人力资源会议管理制度

人力资源会议管理制度第一章总则

第一条本制度旨在规范公司人力资源会议的召开、流程、纪要的跟踪落实以及会议室的管理，确保会议高效、有序进行，提高会议决策质量和执行力。

第二条本制度适用于公司人力资源相关部门的所有会议，包括但不限于人力资源规划、招聘、培训、薪酬福利、员工关系管理等。

第三条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第四条会议的召开应遵循以下原则：

1.目的明确：会议应围绕既定主题展开，确保议题集中、高效；

2.计划安排：会议应提前制定计划，包括时间、地点、议程等；

3.参会人员：会议应邀请与议题相关的部门及人员参加，确保决策的全面性；

4.严格控制会议规模：参会人员控制在必要范围内，减少无关人员参会；

5.严肃会议纪律：参会人员应按时参会，遵守会议规定，保持会议秩序。

第五条会议的组织与管理由人力资源部门负责，会议纪要的编写、分发和跟踪落实由会议记录人负责。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。涉及公司机密内容的会议，应遵循公司保密规定执行。

第七条本制度的解释权归公司人力资源部门所有。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议的严肃性和有效性。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议讨论的主题，确保会议具有针对性和实用性。

2.制定会议计划：包括会议时间、地点、议程、参会人员等，并将会议计划提前通知参会人员。

3.会议资料准备：会议组织者应提前准备与会议主题相关的资料，并在会议前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议记录人负责统计参会人员名单。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：会议主持人按照议程安排，邀请相关人员发言，确保会议议题的全面讨论。

三、会议讨论

1.讨论原则：围绕会议主题展开，各抒己见，充分发表意见和建议。

2.讨论方式：采用轮流发言、专题讨论等形式，确保参会人员充分参与。

3.讨论记录：会议记录人负责记录会议讨论内容，特别是关键观点、决策和行动计划。

四、会议决策

1.决策原则：遵循集体决策、民主决策原则，确保决策的合理性和公正性。

2.决策程序：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策方案。

3.表决程序：如需表决，会议主持人应组织参会人员进行表决，并记录表决结果。

五、会议总结

1.总结发言：会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调关键决策和行动计划。

2.纪要编写：会议记录人根据会议讨论和决策情况，编写会议纪要。

3.会议纪要确认：会议结束后，将会议纪要发送至参会人员，确认无误后进行签字确认。

六、会议通知与反馈

1.会议通知：会议组织者应在会议结束后，将会议纪要和相关决策通知相关部门和人员。

2.反馈收集：鼓励参会人员对会议效果、决策执行等方面提出意见和建议，以便持续改进会议组织工作。

七、会议记录归档

1.会议记录归档：会议记录人负责将会议纪要、表决结果等资料进行归档，以备查阅。

2.归档要求：归档资料应真实、完整、准确，确保查阅方便。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后的一定工作日内完成编写，并由会议主持人审核。

2.会议纪要经审核无误后，由会议记录人通过邮件、公司内部通讯平台等方式发布给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要发布时，应明确要求各部门和相关人员对纪要内容进行阅读确认，并按时反馈。

二、会议决策的执行与监督

1.会议纪要中明确的行动计划和决策，应由相关部门负责人或指定专人负责执行。

2.会议记录人应建立跟踪表格，记录每项决策的执行情况，包括执行进度、完成情况及存在的问题。

3.人力资源部门应对决策执行情况进行定期检查，确保会议决策得到有效落实。

三、问题反馈与协调解决

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，相关部门应及时向人力资源部门反馈。

2.人力资源部门应协调相关部门，组织相关人员召开协调会议，研究解决措施，确保问题得到及时解决。

3.对于重大问题，应报告公司领导层，寻求支持和指导。

四、会议纪要的更新与归档

1.会议决策执行过程中，如发生变更或调整，会议记录人应及时更新会议纪要，并通知相关人员。

2.会议纪要的更新应遵循严格的审核程序，确保信息的准确性和及时性。

3.会议纪要及其更新应在决策执行完毕后，按照公司档案管理规定进行归档，以备未来查询和审计。

五、会议效果评估与改进

1.人力资源部门应定期对会议效果进行评估，收集参会人员对会议流程、决策执行等方面的意见和建议。

2.根据评估结果，对会议管理制度进行持续改进，优化会议流程，提高会议效率和决策质量。

3.对于优秀的会议组织和管理经验，应进行总结和分享，推动公司整体会议管理水平的提升。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理人员提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门或会议室管理人员根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设施正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室应保持整洁、安静，禁止在会议室内吸烟、进食，确保良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议组织者应在会议开始前到达会议室，检查设施是否齐全、功能正常。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持手机静音，避免随意离开座位，确保会议顺利进行。

3.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，关闭设备电源，归还原位，并通知行政部门。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用过程中，应确保门窗关闭，重要会议需指定专人负责会场安全。

2.涉及公司机密的会议，参会人员应签订保密协议，遵守公司保密规定。

3.会议结束后，会议记录人应及时收集会议资料，防止泄露公司机密信息。

五、会议室预订与使用监督

1.行政部门应建立会议室预订与使用记录，监督会议室的使用情况，防止资源浪费。

2.对于违反会议室管理规定的行为，应进行提醒、纠正，并根据情节严重程度给予相应处罚。

3.定期对会议室管理规定进行评估和优化，提高会议室使用效率，满足