公司邮件沟通管理制度

公司邮件沟通管理制度1.背景与目的为了确保公司内部沟通的高效性和信息传递的准确性，同时规范员工在使用公司邮件系统过程中的行为，订立本《公司邮件沟通管理制度》。本制度旨在明确邮件的使用要求、责任和权利，并供应相关的引导。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包含全职员工、兼职员工和临时员工，以及使用公司邮件系统的外部合作伙伴。3.邮件发送与接收3.1邮件发送要求3.1.1发件人应使用专业、清楚的语言编写邮件内容，确保语法正确、拼写准确，避开使用过于口语化或带有歧义的表达方式。3.1.2在邮件的主题中准确描述邮件内容，并在必需时使用标签以便于分类和查找。3.1.3邮件正文应简明扼要，重点突出，避开冗长的描述，以提高阅读效率。3.1.4对于需要回复或处理的邮件，应在邮件中明确提出问题、恳求或建议，并在必需时设定截止日期。3.1.5邮件中涉及机密或敏感信息时，应使用加密功能或采取其他保密措施，确保信息的安全性。3.2邮件接收与处理要求3.2.1员工应保持邮件系统的畅通和及时查收，并依据邮件的紧急程度及时处理。3.2.2对于需要回复或处理的邮件，员工应在邮件收到后的24小时内予以回复或处理，并在必需时说明处理进展和估计完成时间。3.2.3员工在回复邮件时，应遵从礼貌、专业的原则，并尽量在限定字数内回复，以提高邮件效率。3.2.4员工接收到的垃圾邮件或非工作相关邮件，应及时将其标记为垃圾邮件或删除，不得以个人兴趣、娱乐等为由使用公司邮件系统。4.邮件存档和备份4.1邮件存档要求4.1.1公司邮件系统应设定合理的存档期限，并依据需要进行归档，以满足法律合规和内部审计的要求。4.1.2员工发送的紧要邮件和与业务相关的邮件，应妥当保管至相应的项目文件夹或客户文件夹中。4.1.3邮件存档时，应依照日期和主题进行分类存储，并确保管档的完整性和可检索性。4.2邮件备份要求4.2.1公司邮件系统应定期进行数据备份，并确保备份数据的完整性和可用性。4.2.2员工需要自行备份紧要邮件或项目相关邮件时，应采用公司指定的备份方法和工具。4.2.3员工不得将公司邮件系统中的邮件备份至个人设备或个人云存储空间，以防止信息泄露和数据丢失。5.邮件安全和保密5.1邮件安全要求5.1.1员工在使用公司邮件系统时，应遵守公司网络安全策略和信息安全管理制度，确保邮件系统的安全性。5.1.2员工不得在公司邮件系统中发送包含病毒、恶意软件或其他会影响系统安全的邮件。5.1.3员工应定期更改邮件系统的密码，并严格保密密码，避开密码泄露。5.2邮件保密要求5.2.1员工在使用公司邮件系统时，应遵守公司的保密政策和法律法规的要求。5.2.2对于涉及商业秘密、合同条款、客户信息等敏感信息的邮件，员工应注意邮件的接收、处理和传递过程中的保密性。5.2.3员工不得擅自转发、截屏或复制公司邮件中的机密信息，如有需要，应征得相关人员的明确授权。6.违规处理6.1对于违反本制度的行为，公司将采取相应的纪律处分措施，包含但不限于口头警告、书面警告、扣发奖金、调整岗位、劝退等。6.2对于涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移交相关部门处理，并保存向法律机构追究责任的权利。7.附则7.1本制度自发布之日起生效，并适用于公司全体员工。7.2公司保存对本制度进行适时修订和解释的权利，并告知相关员工。7.3本制度未尽事宜，可由公司依据实际情况订立