如何做好会务工作课件

会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。开展会务工作，一般需要会议的领导者、参加者和服务者三方面的努力配合，共同促进会议取得实效。中共柳北区委办公室吴丹妮2017年5月

如何做好会务工作？第一部份会议概述第二部份会议工作基本任务第三部份会议基本流程第四部份会议办理注意事项

交流目的

通过交流学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。第一部分会议概述

（一）会议的定义及作用（二）会议的要素（三）会议的作用及缺陷（四）会议类别（一）会议的定义

会议作为一种管理手段和方法，经常利用来商讨问题、布置任务，贯彻指示、统筹协调、交流信息、沟通感情、进行决策、总结工作。其目的就是依靠众人的智慧来解决问题，决定方案，利用集体的力量来完成共同的目标。办会

办会就是指办公室操办会议事项，是办公室工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后整理、落实工作等等。（二）会议的要素１.形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２.内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３.程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实４.财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

--最基本的会议要素--会议名称、会议时间、会议地点、与会人员（组织者、主持者、参加者）、会议议题、会议程序（日程）（三）会议的作用及缺陷

1.会议作用（１）进行决策，安排工作（２）交流意见，沟通信息（３）收集信息，反馈调节（４）联络感情，协调行动

2.会议缺陷（１）造成时间、精力的浪费（２）造成经济的浪费（３）造成信息的重复、浪费（４）滋长不正之风

（四）会议的种类

按规模分：

特大型（万人以上）

大型（上千人）中型（数百人上下）小型（数十人或数人）

按性质分：1.法定性会议：按法律法规召开的具有法律效力的会议，如“两hui”等。2.决策性会议：各级领导为发挥集体作用，对工作中的重要问题，集体讨论作出决策，如xx全会、xx常委会、xx常务会等。3.联席性会议：为开展某种较大规模的活动，或讨论研究涉及几个部门或单位的事情，需要几个单位或部门共同协商、协调而召开的会议，如xx联席会。4.布置总结性会议：为布置工作任务、总结工作而召开的会议，如xx工作布置会。

按会议的内容含量划分：1.综合性会议：一次会议要讨论和研究多方面的问题。2.专题性会议：一次会议只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。

按时间分1.定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，也称例会。如办公例会。2.不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如XX工作布置会。第二部份会议工作基本任务（一）组织工作（二）文书工作（三）后勤工作（四）安全保卫工作

（一）组织工作

1.协助领导确定会议议题；

2.根据议题安排议程、日程；

3.发会议通知，负责会议报到；

4.对与会人员进行编组；

5.布置会场，安排座次；

6.印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

7.负责会议签到；

8.会中组织和协调；

9.会场其他组织和管理；

10.会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观等方面的联系和组织)。

11.会议的结束收尾工作。

（二）文书工作

1.会议文书的起草；

2.会议文书编写；

3.会议文书印发及管理。

（三）后勤工作

1.与会人员的食宿管理；

2.会议的财务管理；

3.会议的交通保障；

4.与会人员的医疗保健。（四）安全保卫工作

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。

第三部份会议基本流程

（一）会务工作流程（二）会前准备工作（三）会中服务工作（四）会后整理工作（一）会务工作流程

1.会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单2.会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作3.会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作

安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道指导会务工作的原则

1.准备充分；２.组织严密；３.服务周到；４.确保安全。（二）会前准备工作1.确定会议主题与议题

确定主题的主要方法：一是要有切实依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

2.确定会议名称

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定.

3.确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议规模有大型、中型、小型。会议规格有高档次、中档次和低档次。

4.确定会议时间、会期

会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，是否与其他重要会议冲突等方面的因素。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5.会议的申报与审批

1.申报与审批的形式口头申报、书面申报、会议申报。

2.会议审批的原则精简从严原则、“一枝笔”原则。

会议审批表

6.确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

7.建立会议组织机构

会务组、材料组、接待组、后勤组、保卫组、医疗保障组等。

8.确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

9.确定会议地点

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。10.安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。

XX委x届x次全体会议议程（xx年x月x日）一、听取xx常委会工作报告；二、传达中央、自治区和xx市经济工作会议精神及部署xx年xx市经济工作；三、分组讨论xx常委会工作报告、工作报告决议（草案）和xx市经济工作；四、通过关于工作报告的决议；五、xx领导讲话。11.制发会议通知

（1）会议通知的内容：名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。（2）会议通知的种类：书信式、柬帖式。（3）会议通知的发送形式：正式通知和非正式通知。（4）会议通知的方式：书面、口头、电话、邮件。

12.制作会议证件

代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

13.准备会议文件资料

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

14.安排食住行

会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.

会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，保障与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，按照公车管理规定，根据需要为会议提供交通服务。15.制定会议预算方案

文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。

16.布置会场

（1）会场的风格特点庄严、肃穆、轻松、简洁、喜庆、儒雅、简单朴素。

（2）会场的类型及布局

①小型会议室。

（椭）圆形、长方形、回字形、T字形、“马蹄”型。

②中型会议室。

“而”字型、半圆型、课堂型。

③大型会议室。

礼堂型、众星拱月型。

（3）会场的布置

①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。

②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。主席台坐次

③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜。

会标会徽

17、检查会场

（1）

方式一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。

（2）检查的内容

A.文件的材料准备情况。

B.会场布置情况。

C.会议保卫工作情况。

D.其他内容。问题讨论

1.会议议程与日程的区别。

2.简述拟订会议议程与日程表的方法。

3.选择会议地点应综合考虑哪些因素?4.应如何做好会场的布置工作？

5.怎样制定会议筹备方案？

6.怎样发放会议通知？

7.怎样才能做好会议的食宿工作？

8.会前检查工作包括哪些内容？

（四）会中服务工作

1.报到及接待工作

（1）与会人员的接送;

（2）会议交通工具的安排;

（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;

（4）会议文娱活动的安排和组织;

（5）其他属于招待方面的工作。

2.组织签到

（1）秘书人员代签到。（2）签到表签到。（3）电子计算机签到。3、做好会议记录（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部

A.记录头:

会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题。

B.记录主体

与会者的发言。议定事项。

C.记录尾部

散会。主持人、记录人签字。

（2）会议记录的要求

准确、完整、简洁、明确。

（3）会议记录的重点

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4）会议记录方法

1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其他的可简要记录.2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。

3）与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改

1）定稿打印前，请领导签字批准。

2）与会者指出错误，领导或记录人员可改。

3）会议记录一经签名，不能再改动。4.确保会议期间信息的沟通（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.a.会务工作人员要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

b.深入会议，掌握第一手资料。

c.注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。

d.注重实效，并收集反馈信息。(2）会议期间的对外宣传

a.妥善处理与新闻媒体的关系。

b.注意内外有别，严守单位秘密。

c.选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。

d.收集媒体对会议的报道提供给领导.

5.编发会议简报（1）类型综合型、专题型、实录型。（2）格式报头、报核、报尾。（3）要求简练、快捷、准确。

6.值班保卫工作（1）值班工作会务工作要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。

7.保卫工作

①重要与会者人身安全保卫

②重要文件的保卫

③会场和驻地的保卫

④会议设备的保卫

⑤与会者贵重物品的保卫

8.会议保密工作

1)会前保密工作

（1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。

(2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。

(3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。

(4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。

2)会中保密工作

a.加强保密教育。

b.加强文件管理。

c.加强重要涉密会议管理。

3)会后保密工作

a.做好保密文件的回收工作。

b.秘密文件通过机要通信部门递送。

c.对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。

9.会议的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好会议车辆管理工作。

(4)做好财务管理工作。

(5)安排好会议的文化生活。

(6)做好会议医疗卫生工作。

问题讨论

1、会议记录的内容有哪些？

2、如何做好会议记录？

3、如何做好会议期间的信息沟通？

4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？

5、会议后勤保障

工作包括哪些？

（五）会后整理工作

1.安排与会人员离会

2.撰写会议纪要

3.会议的宣传报道

4.会议文书的立卷归档

5.会议总结工作

6.会后催办和反馈工作

第四部份会议办理

注意事项

（一）会议审批及确定（二）会议通知（三）材料准备（四）会场布置（五）会议记录（六）纪律督查

（一）会议审批及确定

1.会议审批：

2.根据办公室的工作需求，会议承办部门按要求填写会议登记表，会议登记表一般包括承办单位、会议时间、地点、责任领导、承办单位注意事项、主席台就坐领导及会议主持人、经办人签字等(填写内容不全的，区委办公室一律不受理)。