3秘书办文篇课件

第四章公文处理程序公文处理的基本原则与行文规则

基本原则：1、政治性。行政机关公文处理的政治性是与行政公文的政治性紧密相连的。由于行政机关公文处理工作是与国家政权机关密切结合，并由国家政权机构具体承担的，因此在行政机关公文处理工作中一定要牢固树立政治观念。

2、实事求是。这是我们一切工作的出发点和基本指导思想，《办法》将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则，我们应当坚持贯彻执行。在拟制文件、承办来文、制定政策规定中，都要坚持一切从实际出发。

3、精简、准确。精简就是要压缩文件数量，提高文件质量，准确确定发文范围。行文要确有必要性，防止文件过长，套话、空话、废话连篇，不能随意扩大文件分发范围。准确，即指公文制作过程中的实事要准确无误，制定的政策规定要有针对性；又指公文的分发、投送传递、分办批示要准确无误。

4、及时、高效。就是要讲求公文处理的时效性，做到迅速、快捷，不得积压、拖延。

5、安全、保密。行政机关的公文大多是国家意志、活动的书面形式，是国家机密的集中体现，这就要求在公文处理中密级文件不得泄密，一般文件也不能遗失。行文规则：

1.根据机关之间的工作关系行文

2.正确选择行文方式

3.正确选择主送机关和抄送机关

4.贯彻党政分工原则

5.符合联合行文的规定

6.制发请示和报告的规则

7.贯彻精简文件的原则第一节文书的拟撰本节要点一、公务文书的概念和性质二、党和国家关于公文规范的有关要求三、公务文书的体式秘书起草撰写公文与撰写其他文章不同，公文撰写有严格的规范要求，这是秘书在“办文”中，尤其是在撰文中必须遵守的。一、公务文书的概念和性质由于公务文书概念的不同，使其具有了不同的性质。袁世凯批准“二十一条”的文书（一）公务文书的概念公务文书有广义和狭义两种理解。具体的内容如下（见图4-1）。图4-1公务文书的定义广义狭义公务文书的定义党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文公务文书是专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书

广义：这样的公务文书种类很多，随着现代社会公务交际交往和现代文字处理技术的发展，还有新的文种出现。狭义：它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。一般特指在国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。《办法》指出，“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”（二）公务文书的性质

根据公务文书有广义和狭义的划分，其性质有如下的分类，如表4-1所示。表4-1公务文书的性质

按定义划分公务文书的性质概念广义公务性是指以组织名义或组织领导人、法人名义发文，文书的内容是组织的公务工作和活动实用性是指公文的内容对组织贯彻决策、推行管理、落实事项有实际使用价值，起实际作用规范性是指这类公文在组织往来中有约定俗成的行文语言、成文格式、文种要求等续表按定义划分公务文书的性质概念狭义政治性是代表国家行政机关行使职权，集中体现国家的根本利益职权性是代表行政机关的职权，实施管理职能。其制作的公文，所管辖的范围内，具有法定效力政策性是其制发机关所管辖的各级各类组织的办事依据。本身既在传达党和政府的方针、政策，又在贯彻、执行方针、政策传播性是信息的载体

国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写作和处理（见图4-2）。

二、党和国家关于公文规范的

有关要求图4-2党和国家公文规范的有关要求国家行政机关公文处理办法中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文格式三、公务文书的体式《国家行政机关公文处理办法》严格规定了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严格依法行文。其他组织的公文为庄重规范起见，也形成了相应的体式要求。公文的体式由以下四部分组成（见图4-3）。图4-3公文的体式的组成部分（一）公文的结构公文的结构可以包括以下部分（见图4-4）。图4-4公文的结构发文机关标识

发文字号公文标题附件成文日期正文公文生效标识受文者印发说明发文机关标识：其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两种形式：一是作为文头（又称版头），多采用大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成；二是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文时，主办机关排列在前。发文字号：作为专指性很强的文件代号，为检索和引用文、件提供便利，同时也便于对文件进行统计和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号构成，如国办发199828号，意为该文件系国务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之下、正文之上靠右的位置。公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间通常用介词“关于”、“对”连接，在事由与文种之间用助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。题注的写法是在公文标题之下标注。受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关，即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责任的机关。标注受文者时，应使用全称、规范的简称或统称。

正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正文的内容一般要求做到一文一事，正文的结构通常包括开头、主体、结语三部分。附件：可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。附件说明指为附件所做的标记，用以注明附件的顺序和名称等，以便查阅和保存附件，防止附件散乱、丢失。另外为使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解释、说明的名词术语，通常在附注中加以注解。

成文日期：通常以领导人签发的日期作为公文的成文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准。一般情况下，公文开始生效的时间是以成文日期为准的。公文生效标识：分为两种形式：其一是印章，指作为机关公文权力象征的图章；其二是签署，指有权签发公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名（或代以签名章）。需要说明的是，多数公文是盖印表示生效；有些是签署表示生效；有的需要盖印和签署同用；有的则都不需要。（二）公文的标记

公文的标记由以下部分组成，如表4-2所示。表4-2公文的标记公文的标记概念主题词是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。主题词的标引应将以公文内容为特征的主题词写在前面，表明文种的主题词写在后面印发说明又称版记。是对公文印刷、制作、发出情况的介绍与解说。其作用是明确公文印制质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承印、承发单位联系提供便利公文的标记概念份号是对根据同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码密级标识是表明公文保密等级的标识符号，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限紧急程度标识指表明对公文（包括电报）送达和办理的时限要求的标识符号续表（三）公文的格式

为了维护公文的严肃性、法规性，对公文中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识规则。行政机关的公文参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。（四）公文的文体《办法》中规定公文应当做到：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文体应当以说明、叙述和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语言，可以有通行的口语，不用俗语和土话。公文的文体力求庄重规范。第二节文书的处理《办法》中规定的收发文处理程序

“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须规范化。一、《办法》中规定的收发文

处理程序文书的收发传递处理工作是秘书部门的重要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优质服务，以保证各项工作的顺利进行。（一）发文的处理程序

机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在日常生活中，主要按一下程序进行（见图4-5）。图4-5发文的处理程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发发文的处理程序草拟草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。从秘书“办文”工作说，草拟是发文的第一个环节，也可以是收文中“承办”的继续，秘书承办的就是草拟文稿。1拟稿1.应使用统一格式的拟稿纸,并一律用钢笔或毛笔书写(不得使用红墨水),字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿,应清稿誊正。符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定,应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短,涉及紧急或秘密事项的文件应准确标定紧急程度或密级。人名、地名、数字、引文应准确无误。2.时间应写具体年月日。除成文时间、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。引用公文要先引标题,后引发文字号。公文使用规范简化字,不使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称,并注明简称。草拟全文,须按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔。公文稿纸亦应符合要求,不得用不符合存档要求的纸、笔草拟公文。

审核

审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。一般由秘书部门指定有经验的、思想业务水平和文字水平都比较高的秘书负责，所以也叫“把关”或“把口”。核稿的目的是为了保证文书质量，节省领导或上级的时间和精力。所以，核稿必须认真负责、全面细致。2

审核的重点内容包括以下六种（见图4-6）。图4-6审核的内容审核的内容看文件内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法令规定，是否符合“一文一事”的规定看文字是否通顺准确简明看涉及有关部门或单位的问题是否协商一致看提出的要求措施是否明确具体切实可行看用什么名义和格式行文，是否符合规范要求看有无发文的必要

随着目前经济活动的扩大，在企业、公司中，已不可能有一套秘书班子来撰文，也不再有专门“把关”的负责人。秘书写文书，往往自己把关、自己核查。这就要求秘书有较高的文字水平和较强的文书处理能力，力争送上的文书，不必改动或稍加修改就可以走入下一个环节。

签发签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。签发人对要签发的文书全面负责，所以签发之前必须认真审核。

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从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢？主要内容有以下三点。对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。123

签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书来说应做好一下三点（见图4-7）。图4-7秘书在签发中的任务秘书在签发中的任务准确理解签发中的修改意见或批示，在进一步修改公文时，以最准确的文字，体现领导签发的意见秘书要选准呈上签发的时间准确地确定要签发的文书，因为有的文书并不需要签发复核

2001年1月1日施行的《办法》在“签发”之后加入了“复核”环节。《办法》第五章“发文办理”第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。这实际上给了秘书部门对文书的又一次把关的机会，也增加了秘书部门对所发文书的责任。复核的重点在于文书的形式和程序。4缮印

缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工，制作文书的正式的过程。缮印就是由定稿制成本份文书的正、副、存本的过程。缮印有各种不同的简捷方式，可以先通过文字处理机或电脑，经编辑排版，使定稿在体式上规范化。如果发文数量小，可以直接打印、复印，数量多的，可以用轻型印刷或激光照排技术。5下面介绍文书稿本的主要称谓（见图4-8）。图4-8文书稿本的称谓草稿定稿正本副本存本

草稿：是文书的原始稿本，反映了文书的撰制、起草过程，主要供修改、讨论、审批使用。草稿不是正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式上不正规、不规范，而主要是指相对正式文书而言，它在内容上还是不成熟的、不完善的文书。定稿：是正式文书的依据稿，是经领导、上司审阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过的稿本，也就是草稿经过签发和复核后形成的稿本。“定稿”仍是稿，内容上已经确定，一般不经领导同意秘书不能再加更改，但是它不具备“本”的形式，要经过从“稿”到“本”的技术处理，才产生正式文书。正本：是根据定稿印制或编写的向外发出的文本。在办文中，正本具有法定的实效。副本：是根据正本另行复制的文书。实质上，副本与正本在办文中有许多不同。副本主要用来代替正本供传阅、参考、备查使用。对于上行文，正本是主送给有关批准、审阅的收文机关的，副本是抄送用的。这样，批示、批准、批复意见，应见诸正本。仅仅是传阅、备查的副本，可以是复印件，印迹也可以复印。存本：存本是发文机关留存的印制本，是正本的留查样本，存本一般可以不加盖公章，留存的份数由秘书根据需要定。

秘书可以根据自己工作中办文量的实际情况，配备相应的办公室印刷设备。一般大量的文书缮印由专门部门制作，少量的由秘书本人制作，秘书也必须掌握桌面印刷技术。秘书在缮印环节中，还要做好文书的校对。校对是以签发的定稿为基准，对缮印本进行核对，在各方面保证文书准确无误。秘书对缮印要做到准确、清晰、整洁、规格统一、印刷及时。要对原稿负责，如发现有疑误，应与核稿人员研究，不得擅自改动。每件公文从文号、标题、主送机关、抄送机关、成文日期到文件印刷份数、页码、正文、标点，都要认真细致地进行校对。末页不可注明“此页无正文”。发出的文件必须加盖机关印章。

用印用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程。国家行政机关的公文，在制发中一般都要经过盖章这一环节。用印的文件，要以原稿上领导人签发为准，无签发不得用印。6在国家行政机关内包含有以下三种用印方式，如表4-3所示。表4-3三种用印方式用印方式适用情况只签署不盖印的公务文书一是层次很高；二是尊重别国的习惯或方式；三是虽属公务文书，但主要是礼节性的只盖印不签署的公务文书是向外单位发出的、一般指比较庄重、郑重、正式的公务文书又签署、又盖印的公务文书一是它一定是公务文书，而不是私人文书，所以，签署者应是法人、最高领导或专门的负责人二是这种文书一般多见于经济合同、协议书，上面要明确有法人代表签署、签署时间和用印

文书印章盖在正文落款处，叠印日期上。要注意：印章名称要与发文机关名称一致，否则要加以说明。印章字迹要清晰，印章要端正，位置要准确。一般落款印要“骑年盖月”。印章只盖在公文正本上。1234

登记

登记是指根据本机关文书处理的具体要求采取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记方式。登记项目，一般应包括：发文字号、发文日期、文件标题、保密等级、发往机关、附件、份数、承办单位、案卷号等，如果是回复对方的文书，还需注明收文编号。对发文进行认真的登记，是文书管理、查考的重要基础。7

分发

分发亦称封发，是指对撰制登记好的文书封装、发出的过程。分发是一项细致的工作，是将向外发出的文书信函进行封装、发出的过程。8

“分发”的程序分发作为一项工作，有其特定的程序（见图4-9）。图4-9“分发”的程序1核对封套与封内文书一致并加封后，按相应的方式发出检查发文登记。和收文登记一样，发文也有详细的登记表格

填好并检查所有封套标记写好文件、文书封套或函件信封

封发的注意事项在分发过程中应注意以下六点（见图4-10）。

图4-10封发的注意事项2（二）收文的处理凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。签收签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。小型机关只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部门收文，而后转交秘书人员（文书）。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。1秘书签收文件时要注意三点（见图4-11）。图4-11秘书签收文件时要注意的内容将文件封套上的发文机关名称，发文机关的文件编发号，等登记在的收文簿上

仔细查看文件封套上所注的收文机关部门或姓名，是否是本机关，如有误投，应立即退回检查无误后，收件人应认真地在送件人的投递回执清单上签名，注明收到日期，然后转送到秘书部门签收后就要拆封，亦称启封，是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套，检查封套内来文的程序。对拆封工作应认真对待，除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外，其他人员不得拆封。拆封范围是：封面上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责人”收的所有信件。封面标有具体领导同志名字的，或“亲启”、“亲收”字样的，一般不得拆封。拆封时应注意几点（见图4-12）。图4-12拆封时应注意的内容注意保存原封套的完好，不要损坏封内文件、信件，必要时还应把原封套别在文件或信件后一并处理文件的秘密等级在封套上是标明的，但如果拆封后发现是保密文件，不再转让他人阅读，拆封人员要负责保管请示类文件，如无发文机关领导签发，或其他手续不全时，应拒收退回；在处理急件时，应告知行文错处登记登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施，也是保障文书迅速办理的措施，是一项重要的制度。登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。2秘书对来文登记，在实际工作中有两类登记的用具，如表4-4所示。表4-4两类登记用具登记用具作用收文登记簿、册的形式，主要是来文登记一览表是将所有来文按照一定的分类标准登记在一起，起总体掌握来文及办理情况的作用收文登记卡、单的形式是为每一份来文做一份登记表，其重点表示该份来文办理情况的作用无论何种形式，大体内容都是有关公文的来源、内容以及办理情况的。在中等规模的党政机关，所用的《收文登记簿》，对三级件（即党中央国务院文件、省委省政府文件、市委市政府文件）都按发文机关名称分册登记。规模较小的单位或机关收文不多，一般建立综合性的《收文登记簿》。有些文件不需要登记，如各种公开或内部不属机密的一般性简报，越级的请示和一般性抄件，行政事务性通知、请柬、介绍信等。审核

2001年1月1日施行的《办法》在“登记”之后加入了“审核”环节。《办法》第六章“收文处理”第三十一条对此做了规定。规定：“收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用和公文格式是否规范。”3拟办拟办是秘书根据来文的具体情况，对来文如何处理，拿出初步的意见，供领导或部门负责人审核决定的过程。对于秘书来说，“拟办”是在办文工作中体现“辅助管理”职能的重要环节。4

秘书要做好拟办应该做好以下三点。首先要对来文内容有透彻的了解掌握，要先认真阅读来文，弄清楚：来文的上、下款是否明确；来文的主要内容；提出的主要问题，这些问题是否需要办理；提出的问题与哪些部门有关系?应由哪个部门主办，由谁批示；来文的办理时限和秘密等级要求。其次要对相应的政策法规、类似问题的处理常规有所掌握。最后要充分掌握自己提出拟办意见的理由。意见要简明、具体、得体；如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果；意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期；当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。拟办也可以由具体承办部门、承办人来做。批办批办是机关领导或秘书部门负责人针对一份来文应当如何处理而做出的指示性意见，也可以是对拟办情况的肯定或否定。文件的批办工作一般由机关的负责人、秘书长或办公室主任承担。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。5批办的要求是：（1）不得越权批办公文。（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文；已批办过统一的处置意见的公文；他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。（6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。批办意见的内容：

该文由何单位（部门）、何人负责办理；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原则性意见；重要文件和急件的办理时限；需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。

秘书要辅助领导对来文做出三项明确的批办内容（见图4-13）。图4-13批办的内容批办的内容

领导签署姓名

批办时间批办意见做好批办的环节，可以使领导及时处理、掌握重要的收文，了解情况，加强对文字秘书的领导。领导对收进的文书并不需要一一批办，主要批办秘书呈送的收文，因此，要求秘书准确地把握报送批办公文的尺度。这个尺度一般是秘书在长期的辅助领导做文书拟办中，使领导对秘书的办文办事能力有了充分了解，领导与秘书之间建立了对送批文书范围的共识。承办

承办就是“承接办理”，是秘书按照领导的指示，承接办理某份来文内容中要求办理的事项。这工作可能是撰制一份新的文书，可能是办一件事，可能是组织准备一次会议，也可能以其他综合办理的形式体现。不需要秘书承办的事，也要由秘书转送、转交给承办人，这在文书处理中亦称“交办”。可见承办是文书处理工作的关键环节，是具体处理文书所涉及的事务的过程。6秘书承办公文的范围主要有5：

a.对上级机关来文的承办。3种方法：

——传达；

——转发；

——翻印。

b.对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。

C.对本级领导人批件的承办——秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。d.对下级机关请示件的承办——根据领导的批示：或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）；或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）；或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！e.对其他需要回复的来文的承办。包括：

——上级机关布置、询问和要求办理的事项；

——平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。承办单位应抓紧办理，不得延误。若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。在承办时应注意：（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。（2）为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。（3）加强协商，努力协调各方面关系。（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。（6）各级领导积极参与承办。（7）注重对承办结果的检查与监督。2012年6月7日10时30分，四川广元中学第13考室的一名监考教师看挂钟时，挂钟时间还与其手表时间一致。当考点广播提示“离考试结束还有15分钟，请注意掌握时间”时，监考老师和考生却发现挂钟指示时间为10：58分，慢了17分钟。监考老师立即进行说明，提示考生抓紧时间答题。

小谭说：“考试前，老师就说，考场配有时钟。7日上午第一场语文考试，我一进考场，特意看了一下挂在黑板上方的时钟，到9点时，我们开始考试。等我做到‘阅读理解’时，考试还剩一个多小时，我心想，作文慢慢来，先把前面的做好。”

“没想到，后来，监考老师突然告诉我们，考试剩余时间只有15分钟了。”小谭说，那一刻，整个考场惊呆了，大家抬头一看，挂在黑板上方的时钟却显示为10时45分，整整慢了30分钟！“我当时就哭了，还剩15分钟，我的作文还没写啊。这15分钟，我作文到底写了多少，我自己都不清楚，最后都懵了。”

一考完，小谭就与监考老师等交涉，有个老师态度很不屑，说“这就是命，没办法，高考不会为你们而改变”。

催办

催办是对文件承办工作的检查和督促的过程，这是避免办事拖沓、文件积压，加速文件运转的重要措施。一旦催办有结果，秘书要针对该份文件注明办理结果，并向交办的领导或有关部门回复办理情况，即“办复”。无论是向领导或交办人口头汇报，还是文字“办复”，办理结果一般要说明在何时由何人主办该事项、办理结果以及是否有遗留问题，有无结论等。7催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。“送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反馈执行情况。”

——《国家行政机关公文处理办法》有3类文件需要进行催办：机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文件；长时间无意见反馈或处理结果回报的文件。催办四法：

电话催办；发函催办；登门催办；会议催办催办工作注意事项：

——机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。

——秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下”、话大气粗、态度生硬。

——加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。

——及时向主管领导汇报催办情况。处置办毕公文。一、处置办毕公文的主要活动

（1）清退。经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或由其指定的有关单位。公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全。（2）销毁。凡已办理完毕并无查考保存价值的文书，应妥善保存，于当年年底编制销毁记录，报请主管的领导人批准后定期销毁；如属保密文件，则必须逐件登记目录，并派人监督销毁。即，用各种方法和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。（3）暂存。公文的暂存，是指对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以备查用。暂存公文的范围：①频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复印本；②具有参考价值的公文、简报等；③一时难以准确判定是否留存或销毁的公文；④反映一般情况的公文、报表等。（4）立卷