物业公司管理工作手册

序号文件编号文件名称页数

01HFWY.QP-5.5.1-07办公室岗位设置及职责.........................04

02HFWY.WI/BG-01会议管理规程.................................03

03HFWY.QR/TY-022会议（培训）签到表...........................01

04HFWY.QR/TY-023会议记录.....................................01

05HFWY.QR/TY-024会议记录（续页）.............................01

06HFWY.WI/BG-02公文管理规程.................................03

07HFWY.QR/TY-025文件签收登记表...............................01

08HFWY.QR/TY-026文件传阅办理登记表...........................01

09HFWY.QR/TY-027送达回证.....................................01

10HFWY.QR/TY-028文件签发单...................................01

11HFWY.QR/TY-029发文登记表...................................01

12HFWY.QR/TY-030收文登记处理表...............................01

13HFWY.QR/TY-031公文批办单...................................01

14HFWY.QR/TY-032工作联系函...................................01

15HFWY.QR/TY-033发送传真审批单...............................01

16HFWY.WI/BG-03合同管理规程.................................03

17HFWY.QR/TY-034合同审批表...................................01

18HFWY.WI/BG-04档案管理规程.................................03

19HFWY.QR/BG-001档案借阅审批表...............................01

20HFWY.QR/BG-002档案销毁登记表...............................01

21HFWY.WI/BG-05公章管理规程.................................02

22HFWY.QR/BG-003公章使用登记表...............................01

23HFWY.WI/BG-07车辆管理规程.................................03

24HFWY.QR/TY-035用车单.......................................01

25HFWY.QR/BG-004出车记录表...................................01

26HFWY.WI/BG-08员工行为规范.................................05

27HFWY.WI/BG-09福利管理规程.................................02

28HFWY.WI/BG-10保险办理规程..................................03

29HFWY.WI/BG-11考勤管理规程..................................04

30HFWY.QR/TY-036请假单........................................01

31HFWY.QR/TY-037调休单........................................01

32HFWY.QR/TY-038年月份管理（部门）考勤统计表.......01

33HFWY.WI/BG-12人员定编规程..................................03

34HFWY.QR/TY-039人员增补申请表................................01

35HFWY.WI/BG-13人员招聘程序..................................09

36HFWY.QR/TY-040面试人员登记表................................01

37HFWY.QR/TY-041招聘新人员测试总评汇总表......................01

38HFWY.QR/BG-005背景调查意见书................................01

39HFWY.QR/BG-006请求协助函....................................01

40HFWY.QR/BG-007背景调查表....................................01

41HFWY.WI/BG-14员工入职与试用规程............................02

42HFWY.QR/BG-008员工花名册....................................01

43HFWY.QR/BG-009员工登记表....................................01

44HFWY.QR/BG-010押金通知......................................01

45HFWY.QR/BG-011新聘员工报到通知书............................01

46HFWY.QR/BG-012新员工报到表..................................01

47HFWY.WI/BG-15行政奖罚规程..................................04

48HFWY.QR/TY-042奖惩建议申请书................................01

49HFWY.QR/TY-043员工违规警告通知书..........................01

50HFWY.QR/BG-013解聘通知书..................................01

51HFWY.WI/BG-16转正、晋升、降级、调薪规程..................03

52HFWY.QR/BG-014员工试用/晋职考核表........................01

53HFWY.QR/BG-015月份人员转正情况汇总表......................01

54HFWY.WI/BG-17员工离职、调动规程..........................03

55HFWY.QR/TY-044辞工申请单..................................01

56HFWY.QR/TY-045员工自动离职通知书..........................01

57HFWY.QR/TY-046员工离职移交表..............................01

58HFWY.QR/BG-016离职咨询表..................................01

59HFWY.QR/BG-017离职咨询表（续页）..........................01

60HFWY.QR/TY-047员工工资结算单..............................01

61HFWY.QR/TY-048公司内部人事调动函..........................01

62HFWY.QR/TY-049公司内部人事借调函..........................01

64HFWY.QP-7.4.1-01采购控制程序................................04

65HFWY.QR/BG-018供应商调查表................................01

66HFWY.QR/BG-019合格供应商清单..............................01

67HFWY.QR/TY-050月份采购计划表..............................01

68HFWY.QR/TY-052零星物品采购申请表..........................01

69HFWY.QR/BG-020送货清单....................................01

70HFWY.QR/BG-021订货清单....................................01

71HFWY.QP-7.5.3-01标识制作程序................................02

72HFWY.QR/TY-053标识制作申请单..............................01

73HFWY.WI/BG-18合理化建议奖励规程..........................02

74HFWY.QR/TY-053合理化建议提请单............................01

75HFWY.WI/BG-19员工申诉规程................................02

文件编号HFWY.QP-5.5.1-07

深圳某物业管理公司

修改状态A版第0次修改

标题办公室岗位设置及职责页码第1页共4页

编制何某某审核杨某某批准卜某某

1.0岗位设置

编制：共8人

2.0办公室职责

2.1传达、贯彻公司的决议、会议精神和领导指示。

2.2公司的合同、档案、文件管理和保密工作。

2.3负责核定各部门人员编制。

2.4公司的人事管理工作（人力资源的开发、运用、人员选拔、任命、考评等）。

2.5负责公司各类保险的办理和理赔工作。

2.6供应商评审、市场价格调研及公司所需物品的采购工作。

2.7公司办公环境的管理。

2.8制定公司各项规章制度并监督执行。

2.9组织实施公司新员工的入职培训。

2.10统筹、管理公司的车辆、信息及其他行政事务。

2.11组织、策划公司有关活动，创建良好的企业文化。

2.12协调公司各部门间的联系，建立良好外部公共关系。

2.13设计、制作公司的各种标识。I

2.14完成领导交办的其它工作。

3.0办公室主任岗位职责

3.1办公室主任在公司总经理的领导下，主持办公室的全面工作，并对总经理负责。

3.2安排、督促、检查办公室各岗位的工作。

3.3贯彻公司会议精神、决议和指令。

3.4负责公司公文的处理，规范公司行文格式。

3.5协调公司各部门之间关系以及公司与政府主管部门之间的联络沟通。

3.6处理来信来访。

3.7分析、掌握员工思想动态，为公司决策提供依据。

3.8负责组织员工的考核工作。

3.9分析、掌握公司人力资源状况，定期制定公司人力发展规划方案，并实施监督。

3.10负责公司车辆的管理。

3.11负责本部门的费用控制和审核。

3.12负责完成总经理交办的其他工作。

4.0行政秘书岗位职责

4.1行政秘书在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。

4.2负责公司档案管理工作。

4.3负责公司文件的拟稿、打印、文面设计、校对、送审、编号、下发、签收、归档及

其它部门文件的办理。

4.4负责信、函、公文的登记和传阅。

4.5负责会议的准备、记录，会议纪要的整理。

4.6负责印章管理。

4.7负责公司车辆的出车统计。

4.8完成办公室主任交办的其他事项。

5.0人事秘书岗位职责

5.1人事秘书在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。

5.2负责人事资料的建立、保存及档案管理。

5.3负责人事招聘。

5.4负责办理员工入职、离职、晋职、调动、任免、考核手续。

5.5负责公司考勤的监督、汇总。

5.6负责人力资源的统计、分析。

5.7负责劳动用工年审、招（调）干、暂住证办理。

5.8负责公司各类保险的投保及理赔工作。

5.9掌握员工思想动态，收集整理合理化建议。

5.10完成办公室主任交办的其他工作。

6.0前台接待员岗位职责

6.1前台接待员在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。

6.2负责总经理办公室环境卫生。

6.3负责来宾的服务。

6.4负责报刊、杂志的征订及报刊、杂志、信件分发、登记。

6.5负责电话总机话务、交换机保养，长途电话管理及传真的收发。

6.6负责会议室、办公室的卫生及秩序管理。

6.7负责工作餐的统计及联系。

6.8完成办公室主任安排的其他工作。

7.0司机岗位职责

7.1司机在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。

7.2保障正常出车。

7.3遵守交通规则。

7.4负责车辆使用证件的保管、审验、更换。

7.5负责车辆的使用、清洁、保养。

7.6完成领导交办的其他工作。

8.0美工岗位职责

8.1美工在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。

8.2负责公司形象标识设计、制作、维护、更换。

8.3负责公司办公环境的监管工作。

8.4公司会务、公益活动、社区文化现场布置策划、设计工作。

8.5负责标识制作成本的计费和费用分摊。

8.6负责美工专用设施、设备的管理养护工作。

8.7负责员工工作牌的制作。

8.8完成办公室主任安排的其他工作。

9.0采购员岗位职责

9.1采购员在办公室主任的领导下开展工作，并对办公室主任负责。

9.2每月汇总管理处的《月份采购计划表》，报公司审批，再递送给定点供应商。

9.3对供应商供应的材料质量、价格进行检查、监督。

9.4负责采购定点供应商不能供应的材料。

9.5审查定点供应商所送材料的送货单和发票。

9.6负责收集各部门的使用信息，统计并反馈给相关人员。

9.7及时了解市场行情，就某些材料价格的上浮、下浮与供应商协商，作相应的调整。

9.8完成办公室主任安排的其它工作。

1.0目的

规范公司内部会议管理。

2.0适用范围

适用于公司内部所有会议。

3.0职责

3.1总经理负责主持公司总经理办公会议、公司办公例会。

3.2公司各部门经理（主任）负责召开本部门相关专题会议、工作例会。

4.0工作程序

4.1总经理办公会议

4.1.1总经理办公会议的主要任务是讨论、决策公司重大问题、事项。

A.公司的经营方针、远景规划、重大改革方案、年度工作计划及目标的制定；

B.重大投资项目和商贸活动；

C.公司各部门的设置、编制、撤销或重要岗位人员调整；

D.公司部门副经理以上人员（含副经理级）任职和辞退；

E.公司工资调整、下属单位承包方案或经营目标责任的制定。

4.1.2总经理办公会议每月根据需要和工作安排不定期召开。

4.1.3总经理因事不能主持，可书面或口头委托办公室主任主持召开。

4.1.4总经理办公会议参加人员一般为总经理以及办公室、财务部、品质部等部门经理（主

任），若因工作需要，可通知其他相关部门经理（主任）参加。

4.1.5办公室做好会议记录，对重大问题的研究、讨论要形成会议纪要，以便贯彻实施。

4.2公司办公例会

4.2.1办公例会的主要内容：

A.各部门汇报工作：

a）上阶段工作完成情况，以介绍经验和案例为主；

b）提出需要公司和其他部门协助解决的问题；

c）下一步工作计划和完成的时间。

B.总经理落实、安排工作：

a）落实上次例会所安排的工作完成情况；

b）解决部门提出的问题；

c）安排下一步的工作或通报相关情况。

4.2.2办公例会根据公司运作需要决定具体召开时间，一般定为每月两次，由办公室负责通

知召集。

4.2.3会议由总经理主持，总经理因事不能参加，可书面或电话委托有关负责人主持召开。

4.2.4办公例会参加人员一般为总经理及各部门主要负责人，若因会议需要，可通知相关部

门的主管人员参加。

4.2.5办公例会由办公室做好记录，对重大问题的研究讨论要形成会议纪要，以便贯彻实施。

4.3专题会议

4.3.1专题会议的主要任务是汇报、总结、交流各部门专项工作及讨论解决有关问题，并由

公司布置专项具体工作。

4.3.2公司各类专题会议由职能部门不定期组织召开，由组织部门负责通知召集。

4.3.3专题会议由组织部门经理（主任）主持，重要事项可邀请总经理参加，做好会议记录，

重要会议形成会议纪要，并报办公室存档。

4.3.4专题会议参加人员由组织会议的部门确定参会人员名单，并报办公室备案。

4.4各部门工作例会

4.4.1各部门工作例会的任务是听取上周的工作汇报，交流经验，处理问题，布置下一周的

具体工作。

4.4.2例会正常情况下每周一召开，遇节假日顺延，特殊情况可作临时调整。

4.4.3例会由本部门经理（主任）主持召开，负责人因事不能参加，可委托其他人员召集。

4.4.4各职能部门参加例会人员为本部门全体人员，各管理处参加人员为管理处负责人、主

管、班长。

4.4.5工作例会要作好会议记录，以便贯彻实施。

4.5会议组织原则

4.5.1会议主题（议题）明确。

4.5.2会议通知：公司会议提前一天通知；部门例会时间固定，不另行通知。

4.5.3会议准备：包括有关会议资料、安排发言人准备等。

4.5.4会议签到：准时到会，并在《会议（培训）签到表》上签到。

4.5.5纪要整理：公司办公例会纪要两个工作日内整理并发放至各部门，其它会议纪要视情况而

定。

4.5.6会场纪律：

A.参会人员必须准时到会，因故不能参会者必须于会前向召集人请假；

B.未经批准，不得中途离场，特殊情况应向主持人请假；

C.会议期间手机、传呼机一律关机或调到振动状态；

D.非会议人员不得滞留会场。

5.0相关文件和记录

5.1《会议（培训）签到表》HFWY.QR/TY-022

5.2《会议记录》HFWY.QR/TY-023

5.3《会议记录（续页）》HFWY.QR/TY-024

文件编号HFWY.WI/BG-01

深圳某物业管理公司

修改状态A版第0次修改

标题会议管理规程页码第3页共3页

编制唐某某审核杨某某批准卜某某

深圳某物业管理公司

会议（培训）签到表

编号：HFWY.QR/TY-022版本：A/0序号:

会议议题

会议时间会议地点

主持人记录人

应到人数实到人数

缺席

序号姓名签到时间序号姓名签到时间

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

时分时分

深圳某物业管理公司

会议记录

编号：HFWY.QR/TY-023版本：A/0序号:

会议议题

会议时间会议地点

会议主持会议记录

会议内容

深圳某物业管理公司

会议记录

编号：HFWY.QR/TY-024版本：A/0序号:

会议内容（续上页）

文件编号HFWY.WI/BG-02

深圳某物业管理公司

修改状态A版第0次修改

标题公文管理规程页码第1页共3页

编制唐某某审核杨某某批准卜某某

1.0目的

规范公司公文运作，理顺公文管理流程，确保公文严谨、实用、规范、科学，提高工

作效率。

2.0适用范围

适用公司及各部门公文管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责公司文件审批。

3.2各部门经理（主任）负责本部门文件的拟制和审核。

3.3办公室主任负责公司文件格式及内容的审核。

3.4办公室行政秘书负责公司文件的草拟、收发、办理、归档、打印、用印及文号管理。

4.0工作程序

4.1上行文的办理

4.1.1部门向公司呈文

A.公司办公室收到各部门上报的文件以后，行政秘书对文件进行签收并登记，填写《文

件批办单》交办公室主任；

B.办公室主任对文件提出批办意见：

a）需其他部门会签的公文，交相关部门会签。

b）不同意或修改内容较多的公文，返回呈文部门，重新拟文上报。

C.行政秘书将呈文报总经理审批；

D.办公室主任根据总经理批示办理；

E.将批文复印件返回呈文部门和相关部门，原件存办公室。

4.1.2公司向集团或行业主管单位、政府机关呈文

A.以公司名义上报的文件，由办公室负责草拟或审核，呈总经理签发后上报；

B.办公室负责跟踪上报文件的处理情况。

4.2平行文的办理

4.2.1公司内各部门之间的工作以《工作联系函》的方式进行。

4.2.2公司与没有隶属关系的单位之间工作联系以函的形式进行，由办公室进行审核，总经

理审批。

4.3下行文的办理

4.3.1由办公室负责或组织相关部门拟制公文，填写《文件签发单》后，交给行政秘书。

4.3.2行政秘书对呈文的文字、格式、语法等进行初审，交办公室主任。

4.3.3办公室主任审核，根据实际情况，签署具体意见。

4.3.4行政秘书将呈文报总经理处，由总经理签发。

4.3.5行政秘书给出文号，并在《发文登记表》中登记。

4.3.6发文部门进行文件打印和最后校对。

4.3.7办公室将文件发送各部门，并登记在《文件签收登记表》中。

A.各部门签收文件，相关人员要做好文件的传阅及承办工作，部门资料员将文件及时归

档；

B.办公室将文件原件进行存档。

4.4外来公文办理

4.4.1办公室行政秘书对收到的外来公文进行签收、登记和编号；并填写《公文批办单》交

办公室主任。

4.4.2办公室主任根据公文内容签署具体批办意见，呈总经理批示。

4.4.3办公室根据总经理的批示交相关部门传阅和办理。

4.4.4办公室将公文进行存档。

5.0相关文件和记录

5.1《文件签收登记表》HFWY.QR/TY-025

5.2《文件传阅办理登记表》HFWY.QR/TY-026

5.3《文件签发单》HFWY.QR/TY-028

5.4《发文登记表》HFWY.QR/TY-029

5.5《收文登记处理表》HFWY.QR/TY-030

5.6《公文批办单》HFWY.QR/TY-031

5.7《工作联系函》HFWY.QR/TY-032

5.8《送达回证》HFWY.QR/TY-027

5.9《发送传真审批单》HFWY.QR/TY-033

5.10《公章管理规程》HFWY.WI/BG-05

5.11《档案管理规程》HFWY.WI/BG-04

深圳某物业管理公司

文件签收登记表

编号：HFWY.QR/TY-025版本：A/0序号:

一

文

至

序

刍文件签收办理

位

一

号文件名称备注

.部门签收人日期

深圳某物业管理公司

文件传阅办理登记表

编号：HFWY.QR/TY-026版本：A/0序号:

文件名称拟文部门

传传阅部门传阅人收文时间归还时间备注

阅

情

况

办理结果：

深圳某物业管理公司

文件传阅办理登记表

编号：HFWY.QR/TY-026版本：A/0序号:

文件名称拟文部门

传阅部门传阅人收文时间归还时间备注

传

阅

情

况

办理结果：

深圳某物业管理公司

送达回证

编号：HFWY.QR/TY-027版本：A/0序号:

递送文件名称

附件

递送单位送达单位

递送人收文（件）人

递送时间收文（件）时间

深圳某物业管理公司

送达回证

编号：HFWY.QR/TY-027版本：A/0序号:

递送文件名称

附件

递送单位送达单位

递送人收文（件）人

递送时间收文（件）时间

深圳某物业管理公司

文件签发单

编号：HFWY.QR/TY-028版本：A/0序号:

标题

附件

签发人：

发文字号份数

拟文部门拟稿人

部门

校对人会签：

负责人

审核人

主题词

主送

抄报

抄送

备注

深圳某物业管理公司

发文登记表

编号：HFWY.QR/TY-029版本：A/0序号:

秘级及紧

文件编号文件名称发文部门拟稿人签发人发文日期归档日期备注

急程度

深圳某物业管理公司

收文登记处理表

编号：HFWY.QR/TY-030版本：A/0序号:

办公室总经理批示

序号来文部门文件名称来文字号收文日期会签归档日期备注

批办批示下发

深圳某物业管理公司

公文批办单

编号：HFWY.QR/TY-031版本：A/0序号:

文件标题

附件

拟文部门拟文人

收文时间返文时间

办公室意见：

相关部门意见：

总经理意见：

备注：

深圳某物业管理公司

工作联系函

编号：HFWY.QR/TY-032版本：A/0序号:

发函部门发函时间发函经办人

收函部门收函时间收函经办人

发

函

内

容

收

函

部

门

回

复

要求回复时间200年月日实际回复时间200年月日

协调事宜：

发函部门经理（主任）回函部门经理（主任）

签名签名

深圳某物业管理公司

发送传真审批单

编号：HFWY.QR/TY-033版本：A/0序号:

部门姓名职务申请时间

传真标题页数

接收部门传真号接收人

部门经理（主任）

时间完成时间

审批

备注

深圳某物业管理公司

发送传真审批单

编号：HFWY.HFWY.QR/TY-033版本：A/0序号:

部门姓名职务申请时间

传真标题页数

接收部门传真号接收入

部门经理（主任）

时间完成时间

审批

备注

文件编号HFWY.WI/BG-03

深圳某物业管理公司

修改状态A版第0次修改

标题合同管理规程页码第1页共3页

编制唐某某审核杨某某批准卜某某

1.0目的

规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作，确保公司利益和信誉。

2.0适用范围

适用于公司所有合同的管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责公司合同的审批和签署。

3.2办公室负责公司合同的评审、管理和归档。

3.3与合同内容有关的部门负责按合同条款执行。

3.4财务部负责合同的监督执行，凭合同原件收款或付款。

4.0工作程序

4.1合同的起草

4.1.1合同的起草原则

A.符合国家《合同法》的规定，遵循合法、真实、平等、协商的原则。

B.凡标的金额较大的非即时结清的经济交易行为，及其他要明确权利、义务及责任的

经济交易行为，皆应签订文书化的合同，以保证其顺利履行。

C.合同起草前应对市场价格、对方的主体资格、对方的履约能力及信誉等收集足够的

信息，做好充分的准备。

D.标的金额较大的建筑工程合同，应通过议标或招标订立。

4.1.2合同必备条款

A.标的；

B.数量和质量；

C.价款或酬金；

D.履行期限、地点和方式；

E.违约责任；

F.争议解决办法；

4.1.3公司各类合同由经办部门或公司领导指定部门起草。

4.2合同的评审与审批

4.2.1由起草部门填写《合同审批表》，交办公室。

4.2.2办公室根据合同标的情况认真审核后，呈公司总经理审批。如合同标的金额较大，

需召集相关部门进行评审。

4.2.3凡属集团公司规定要法律主管审核的合同，一律送集团公司法律主管审核同意后再

行签署合同。

4.3合同的签订

4.3.1签订合同的原则

A.公司所有合同统一由总经理签字，加盖公司公章；

B.一般由对方先签字盖章后，再呈总经理签字，盖章；如对方要求同时签约，可由办

公室确定时间、地点，作好相关签约准备；

C.合同原则上要求加盖骑缝章。

4.3.2合同约定担保的，必须由担保单位法定代表人或授权委托人签字，并加盖担保单位

公章或合同专用章。

4.3.3根据法律规定或实际需要应呈报主管机关鉴证或批准、工商行政管理部门鉴证、公

证处公证的合同，应在合同签字后及时办理相关手续。

4.4合同的存档

合同原件由办公室统一存档，合同附件及相关资料应与合同原件一并保存（实物样

品、样板应由执行部门保存），合同执行部门、财务部存复印件。

4.5合同的履行

4.5.1合同签订后，经办部门应认真负责保证其顺利履行。

4.5.2在合同履行过程中，确需变更、解除或签订补充协议的，应由经办部门提出书面申

请，按原合同审批程序办理审批手续，并积极采取措施防止或减少经济损失。

4.6合同纠纷处理

4.6.1合同纠纷处理的原则

A坚持以事实为依据，以合同条款为准则，采用友好协商方式加以解决。

B因对方责任引起的纠纷，经办部门必须坚持原则，保障我方合法权益；因我方责任

引起的纠纷，应主动与对方协商，并承担相应的责任，尽量采取补救措施，减少我

方损失。

C在处理纠纷时，各部门应协调一致，积极配合，坚持统一行动，一致对外，不互相

推诿、指责、埋怨。

4.6.2发生合同纠纷应按以下程序进行处理：

A纠纷发生后，经办部门在处理未果的情况下，应及时以书面报告报公司。

B经办部门按公司批示意见，会同相关部门和人员进行取证，并和对方进一步商谈,

将双方谈判结果整理汇总，报公司审批。

C经办人员按批示意见和对方商定最终处理方案，如双方达成一致，签定书面文件;

如双方无法达成一致，则采用法律手段加以解决。

5.0相关文件和记录

5.1《合同审批表》HFWY.QR/TY-034

5.2《公文管理规程》HFWY.WI/BG-02

5.3《公章管理规程》HFWY.WI/BG-05

5.4《档案管理规程》HFWY.WI/BG-04

深圳某物业管理公司

合同审批表

编号：HFWY.QR/TY-034版本：A/0序号:

合同申报单位

名称申报人

合同甲方：联系人联系电话

双方乙方：联系人联系电话

合同主要条款（事项）：

（1）标的

（2）数量与质量要求

（3）价款酬金

（4）履行期限、地点与方式

（5）违约责任

申报部门意见

相关部门意见

办公室意见

总经理意见

修改编号HFWY/WI/BG-04

深圳某物业管理公司

修改状态A版第0次修改

标题档案管理规程页码第1页共3页

编制唐某某审核杨某某批准卜某某

1.0目的

建立和健全公司档案管理制度，确保档案的齐备和完整，更好地为公司的经营发展、

科学决策和管理工作服务。

2.0适用范围

适用于公司档案管理工作。

3.0职责

3.1办公室主任负责审批档案资料的借阅。

3.2行政秘书负责公司档案资料的管理。

3.3各部门资料管理员负责本部门档案资料的整理和存档管理工作。

4.0工作程序

4.1档案资料的收集和整理

4.1.1办公室行政秘书负责公司公文资料的收集，将分散在各部门和个人手中的文件、资料

集中整理：其中包括呈文资料、收文资料、发文资料、公司各种荣誉证书、上报资料、

书籍、胶卷、照片、录音带、录相带等的收集。

4.1.2各部门资料管理员负责本部门档案资料的收集整理。

4.2档案资料的分类

A.行政档案；

B.人事档案；

C.会计档案（参照公司《会计档案管理规程》）；

D.工程档案；

E.其它档案。

4.3档案资料的归档

4.3.1行政秘书或部门资料管理员将公司或部门经领导批示的呈文、收文和发文资料进行科

学分类和立卷，拟写案卷标题、卷内文件排列与编号，填写卷内目录、案卷封面和装

订案卷。

4.3.2将相应标题、编号和内容录入电脑存档。

4.4档案资料的保管

4.4.1档案资料的保管期限

A.政府机关和行业主管部门的批文、公司董事会的各种决议、公司的各种证件以及公司

获得的各种荣誉证书应永久性保存；

B.各种建筑工程图纸在建筑物移交出去之前应妥善保管；

C.各部门要指定专人，妥善保管好本部门的档案资料；

D.一般的档案资料应保管3年（质量体系的记录保存期限按《记录控制程序》执行），3

年后视情况而定：

a）无查考价值的，进行销毁；

b）有查考价值的，重新进行分类、归档、保管。

4.4.2各档案保管人员做好档案资料的防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温，定期检查

档案保管状况，对破坏或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

4.4.3档案保管人员调动工作和辞职时，应在离职前办理好交接手续。

4.4.4公司下属各部门撤销时，应将本部门全部的档案资料认真整理，妥善保管，并向公司

办公室移交；各种临时机构撤销时，其档案资料也应向公司办公室移交。

4.5档案资料借阅

4.5.1各部门档案资料的借阅

A.借阅人填写《档案借阅审批表》，写明借阅用途、借阅文件名称和编号、归还日期等情

况。

B.档案保管部门经理（主任）审批，同意后方可借出。

4.5.2公司档案资料的借阅

A.借阅人填写《档案借阅审批表》。

B.借阅人所在部门经理（主任）签署借阅意见，同意后方可报办公室审批。

C.办公室主任审批，重要档案资料的借阅需经公司总经理批示，批示同意后，方可办理

D.档案的借阅手续。

E.行政秘书根据审批意见办理借用手续，并作好记录。

4.5.3档案借阅的其他要求

A.档案资料一般不向外单位借阅。集团所属单位借阅本单位与业务有关的档案文件时，

需公司总经理批示后，方可借阅。

B.阅读

C.机密以上文件，只限在档案室查阅。确因工作需要必须携出的（只限于本集团内部），

需经总经理同意，并应按时归还注销，注意保密。

D.借阅的档案文件，一般不许摘抄。借阅人要对借阅档案严加爱护，不得拆卸、调换、

涂改、污损、转借、遗失、不得带出所在部门。

E.借阅人应定期归还借阅档案，借出档案的期限最长不得超过一周，如因工作需要，可

办理续借手续。档案管理人员或借阅人员因不按规定办理借阅手续而造成不良后果，

应该按公司规定追究责任，并进行严肃处理。

4.6档案资料销毁

4.6.1公司无查考价值档案资料的销毁，由办公室行政秘书提出，办公室主任审核后报总经

理批准。

4.6.2各部门无查考价值档案资料的销毁，由资料保管员提出，报部门经理（主任）批准后

执行。

4.6.3档案资料的销毁由专人负责，一般为办公室行政秘书和各部门资料管理员。同时，要

有专人进行监督，防止档案遗失和泄密。

4.6.4档案资料销毁时，原保管人要做好所销毁档案资料的登记工作。

5.0相关文件和记录

5.1《档案借阅审批表》HFWY.QR/BG-001

5.2《档案销毁登记表》

5.3《行政奖罚规程》HFWY.WI/BG-15

深圳某物业管理公司

档案借阅审批表

编号：HFWY.QR/BG-001版本：A/0序号:

文件名称文件编号

（）页（）本（）

文件数量申请部门

套

借阅原因:

借阅人：年月日

借阅部门意见档案管理部门意见总经理意见

办理结果归还时间

深圳某物业管理公司

档案销毁登记表

编号：HFWY.QR/BG-002版本：A/0序号:

序号文件名称页数存档时间销毁时间销毁人见证人备注

修改编号HFWY/WI/BG-05

深圳某物业管理公司

修改状态A版第0次修改

标题公章管理规程页码第1页共2页

编制唐某某审核杨某某批准卜某某

1.0目的

规范公章的刻制、用印、保管与废止工作。

2.0适用范围

适用于公司所有公章的管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责公司公章使用的审批。

3.2办公室主任负责公司及管理处公章的刻制、发布、废止、监督管理，行政秘书负责

公司公章的管理。

3.3财务部经理负责财务专用章、发票专用章的管理和使用审批。

3.4管理处负责人负责管理处公章使用的审批。

3.5管理处综合事务部主管负责管理处公章的管理。

4.0工作程序

4.1公章刻制

4.1.1部门经理（主任）提出公章刻制申请报办公室。

4.1.2办公室主任审核公章是否符合规定，报总经理同意后，送公安机关批准。

4.1.3办公室负责联系公章的刻制。

4.1.4办公室将公章交给相关部门保管。

4.1.5任何人不得私自刻制公章。

4.2公章使用

4.2.1公章使用范围

A.公章保管人不得私用公章；

B.部门公章主要用于公司内部联系和通知通报、合同协议,管理处一般性的对外