会议室内控管理制度

会议室内控管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，加强会议室内控管理，提高决策效能，特制定本制度。

一、制度依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国行政机关会议制度》以及公司相关管理规定，结合本公司实际情况制定。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。

三、会议目的

1.提高公司内部沟通效率，促进信息共享；

2.加强部门间的协作，提高公司整体执行力；

3.集思广益，提高决策的科学性；

4.传达公司战略、政策，确保公司各项工作的顺利推进。

四、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议；

2.临时会议：因工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

五、会议组织

1.会议的召集、主持、记录等工作由会议召集人负责；

2.会议召集人应提前制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等；

3.会议召集人应确保会议通知及时、准确传达到参会人员；

4.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议召集人请假。

六、会议纪律

1.参会人员应保持会议秩序，遵守会议纪律；

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意离开会场；

3.会议内容涉及公司机密，参会人员应严格保密，不得泄露；

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真落实各项工作。

七、本制度的解释权归公司董事会所有。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充、修改。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人根据公司工作需要，明确会议的主题和目标。

2.制定会议议程：会议召集人根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等。

3.确定参会人员：会议召集人根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、记录人、发言人和其他参会人员。

4.发送会议通知：会议召集人提前将会议通知发送给参会人员，通知应包含会议主题、议程、时间、地点等信息。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由记录人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议按照议程逐项进行，发言人针对议题进行发言，其他参会人员可就议题进行讨论。

4.会议主持人负责把控会议节奏，确保会议按议程顺利进行。

三、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议的讨论内容、结论和待办事项。

2.记录人应在会议结束后，及时整理会议纪要，并提交给会议召集人审核。

3.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，明确责任人和完成时间。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，引导参会人员进行决策。

2.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

3.会议决策结果应在会议纪要中予以明确，并由参会人员共同签字确认。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议召集人负责将会议纪要发送给参会人员，并督促落实各项工作。

3.参会人员应按照会议纪要的要求，认真执行会议决策。

六、会议评估

1.会议结束后，会议召集人应对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议。

2.根据评估结果，对会议流程、组织等方面进行优化和改进，以提高会议效率。

本章内容旨在明确会议流程，确保会议的有序、高效进行。参会人员应严格遵守会议流程，共同推进公司各项工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果、责任人和完成时间等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议召集人审核，确保纪要内容的准确性和决策的明确性。

4.审核通过的会议纪要应在最短时间内发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策的执行与跟踪

1.各责任人和执行部门应按照会议纪要中明确的任务和要求，立即开展相关工作。

2.会议召集人应指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，确保各项工作按计划推进。

3.跟踪过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议召集人汇报，寻求解决方案。

4.会议召集人应定期组织会议，对执行情况进行检查和评估，确保会议决策得到有效落实。

三、会议纪要的反馈与督办

1.各责任人和执行部门在完成任务后，应及时向会议召集人反馈执行情况。

2.会议召集人应对反馈情况进行整理，并在下一次会议中通报，以便全体参会人员了解决策执行情况。

3.对于未按期完成的任务，会议召集人应查明原因，督促相关责任人尽快完成，并对责任人进行考核。

4.公司应设立督办机制，对会议决策的执行情况进行持续监督，确保公司战略和政策的落实。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以便于后续查阅和追溯。

2.归档的会议纪要应按照规定进行分类、编码和存储，确保信息安全。

3.公司员工可根据工作需要，申请查阅会议纪要，了解公司决策和相关信息。

本章内容旨在强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行，促进公司各项工作的顺利进行。各参会人员和执行部门应高度重视会议纪要的落实，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议召集人或指定人员提前向行政部门提出申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门负责对会议室预订情况进行统一管理，确保会议室使用的高效、合理。

二、会议室布置

1.行政部门应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保设施设备齐全、功能正常。

2.会议室内应配备必要的会议用品，如投影仪、白板、笔纸等。

3.会议召集人可针对特殊会议需求，提前向行政部门提出额外布置要求。

三、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.参会人员应爱护会议室内的设施设备，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离开会场，确保会议顺利进行。

四、会议室清理与维护

1.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室内存放。

2.行政部门负责对会议室进行清理，确保会议室的卫生和整洁。

3.定期对会议室设施设备进行检查、维护，确保其正常运行。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

2.行政部门应制定应急预案，应对突发事件，确保参会人员安全。

3.会议室内应严禁私拉乱接电源线，避免安全事故的发生。

本章内容旨在规范会议室的管理，为各类会议提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。各部门和员工应严格遵守会议室管理规定，共同维护公司会议秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会所