2020年版行政管理常用表格

第一章管理部职责描述

(一)管理部工作职责一览表

管理部部门职责职责细分备注

(1)企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制在建立办公自动化系统

1.日常办公事务管理

(2)会议的组织、协调，会议内容的记录与传达方面有给予协助的职责

(1)负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度计算机及网络设备的故

(2)负责办公物品及设备的采购事宜障一般由专业人员维修

2.办公物品及设备管理

(3)办公物品的保管、发放、使用

(4)办公设备的日常保养与故障维修

(1)印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理

3.文书资料管理(2)企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅

(3)做好文书资料以及内部信息的保密工作

(1)办公车辆的调度管理

4.车辆管理(2)安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作

(3)对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理

(1)员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作

5.人事日常事务管理<2)对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

(3)组织员工开展各种形式的活动

(1)企业环境卫生及固定资产、员工安全管理

(2)企业员工食堂、办公环境的日常管理

6.后勤保障事务管理

(3)维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修

(4)企业日常安全保卫及消防管理

(1)来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等

7.涉外事务管理(2)企业对外宣传、公关联系

(3)牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案

(1)审议合同的合法性，保障企业的合法利益

(2)协助处理日常涉法事务及管理合同

8.法律事务管理

(3)参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判

(4)代理企业涉讼案件

第二章管理部组织管理

（一）部门组织结构与责权表

部门部门负责人经理直属领导副总经理

部门组织结构图部门编制

经理级—人

主管级—人

专员级___人

部门职责

部门权力

相关说明

编制人数审核人员批准人员

编制日期审核日期批准日期

（二）行政办公工作一览表

部门：人数;填写日期:年月日

序号工作内容概述

（三）行政办公职位规范表

职位名称直接上级直接下级

管辖范围

直接责任

主要权力

职务

代理人

任职条件

（四）员工处罚通知单

年月日

受处分人

部门冈LU位

姓名

处罚事由：

警告口严重警告口记小过口记大过口除名口

处罚类型

罚款元

员工本人（确认）：员工所属部门（确认）：

日期：日期：

分管领导（签核）：总经理（签核）：

日期：日期：

第三章办公事务管理

（一）行政费用计划表

编号：

单位:元

科目上年本年度预算数变变备注

度平四动动

均数季季季季量率

度度度度%

固01薪资支出

定02间接人工

费03租金支出

用04办公费

05邮电费

06水电油料费

07保险费

08医保费

09社保费

合计

01加班费

02差旅费

03运费

04维护费

05交际费

06样品费

变07包装费

动08燃料费

费09职工福利

用费用

10杂项购置

费用

11会务费

12培训费

13劳务费

14间接材料

费用

15消耗品费用

16保健费

17其它费用

合计

费用总计

（二）行政费用申请单

编号:部门:填写日期:一年一月—日单位:元

费用类别金额用途说明附件张数

合计人民币

（大写）

报销人签字:审核人签字:主管领导签字:

（三）通讯费用报销单

编号:填写日期:年月日

部门使用人

（）固定电话

通讯工具类别（）移动电话号码

（）其它

费用人民币

（合计）（大写）

审批意见

主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）

费用明细

（四）外勤费用报销单

员工姓名所属部门报销时间备注

序号费用类别大写小写

0001交通费

0002资料费

0003交际费

0004补贴费

0005其它费用

合计

部门经理部门经理经办人报销人

财务审批审批财务复核审核签名签名

（五）车辆费用报销单

编号：填表日期:一年—月—日

驾驶员部门车号

预支期间年月日至年月日车型

项目张数金额（单据粘贴处）

合计金额（大写）

部门经理部门经理经办人报销人

财务审批审批财务复核审核签名签名

（六）招待费用报销单

编号：填表日期:一年—月—日

姓名职务部门附件

招待

事由张

招待招待客人人备

对象人数陪同人注

日期招待餐饮住宿礼品其它金额合计

地点费费礼金费用十万千百十元角分

金额合计

大写

部门经理部门经理经办人报销人

财务审批审批财务复核审核签名签名

（七）公务联系单

签收入

送抵时间

已阅签字

转出时间

联系事项

签复

填表人

（八）参观许可证

许可编号发证日期印章

参观单位参观日期

参观者职单

姓名务位

参观区域参观内容

参观目的参观路线

相关部门签章

分管副总招聘部业务部派遣部管理部玄一公司其它部门

（九）接待用餐申请表

年月日

接待接待负责人

负责部门负责人职务

来宾

负责人工作单位部门和职务

接待总人数用餐时间陪同人数

接待事由

招待规格（根据公司相关规定确定）

受理日期经办人

审核意见接待部门管理部分管副

总

（十）公关工作计划表

公关工作主体负责部门

负责人员公关主管口部门经理口副总经理口__________________

配合人员

计划情况

工作目标

工作进度

进度目标

工作成果

工作预算工作结算

（十一）会议记录表

编号：填写日期:一年一月—日

会议时间地点持人记录入

会议名称

参加者

会议议题

会议过程

会议决策

记录审核

审核人结果

（十二）年度会议计划表

会议名称主持人

开会地点会议召集部门

开会日期会议主要工作人员

开会时间与会者应备资料

会议宗旨及议题会场标示资料

与会单位会场拟分发资料

人数备注

（十三）会议审核项目表

序审核序号审核

审核项目审核项目

号结果结果

会议的主题女服务员着装方

1

面：

会议的规模（总人数）查邀（1）洋装

2请回函22（2）旗袍

（3）其它民族服

会议预算

3饰

4招待对象的层次新闻媒体：

文字记者

活动日期及时间（注意是否（1）

523（2）新闻稿

与其它同业的活动冲突）

（3）摄影记者

会议天数

6（4）录像记者及

7会议负贡人电源准备

8会议事项分工表住宿安排方面：

会场的预订：（1）安排来宾的

（1）主会场（2）分会场24住宿（套房、单人

（3）洽谈室（4）展示室房、双人房）

9（5）来宾休息室（2）领导人的住

（6）工作人员休息室宿预订房间

（7）演艺人员休息室（3）妥善分配房

间

制作来宾名册：支付的负担范围

包括姓名、地址、公司名称、25（住宿、餐费、取

10

电话、职务等用冰箱内的食物

费用、电话费）

各类函件:安排用餐方面：

11

邀请函、信封、邀请卡、回26（1）住宿者的用

函明信片、纪念品、停车餐事宜

场、指引地图、餐券订制张（2）来宾、司机

数（多印20强以备用）、信封的用餐问题

书写投递日期（3）服务人员的

用餐

（4）演员、乐队

的用餐问题

纪念品方面：活动行程方面：

纪念品的选定、包装、外包（1）司仪开场白

12装书写、礼品提款、蝴蝶结（2）主持人的致

（装饰礼品包装）订制数量辞

（要多出20%以备用）27（3）来宾致辞

交通工具方面：（4）宣读贺电

13

飞机、面包车、轿车（5）致谢辞

14酬谢费（给司机人员等）（6）活动行程表

会场布置：（7）播放背景音

主席台、会标、灯光、音响乐

15效果、录音、座次、台下座（8）放映宣传影

位、紧急疏散方案、茶水饮片、幻灯片

料供应

宴会的形式：服务柜台的工作

（1）餐桌入座式方面：

16（2）自助餐入座式（1）来宾出、缺

（3）半入座式自助餐席之确认

（4）鸡尾酒立食式自助餐（2）发放胸章

16料理样式和菜单印制28（3）发放活动行

饮料香烟：程表

17（1）国产白酒（2）鸡尾酒（4）引导来宾到

（3）啤酒（4）饮料类休息室

花饰：(5)发放座位牌

(1)花篮(2)桌上花饰(6)发放纪念品

(3)雕冰花饰(4)胸花(7)设置临时电

18(5)赠用花束话

(6)典礼台花饰(8)来宾签名纪

(7)载挂花饰(8)蜡烛念

(9)展示品饰花

看板、标示板类：座位顺序：

(1)大门看板(1)桌面标示卡

19(2)方向标示29(2)桌面标示卡

(3)专用停车场示牌的书写

(4)展示商品说明标牌

拍照摄影方面：胸章、名牌：

20(1)纪念照片(1)颜色、大小、

(2)快照30种类的选定

选择桌子(2)公司名称、

21(1)圆桌职衔、姓名的书写

(2)方桌

（十四）决议事项确认表

决议事项

决议内容

达到目标

所需支持

执行措施执行

负责人

备注

（十五）决议事项实施表

会议名称:

决议事项决议日期决议负责人

部门执行负责人实施目标实施进度评价

各部门每个月的实施检查表

月份实施进度评价月份实施进度评价

14

25

36

（十六）会议室使用申请表

填写日期:一年一月—日

使用日期

使用时间

会议名称

具体地点

参会人数

所需设备

备注

使用单位管理单位

申请部门填表人经理管理人经理

（十七）印章使用登记表

时间文件名称文号印章类别使用人批准人备注

（十八）印章使用审批表

编号用章部门盖章时间

印章类别盖章次数文号

文件名称

备注

用章人（签章）批准人（签章）

注:请在备注栏中简要说明盖章用途

（十九）印章使用申请单

部门申请日期

用印类别用印份数

文件名称文件说明

申请人核准人

（二十）印章管理登记表

种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注

公司

印章名印公司名印公司全称

部门

印管理部印公司名、部门名

部门分公

印章司印子公司印公司名、子公司名

职务董事长

印章经理职务名称

财务部

部长经理印公司名、职务名

印（银行

专用）

（二十一）印章使用范围表

种区分支票合同日常各类辞请收人事员工委

及银及其业务对外令示据关系存款任

行兑它重文件文件及有账目状

类现凭要文关证

证件明

公司

公名章

司集团

名公司

称专用

印部门

早名章

子公

可早

职董事

务长章

名其它

早JX±.高级

职员

名章

财务

部经

理章

子公

司经

理章

第四章网络信息管理

(-)计算机故障维修记录卡

部门：填写日期:一年—月—日

机器规格数量故障说明预估修理费备注

(-)计算机网络报修登记表

时间部门机器报修原因维修人完成时间维修情况说明

（三）计算机网络设备档案表

设备使用部门:

设备设备规格销售设备购买维护维护年维修

名称品牌型号公司价格日期公司年限费用

故障现象及维修情况维修更换配件记录维修人

时间

故障

记录

备注

第五章文书档案资料管理

(-*)收(发)文登记表

收文发文

发有收有寄

月文文份无签月文文份无件签

日部号数附收0部号数附人收

门件门件

（二）公文传递单

填写日期:一年一月—日

收文公文编号文件名称发文签收备注

（三）公文会签单

发文单位发文文号发文日期

时限□普通件口急件口特急件密级□普通口秘密口机密口绝密

内容

会单位接文时间交文时间管理部转呈时间

签1月日时月日时月日时

顺2月日时月日时月日时

序3月日时月日时月日时

备注

（四）档案索引表

序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容

（五）档案明细表

全宗目录案卷移出归还

号号号日期单位经手人管理人日期管理人

（六）档案调阅单

编号：填写日期:一年一月—日

调卷部门

档案

类别调卷人

文件内容

摘要

调阅用途

调阅期限自年月日起至年月日止，计日

原收文借出日期

编号

档号归还日期

备注保管人签

，事.

（七）信件接收登记表

月份：年份:

日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人

（八）外发信件登记表

序号外发信件信息发信人信息

时间信件类别外发地址收信人发信人部门密级

（九）借阅登记表

年—月—日

编号名称借阅日期借阅人签字归还日期借阅办理人

（十）丢失报告单

填表日期：年月日

丢失资料编号丢失资料名称

发现（大致）日期资料存档日期

资料所属级别资料管理人

丢失原因:

资料管理人员

签名:

日期：年

月日

部门处理意见管理部处理意见

部门经理管理部经理签名：

签名：年月日

年月

H

副总经理审批意见：

年

月日

第六章提案管理

（一）项目提案表

填写日期:一年—月—日

部门职位姓名

提案名称编号

现况、缺点（附图）、说明

提案改善内容

（具体、详细、附图）

估计投资额（分项估算）

预计效益暨投资回收期

（二）会议提案表

公司会议第号提案

提案人所在部门

提案日期提案编号

（写明提出建议或意见的理由）

理由

（写明实现所提主张的措施）

措施

审查意见

审查人签名（盖

章）

备注

（三）员工提案汇总表

编号：时间:年月

实施结果

编提案所属提案事项收件审核审核可可不核发

号人部门日期日期人用试佳奖金

（四）优秀提案审核基准表

编号：填写日期：年月日

提案名称评审人员

评价项目评价基准（注：以年为单位的预计金额）等级分评价分

1.30万元以上30

2.21万〜30万元（以2万元为单位得1分）26-29

有形效果3.11万〜20万元（以2万元为单位得1分）21-25

（30）4.6万〜10万元（以1万元为单位得1分）11-20

5.1万〜5万元（以1万元为单位得1分）6-10

6.不足1万元（以2000元为单位得1分）1-5

1.安全性、劳动强度、环境或外形改善的效8-10

无形效果果明显

（10）2.以上任意项改善效果一般3-7

3.以上任意项可以看出有改善1~2

1.可以在整个集团推广使用11-15

波及效果

2.可以在公司内推广使用7-10

（15）

3.适用于本部门4~6

1.全体员工共同提案12-15

2.独自的想法、建议8-11

独创性（15）3.计划性的改善（对策）4-7

4.单纯模仿改善3

5.一般业务1

1.活动难度极高6-10

2.活动难度一般1-5

1.付出了极大的努力3-5

活动评价2.一般性努力1-2

（30）1.改善效果长期有效3~5

2.改善效果短期有效1~2

1.本部门实施6-10

2.其它部门实施1-5

总得分100分

（五）提案实施成果评分表

提案名称编号

项评分标准分数（分）项目评分标准分数（分）

目标准得分标准得分

动主动发觉实施10~投无需投资20~

机15资25

15%原来有缺陷，激发实5〜L"!回收期半年以下15~

施10收20

上级指标或旁人建1-5期回收期0.5-1年10~

议25%15

创完全属独创、开发性15~回收期1〜2年5-10

造20

性参考科技资料加以10~回收期2年以上1-5

20%研究、修正、改良15

由类似科技资料联5~月10万元以上15~

想并比照实施10效25

经他人暗示或向他1-5益2.5万〜10万元10~

人学习25%15

努1.付出精力多少1万〜5万元5-10

力2.参与规划专案人无形效益或1万元1-5

程员数目以下

序3.所需完成的工作合计100

15%量

实分数50以51〜60~65~70~75〜80

施（分下5964697479以上单

奖）位

金奖金5001000200040006000800010000主

核（元管

定）

注:此表用于重大建设性提案的评分。

(六)员工提案改善评分表

提案人所属部门提案日期评定日期

提案名

及内容

概要

评定标准评审意见最高评分评分

权重(%)

经济利益50

创造性15

评定应用范围10

成绩研究观察10

花费时间

改善成本10

提案完整性5

合计100

评审者其它建议

资金金额评定1.经济效益显著者:年经济效益核算额X20%

2.经济效益不明显者:评分资金

董事长总经理审查主任委员审查小组评定人

注:此表用于一般建设性提案的评分。

第七章行政人事管理

（一）应聘人员登记表

应聘职位:填表日期：年月日

姓名性别年龄出生日期

籍贯民族身高体重

学历职称健康状况婚姻状况

毕业院校所学专业

第一外语级别第二外语级别

联系方式身份证号

期望工资上岗时间其它要求

起止时间学校名称专业学历

所受教育

起止时间公司名称所担任职务相关证明人

工作经验

培训时间培训机构培训内容所获得的证书

参加的培

训

受过的奖

励及处分

兴趣爱好

个人特长

自我评价

（二）面试成绩评定表

应聘者姓性别年龄

名

毕业院校专业学历

应聘职位应聘时间

评价项目评定等级

A-优B-良C-好D一般E-差

仪表、仪态

专业知识技能的掌握

工作经验与应聘职位的关

联程度

语言表达能力

分析判断能力

应变能力

情绪控制能力

综合评人力资源部评价

价录用决口予以录用口储备口不予考虑

策

用人部门1平价

录用决口予以录用口储备口不予考虑

策

总经理评价

录用决口予以录用口储备口不予考虑

策

（三）员工培训申请表

申请部门申请人

培训时间总时数

培训讲师费用

培训地点

培训人员

培训内容

培训器材

部门经理审核：主管领导批准：

年月日年月日

（四）培训实施计划表

拟办单位：填写日期:一年—月—日

培训班本年度培训1培训负责

名称办班数地点部门（人）

培训目的

培训对象培训人数培训时间

教学目标

科目名称培训方式讲师姓名培训时间培训地点备注

培训科目

周次培训内容摘要备注

第1周

第2周

培训进度第3周

第4周

第5周

第6周

（五）培训费用预算表

编号：申请日期:年月日

课程名称日期地点

费用预算明细

1.教材____元/本x___本=___元

2.讲师报酬____元/时x___时=____元

3.讲师交通费__________元

4.讲师住宿费____元/日X____曰=____元

5.讲师膳食费____元/日X____曰=____元

6.其它费用__________元

7.合计费用__________元

8.预支费用_________元

参加培训人员名单（计—人）

部门姓名职称备注

（六）员工考勤统计表

编号：填表日期:年月日

请假迟到早退

姓名所属出勤应出事病婚产其迟到早退

部门天数勤天假假假假它累计累计备注

数时间时间

（七）员工请假申请单

编号：填表日期:年—月―日

姓名所属部门职务

口事假口病假口婚假口产假口丧假

请假类别口其它（请注明）：

请假事由

请假时间

_____年