部门会议日常管理制度

部门会议日常管理制度第一章总则

为确保部门会议的高效有序进行，提高决策效率，规范会议管理，特制定本制度。部门会议日常管理制度（以下简称“本制度”）适用于部门内各类定期和不定期的会议管理。

一、会议目的

1.沟通交流：通过会议，加强部门内部沟通与协作，促进信息共享，提高工作效率。

2.决策指导：对部门工作计划、项目推进、问题解决等进行讨论、决策和指导。

3.人才培养：通过会议，提升员工的业务能力和团队协作精神，促进个人与团队共同成长。

二、会议类型

1.定期会议：如周例会、月度总结会等，按照规定时间、周期召开。

2.临时会议：根据工作需要，随时召开，解决突发事件或专项问题。

三、参会人员

1.必须参会人员：部门负责人、相关人员及涉及议题的员工。

2.邀请参会人员：根据会议议题，邀请相关部门负责人或相关人员参加。

四、会议组织与管理

1.会议召集：由部门负责人或指定人员负责召集，明确会议时间、地点、议题等。

2.会议通知：提前发送会议通知，明确会议主题、议程、参会人员等。

3.会议记录：指定专人负责会议记录，确保会议内容真实、完整、准确。

五、会议纪律

1.准时参会：参会人员应按时参加，如有特殊情况需提前请假。

2.保守秘密：会议内容涉及公司内部信息，参会人员需严格保密，不得泄露。

3.尊重他人：会议期间，保持良好的会议氛围，尊重发言者，不随意打断他人讲话。

4.积极参与：参会人员应积极参与讨论，为部门工作提出建设性意见和建议。

六、本制度的解释权归部门负责人，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，特制定以下会议流程：

一、会前准备

1.确定议题：会议召集人应根据部门工作需要，提前收集议题，明确会议讨论的重点和目标。

2.制定议程：根据确定的议题，制定会议议程，明确各议题讨论顺序及预计时间。

3.发送会议通知：提前将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员，确保参会人员提前做好准备。

4.准备会议材料：会议召集人应组织相关人员准备会议所需材料，包括但不限于报告、数据、图表等，以便于参会人员了解议题背景和相关信息。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持：由会议召集人或指定主持人开场，介绍会议主题、议程及注意事项。

3.议题讨论：按照议程顺序，逐个讨论议题。发言人应简明扼要地阐述观点，其他参会人员可就议题展开讨论，提出建议和意见。

4.决策与总结：针对讨论的议题，由主持人或部门负责人进行决策，明确责任人和完成时间，并对会议内容进行总结。

三、会议记录与反馈

1.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等，确保记录真实、准确、完整。

2.会议纪要：会后及时整理会议纪要，将会议内容、决策结果、责任人等信息进行汇总。

3.发送会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便于大家了解会议成果，落实相关工作。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：会议召集人应定期跟踪会议决策的落实情况，确保工作顺利进行。

2.反馈与改进：参会人员应将会议决策的执行情况及时反馈给会议召集人，对于存在的问题，共同探讨解决方案，不断优化会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，特制定以下会议纪要跟踪落实措施：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议讨论的议题、参会人员、决策结果、责任分配及完成时间等关键信息。

2.会议纪要应由专人负责整理，并于会议结束后24小时内完成初稿，提交给会议召集人审核。

3.会议召集人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，确保纪要内容准确无误。

4.审核通过的会议纪要应尽快通过邮件、内部通讯平台等方式发送给所有参会人员及相关执行人员。

二、会议决策的执行与跟踪

1.责任人应在收到会议纪要后，根据会议决策要求，制定具体执行计划，并按计划推进工作。

2.会议召集人应定期检查会议决策的执行情况，必要时可召开临时会议，对执行过程中出现的问题进行讨论和解决。

3.跟踪会议决策执行情况的过程中，应记录相关进展和问题，并及时更新会议纪要，确保信息同步。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议纪要中涉及的各项决策和任务完成后，责任人应向会议召集人提交执行报告。

2.会议召集人应对执行结果进行评估，确认任务完成情况，并针对存在的问题提出改进措施。

3.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，优化会议管理流程。

四、会议纪要的归档与管理

1.审核通过的会议纪要应进行电子和纸质双份归档，便于日后查询和追溯。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行管理，确保资料整齐有序。

3.对于涉及重要决策和敏感信息的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议召集人或指定人员提前向行政部门申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、时间等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门应在收到预订申请后24小时内予以回复，确认会议室使用安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意损坏设施设备。

2.会议开始前，参会人员应确保手机等通讯设备处于静音状态，以免影响会议进行。

3.会议期间，未经允许，不得擅自录音、录像或拍照。

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理垃圾，关闭投影仪、空调等设备，确保会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备前，相关人员应接受培训，掌握设备操作方法。

3.如发现设备故障，应及时报修，行政部门负责跟进维修进度，确保设备尽快恢复正常使用。

四、会议室安全与保密

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议期间人员安全。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并定期检查，确保其处于有效期内。

3.对于涉及公司内部机密的会议，参会人员需签订保密协议，会议结束后，不得泄露会议内容。

五、会议室资源优化

1.行政部门应定期收集会议室使用情况，分析使用频率和需求，合理调整会议室布局和配置。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，提高会议室资源利用率。

3.提倡召开短时高效会议，减少无效占用会议室资源现象，提高工作效率。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为