办公用品管理办法(初稿)

办公用品管理办法（初稿）

为规范公司办公用品的申购、采购、库管、领用、盘存、交

接和核销程序。管理有序，操作流程明晰，责任明确，提倡节俭,

避免浪费，特制订本制度。

一、办公用品的分类

依据公司办公用品的特点，将办公用品分以下六大类。

一）低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶

带、票据袋、大头笔、割刀、档案袋、大头针、图钉、回型针、

橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹

子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本等。

二）一般办公用品：线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话

机、档夹、裁纸刀、印泥、鼠标、键盘等。

三）办公设备：电脑、复印机、打印机、一体机、装订机、

投影仪、照相机、摄像机、传真机等。

四）办公电器：空调、电风扇、取暖器、饮水机、热水壶等;

五）办公家具：办公桌、办公椅、茶几、沙发、文件柜等。

六）清洁用品：扫帚、帚帕、垃圾桶、垃圾袋、水桶、水瓢

等。

二、办公用品的申购

（一）公司指定专人（以下简称“专员”）负责办公用品的申

购、采购、管理、领用、盘存、交接等工作。

（二）低值易耗品、一般办公用品、清洁用品的申购。

由专员在每月25日前清点库存，并收集各部门的需求计划,

依据库存和需求计划集中编制次月的上述三类办公用品的申购计

划，以申购单方式按照审批程序执行。物品单价小于200元或单

次申购计划总价小于1000元审批流程为：申请人拟定申购单-行

政人事部；单价大于200元或单次申购计划总价超过1000元的审

批流程为：申请人拟定申购单-行政人事部-总经理。其审批权限

按照财务制度执行。

（三）其他办公用品采购计划审批程序。

其他办公用品即时申请，其审批程序参照第二条执行。其审

批权限按照财务制度执行。

（四）行政人事部建立集团公司各部门的低质易耗品、一般

办公用品及清洁用品的电子台账（每月存一次纸质台账）。

（五）行政人事部建立公司各部门办公设备、办公电器和办

公家具的电子台账（每月存一次纸质台账），以便对固定资产类办

公用品进行管理。

三、办公用品的采购

（一）低值易耗品、一般办公用品和清洁用品的采购。由行

政人事部专员拟定申购计划，申购流程审批完成之后，在“京东”

网站采购，原则上第一选择京东自营商品，若需采购商品未在京

东自营范围内，可通过比价方式选择其他优质商家或线下定点供

应商出采购。

比价原则：公司由行政人事部和财务部共同选派2人以上进

行询价，原则上不少于3家供应商进行比价，选择质量可靠、价

格合理、服务便捷的供应商，实行每月结算的方式，并签订购销

协议由专员实施采购，原则上一年一定。（比价表详见附表三）

（二）办公设备、办公电器、家具的采购。依据比价原则选

择一家供应商。

公司由行政人事部和财务部共同选派2人以上进行询价，不

少于3家供应商进行比价、议价，选择质量可靠、价格合理的供

应商，签订购销协议由专员实施采购。超过10万元以上的按照公

司招投标管理办法执行。

（三）采购借款和报销。

1.公司办公用品采购流程按照财务制度审批程序借款和报

销。

2办公家具、电器和设备等固定资产类，按照集团公司办公用

品采购流程执行；

四、办公用品的管理

（-）库存管理

1.低值易耗品、一般办公用品、清洁用品的管理。

公司由行政人事部专员建立入库（并进行登记品名、数量、

单价、进货单位及时间等）、出库的电子台账和纸质台账。（入库

台账登记表格式详见附表四，领用登记表详见附表五）

2.办公电器、办公家具的管理。

公司由行政人事部专员建立入库（并进行登记品名、型号、

数量、单价、进货单位及时间等）、出库的电子台账和纸质台账。

此程序接受督查。

3.办公设备的管理

公司行政人事部专员建立入库（并进行登记品名、数量、单

价、进货单位及时间等）、出库的电子台账和纸质台账。

（二）领用管理

1.低值易耗品原则上不需审批可直接领用。

2.一般办公用品、清洁用品、办公设备、电器、家具领用时

需部门负责人签字认可。

3.员工离职办理完移交手续所领用的办公用品，须及时交回

行政人事部，以便于办公用品的统一管理，避免重复购买。

（三）移交管理

1.除低值易耗品外，员工离职时均需办理移交手续。

2.员工内部调动，电脑、办公桌椅需办理移交手续。

五、办公用品的盘存

（一）每月25日前，由行政人事部专员对库存盘查、清理，

做到账物相符。

（二）每年的12月25日前，由财务部会同行政人事部专员

对库存共同盘查、清理、核对，做到账物相符。

六、办公用品的报修

（一）公司的办公设备、办公电器由行政人事部专员统一衔

接售后服务（见网络管理办法相应条款）、维护维修事宜。并建立

维护维修记录台账。

（二）各使用人的办公设备出现故障和损坏，应第一时间申

请维护和维修。

（三）报修程序

1.无需花钱的售后服务无需审批。

2.50元以下的维护和维修由行政人事部审批。

3.50元-5000元的维修按照以下审签程流程执行：专员拟定

报修申请-行政人事部负责人审签-总经理审签。其审批权限按照

财务制度执行。

4.5000元以上的维修申请按照公司招投标管理办法执行。

七、办公用品损坏责任

（一）非人为损坏、正常使用的故障和不可力抗的损坏，不

追究损坏责任。

（二）非故意的人为损坏，由专员和财务部共同鉴定后，按

照公司和责任人分别承担50%的损失。