酒店会议部管理制度

酒店会议部管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保酒店会议部各项工作高效、有序进行，提高会议质量与成效，制定本管理制度。本制度遵循公开、透明、高效、参与的原则，旨在规范会议组织、召开、记录及跟踪流程，保障酒店决策的科学性、合理性。

二、适用范围

本管理制度适用于酒店会议部组织的各类会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、专题研讨会等。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如每周一次的部门例会；

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议，如项目协调会、专题研讨会；

3.常规会议：按照酒店运营需求定期召开的会议，如月度总结会、年度计划会。

四、会议组织与参与

1.会议组织：会议部负责组织、安排、通知各类会议，确保会议时间、地点、议程等事宜提前通知参会人员；

2.参会人员：参会人员应按时参加各类会议，因故不能参加者需提前向会议组织者请假，并尽可能提供书面请假材料；

3.会议议程：会议组织者应提前制定会议议程，明确会议主题、讨论事项、预期目标等，并于会议前通知参会人员。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离席、喧哗；

2.会议发言应围绕会议主题，言简意赅，尊重他人意见；

3.会议资料、纪要等文件应妥善保管，不得泄露给无关人员。

六、本管理制度的解释权归酒店会议部所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以确保酒店会议部管理工作的规范化、制度化。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据酒店运营需求及工作计划，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、参会人员、讨论事项、预期成果等；

3.通知参会人员：会议组织者需提前将会议议程通知参会人员，确保参会人员提前了解会议内容，做好发言准备；

4.准备会议材料：会议组织者应收集、整理与会议主题相关的资料，编制会议材料，并在会议前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员到场；

2.会议主持人：由会议组织者指定一名主持人，负责引导会议进程，确保会议有序进行；

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，邀请参会人员发言，发言内容应围绕会议主题，避免跑题；

4.会议讨论：针对会议议题，参会人员充分发表意见，展开讨论，形成共识；

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确会议成果，对未解决的问题提出解决方案或下一步工作计划。

三、会议决策

1.决策制定：根据会议讨论情况，由会议主持人或指定人员提出决策方案；

2.表决通过：会议主持人组织参会人员进行表决，表决通过决策方案；

3.决策实施：会议结束后，由相关人员负责落实决策方案，并及时反馈实施情况。

四、会议记录

1.会议纪要：会议组织者指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要；

2.纪要整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整；

3.纪要分发：会议纪要经会议组织者审核通过后，分发给参会人员，以便跟踪落实。

五、会议跟踪

1.跟踪落实：会议组织者应定期检查会议决策的落实情况，对未按期完成的任务进行催办；

2.反馈与评估：参会人员需对会议决策的执行情况进行反馈，会议组织者对会议效果进行评估，为后续会议提供改进方向。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.纪要编制：会议结束后，会议记录人应根据会议内容和讨论结果，及时编制会议纪要，确保纪要内容详实、准确；

2.纪要审核：会议纪要编制完成后，由会议组织者进行审核，确保纪要内容无误，并对关键决策和任务进行强调；

3.纪要发布：审核通过的会议纪要应以书面形式发布，通过邮件、内部通讯系统等方式分发给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策任务的分解与分配

1.任务分解：会议纪要中明确的决策和行动计划应分解为具体的任务，明确任务责任人、完成标准和截止日期；

2.任务分配：根据任务性质和责任人能力，合理分配任务，确保每项任务都有明确的责任人负责执行；

3.任务确认：责任人收到任务分配后，需在规定时间内确认任务接收，并对任务完成计划进行反馈。

三、会议决策任务的跟踪与监督

1.定期跟踪：会议组织者应建立跟踪机制，定期检查会议决策任务的执行进度，对滞后任务进行催办；

2.责任人汇报：责任人需定期向会议组织者汇报任务进展情况，遇到问题及时沟通解决；

3.问题协调：对于执行过程中出现的问题，会议组织者应协调相关部门和人员，提供必要支持，确保任务顺利完成。

四、会议决策结果的评估与反馈

1.结果评估：任务完成后，会议组织者应组织相关人员对决策结果进行评估，总结经验教训；

2.反馈机制：建立反馈机制，鼓励参会人员和执行部门提出意见和建议，不断优化会议决策和执行过程；

3.改进措施：根据评估结果和反馈意见，制定相应的改进措施，提高会议决策的质量和执行效率。

五、会议纪要的归档与查阅

1.纪要归档：会议纪要应按照一定的分类标准进行归档，便于日后查阅；

2.查阅权限：会议纪要有一定的机密性，应设置查阅权限，确保信息安全；

3.持续改进：通过对会议纪要的查阅和分析，持续改进会议管理制度，提升酒店会议部的管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：酒店各部门需提前向会议部提交会议室预订申请，填写预订表格，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息；

2.预订确认：会议部收到预订申请后，应及时回复确认，如有冲突，协调解决或提供替代方案；

3.预订变更：如需变更会议时间或取消会议，预订部门应提前通知会议部，以便及时调整会议室安排。

二、会议室布置与服务

1.布置要求：会议部根据会议类型和参会人数，负责会议室的布置，包括座位安排、设备调试、资料准备等；

2.服务标准：会议期间，会议部应提供专业的会务服务，包括茶水服务、投影设备操作、会议记录等；

3.安全保障：确保会议室内的消防安全、信息安全，会议期间，严禁携带易燃易爆物品，遵守保密制度。

三、会议室设备管理

1.设备维护：定期对会议室内的设备进行检查、维护，确保设备正常运行；

2.设备使用：会议前，由会议部工作人员对设备进行调试，会议期间，指导参会人员正确使用设备；

3.设备更新：根据会议室使用需求，适时更新设备，提升会议效果。

四、会议室环境卫生

1.清洁标准：制定会议室清洁卫生标准，定期进行清洁、消毒；

2.环境保护：会议室应保持空气流通，控制室内温度、湿度，营造舒适的会议环境；

3.绿色会议：鼓励使用环保材料，减少一次性用品的使用，提高环保意识。

五、会议室使用规范

1.使用原则：会议室优先满足酒店内部会议需求，如有剩余资源，可对外开放；

2.使用监督：会议部负责监督会议室的使用情况，确保会议资源合理分配，避免浪费；

3.使用反馈：收集会议室使用过程中的意见和建议，不断优化会议室管理规定，提升服务水平。