长审批并执行采购。4.2.2对重点监控商品，包括：黄金、珠宝、食品、化妆品、电工产品、进口商品、可能投诉率高的商品，及与商场签定长期合同的商品，由商场统一制定采购计划，安排采购。4.2.3商场统一负责对供应商品的供方进行评价和控制，执行4.1条款的有关规定。4.3餐饮部对食品的采购厨房主厨根据次日食谱及库存情况，制定第二天的生鲜食品采购计划交仓库管理员核实后，报餐饮部经理审批，有餐饮部采购员实施采购。餐饮部经理负责组织对物质供方评价并批准《合格供方名录》，执行4.1条款的有关内容。4.4对服务外包的控制4.4.1宾馆目前服务管理工作中有如下外包服务项目：a)公共区域清洁、排污；b)部分重要设备、设施维修、保养；c)绿化；d)房屋维修、保养；e)外勤保安。4.4.2合格外包服务供方的条件：a)服务项目供应方是工商部门注册、具有法人资格的经济实体；b)有从事过类似服务项目的优良业绩；c)良好的质量保证能力；d)有承担相应服务项目的工作条件和实力。4.4.3对首次承担服务项目外包供方的评价外包服务供方在提供服务之前，应向办公室提交对承包服务项目的服务报告，报告内容必须有服务供方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量***宾馆质量与环境管理体系手册采购控制程序章节7.4页码3/4版本A/0修改时间保证条款等。宾馆办公室应组织接受服务部门及企划部对其服务项目进行考察、试用、取证、评价，填写《供方评价记录表》。4.4.4对长期服务项目外包供方的定期评价办公室负责每年一次组织服务接受部门及企划部对其相应服务项目承包方进行再评价，填写在《服务供方评价记录表》中“年审意见”栏内。其他各项要求，均参考4.1条款对供方控制的有关要求执行。4.4.5服务承包合同的签定由办公室确定相应分包服务方式，按授权范围签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。4.5物资采购的信息4.5.1应包括物资采购的信息：a)对物资的质量要求（各类标准或规范、图样等技术文件）；b)对物资的验收要求；c)其他要求，如价格、数量、交付等。4.5.2适当时还包括：a)对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或鉴定的要求，如产品的安全认证、委托检测等。b)适用的质量管理体系要求。4.5.3宾馆的物资采购文件应充分反映采购物资的信息，它包括：《月采购计划》、《临时采购要求单》、《采购物资分类明细表》、《采购单》、《采购合同》及附件等，由财务部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。4.6服务外包的信息办公室应对每一个合格的服务供方建立档案，包括如下信息：a)法人资格证明文件；b)服务业绩证明材料；c)相关部门提供的服务质量报告；d)对供方的评价记录。4.7采购物资的验证4.7.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：a)由企划部进行进货验证；b)由宾客现场验证（如鲜活食品的验证等）；c)由本宾馆在供方现场验证。对情况c)，财务部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。对供方的控制方式和程度，取决于供应物资类别及其对服务质量的影响。4.7.2验证活动可包括：检验、测量、观察、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。4.7.3宾客的验证不能免除本宾馆提供合格产品的责任。4.8对外包服务供方的服务验证a)办公室负责对所有服务外包供方提供的证实材料及经济责任能力和工作能力予以证实。企划部负责对服务供方的实际服务业绩予以验证；b)对服务项目供方的控制方式和程度，取决于服务类别及其对服务质量的影响。***宾馆质量与环境管理体系手册采购控