企业联席会议制度

企业联席会议制度第一章总则

第一条目的与原则

为加强企业内部沟通与协调，提高决策效率，确保企业运营管理的科学性和规范性，特制定本会议制度。本制度遵循高效、务实、公开、保密的原则。

第二条适用范围

本制度适用于企业内所有联席会议的管理，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门协调会等。

第三条会议种类

会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第四条参与人员

会议的参与人员包括会议主持人、记录人、与会人员等。会议主持人负责会议的召集和主持，记录人负责会议纪要的编写，与会人员包括与会议议题相关的部门负责人及相关工作人员。

第五条会议决策

会议决策应充分讨论，实行民主集中制原则。会议决议应当明确、具体，必要时形成书面决议，由与会人员签字确认。

第六条会议纪律

与会人员应按时参加，遵守会议纪律，保持会议秩序，禁止无故缺席、迟到、早退。会议期间，应关闭手机或调至静音状态，不得随意离场或进行与会议无关的谈话。

第七条保密原则

会议内容涉及企业机密，与会人员应严格保密，未经许可不得泄露会议内容。会议纪要的发放与保管应遵循企业保密规定。

第八条制度修订

本制度根据企业发展和实际工作需要，适时进行修订。修订后的制度报经企业领导审批后，予以公布实施。

第二章会议流程

会议筹备：

会议主持人应根据会议目的和议题，提前确定会议时间、地点、参与人员及会议议程。会议筹备应包括以下环节：

1.会议通知：会议主持人或指定人员应在会议召开前至少三个工作日，向与会人员发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、预期议程和准备工作要求。

2.会议资料准备：相关部门应根据会议议题准备相关资料，包括但不限于背景资料、数据分析、政策文件等，并在会议召开前至少一个工作日提交给会议主持人。

3.技术准备：对于需要使用多媒体设备或远程通讯技术的会议，技术部门应提前进行设备调试，确保会议期间的通讯畅通无阻。

会议召开：

会议按以下流程进行：

1.签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到登记，确保会议能够准时开始。

2.会议开场：会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，重申会议目的和议程，明确会议规则。

3.议题讨论：按照会议议程逐项讨论议题。每个议题应由相关负责人进行汇报，随后展开讨论，与会人员可提出问题、建议和决策意见。

4.决策形成：会议主持人引导与会人员就议题进行表决或达成共识，形成会议决策。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步行动计划和责任分配。

会议结束：

会议结束后，应进行以下工作：

1.会议纪要：记录人根据会议内容编写会议纪要，明确记录会议讨论的主要观点、决策结果和行动计划。

2.会议纪要确认：会议纪要完成后，应发送给所有与会人员确认。与会人员应在规定时间内反馈意见，确认纪要内容的准确性。

3.资料归档：会议资料和纪要应按照企业档案管理规定进行归档，以备后续查询和审计。

特别规定：

对于重大决策或特别议题的会议，应邀请法律顾问或相关专家参与，确保决策的合规性和科学性。此外，涉及多个部门或跨部门的议题，应提前进行充分沟通，协调各方利益，确保会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

纪要的编制与发布：

会议纪要应准确、完整地反映会议内容，明确决策事项、责任人和完成时限。会议纪要的编制与发布流程如下：

1.记录人应在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到初稿后的48小时内完成审核，提出修改意见，确保纪要内容准确无误。

3.记录人根据主持人的意见进行修改，形成最终版会议纪要。

4.最终版会议纪要应通过企业内部通讯系统或邮件发送给所有与会人员及相关部门，并抄送企业领导。

跟踪执行：

为确保会议决策的有效执行，应建立以下跟踪机制：

1.责任部门或责任人收到会议纪要后，应根据纪要中的行动计划制定具体的执行方案，并在规定时限内开始执行。

2.责任人应定期向会议主持人或指定跟踪人报告执行进度，遇到问题应及时沟通并寻求解决方案。

3.会议主持人或指定跟踪人应定期检查决策执行情况，对执行不力的情况进行督促和指导。

结果反馈与评估：

1.每项决策执行完成后，责任人应提交执行结果报告，包括执行过程中的经验教训和改进建议。

2.会议主持人应组织相关人员对执行结果进行评估，分析决策效果，总结经验，为后续决策提供参考。

3.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定补救措施，并重新设定完成时限。

变更管理：

如遇特殊情况需变更会议决策，应遵循以下流程：

1.责任人提出变更申请，详细说明变更原因、影响和备选方案。

2.变更申请提交给会议主持人，由主持人决定是否召开临时会议讨论变更事宜。

3.如需召开会议，按照本章所述会议流程进行，并形成新的会议纪要。

4.新的会议纪要经确认后，取代原纪要，相关责任人按照新决策执行。

监督与问责：

1.企业应建立会议决策执行的监督机制，对执行情况进行定期检查。

2.对因主观原因导致决策执行不力的责任人，应视情节轻重给予相应的问责处理。

3.问责结果应记录在案，作为员工考核和晋升的依据之一。

第四章会议室管理规定

会议室预订：

1.会议室预订采用预约制度，由各部门指定专人负责本部门的会议预约工作。

2.预订会议室时，应填写会议室预约申请表，明确会议主题、时间、参会人数等信息。

3.会议室预订需提前至少一个工作日，以便于会议管理部门进行合理安排。

4.如遇紧急会议，会议预订人应与会议管理部门沟通，协调解决。

会议室使用规范：

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设备，遵守设备使用规范。

3.会议室内严禁私拉乱接电源线、网络线等，确保会议室安全。

4.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，并切断电源。

会议室设备管理：

1.会议管理部门负责会议室设备的日常维护和保养，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用人应检查设备是否正常，发现问题及时报修。

3.企业应定期对会议室设备进行更新和升级，以满足会议需求。

4.会议室设备借用需经会议管理部门批准，使用完毕后及时归还。

会议室安全保障：

1.会议室内应配置适量的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

2.会议管理部门应制定会议室安全应急预案，提高应对突发事件的能力。

3.会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室内进行危险行为。

4.会议室内外应保持通道畅通，不得堆放杂物。

会议室卫生管理：

1.会议管理部门应定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内卫生。

2.会议期间，与会人员应保持个人卫生，遵守公共卫生规定。

3.会议室内应提供充足的垃圾桶，方便与会人员丢弃废弃物。

4.企业应定期对会议室进行空气质量检测，确保室内空气质量达标。

会议室服务提升：

1.会议管理部门应收集与会人员的意见和建议，不断改进会议室服务。

2.定期对会议室管理人员进行培训，提高其业务能力和服务水平。

3.与会人员满意度调查结果作为会议管理部门工作考核的依据。

4.积极探索新技术和新方法，提高会议室使用效率，降低企业成本。

第五章附则

1.本制度