基金会会议管理制度汇编

基金会会议管理制度汇编第一章总则

为了加强基金会会议管理的规范性和有效性，提高决策效率，确保会议内容的贯彻落实，根据基金会相关规章制度，特制定本会议管理制度。

一、会议宗旨

会议应围绕基金会发展战略、项目推进、团队建设等核心内容展开，旨在加强各部门之间的沟通与协作，促进决策的科学化、民主化，提高工作效率。

二、会议类型

1.常规会议：包括周例会、月度总结会、年度总结会等，用于总结工作、布置任务、沟通交流等。

2.专题会议：针对特定项目或问题召开的会议，如项目启动会、项目评审会、问题分析会等。

3.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

三、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人由基金会领导或相关部门负责人担任。

2.会议的组织与管理应遵循公平、公正、公开的原则，确保会议内容的全面、准确、及时传达。

3.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议程的制定、参会人员的通知、会议材料的准备等。

四、参会人员

1.基金会全体员工应按时参加各类会议，因故不能参加者，应提前向会议组织者请假。

2.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表意见和建议。

3.参会人员应遵守会议纪律，保持会议秩序，不得随意离场、喧哗、打断他人发言等。

五、保密规定

1.会议内容涉及基金会内部信息、商业秘密等，参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露。

2.会议纪要等文件应妥善保管，不得随意传播。

六、本管理制度自发布之日起实施，基金会全体员工应认真遵守，共同维护会议秩序，提高会议效果。

后续章节内容敬请期待。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应提前制定会议议程，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议题等，并提前至少一个工作日发送给参会人员。

3.通知参会人员：会议组织者应通过电话、邮件或即时通讯工具等方式，通知参会人员会议相关信息。

4.准备会议材料：会议组织者应收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，并在会议前至少一个工作日发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律和注意事项。

3.会议议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。每个议题的讨论时间应控制在预定范围内，以确保会议效率。

4.参会人员发言：参会人员应积极参与议题讨论，充分发表自己的意见和建议。发言时应注意言之有物、简洁明了，避免长篇大论。

三、会议决策

1.会议主持人根据议题讨论情况，总结各方意见和建议，形成决策方案。

2.对于重大事项，应进行投票表决。表决方式可采取口头表决、举手表决或书面表决。

3.投票结果由会议主持人当场公布，并记录在会议纪要中。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，明确责任人和完成时限。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的积极参与。

2.会议组织者负责收集会议纪要、表决票等材料，整理归档。

六、会议后续工作

1.会议纪要的整理与发布：会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容，由会议组织者负责整理，并在会议结束后两个工作日内发送给参会人员。

2.决策事项的落实：责任人应按照会议决策，积极推进相关工作，并及时向会议组织者反馈进展情况。

3.会议效果的评估与改进：会议组织者应定期对会议效果进行评估，根据参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪与管理，提高工作落实效率，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由会议组织者或指定专人负责整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、各议题讨论情况、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要整理完成后，应在会议结束后两个工作日内发送给所有参会人员，以便各方了解会议内容和决策事项。

二、会议纪要的审批与归档

1.会议纪要需经会议主持人审批同意后，方可正式发布。

2.审批通过后的会议纪要，应由专人负责归档，便于查阅和追溯。

三、会议决策事项的跟踪落实

1.责任人应按照会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，明确工作计划和时间表。

2.责任人应定期向会议组织者或指定专人汇报工作进展，确保决策事项按计划推进。

3.会议组织者应加强对决策事项的跟踪管理，对进展缓慢或遇到问题的事项，及时协调资源，协助责任人解决。

四、会议纪要的执行评估

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，了解决策事项的实际完成情况。

2.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中予以关注。

3.对于执行效果良好的决策事项，可总结经验，为今后类似工作提供借鉴。

五、会议纪要的持续优化

1.会议组织者应收集参会人员对会议纪要的意见和建议，不断优化会议纪要的内容和格式。

2.定期对会议纪要的整理、发布、跟踪落实等环节进行回顾，查找不足，持续改进，以提高会议纪要的质量和执行力。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室的使用效率，营造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，基金会员工需提前向行政部门提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政部门根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，并在预订成功后通知申请人。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，如遇冲突，由行政部门协调解决。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座位安排、会议桌椅、投影设备等。

2.会议组织者应提前检查会议室设备设施是否齐全、运行正常，确保会议顺利进行。

3.会议室内应保持整洁，禁止摆放与会议无关的物品。

三、会议室使用规范

1.参会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，保持手机静音或振动，不得在会议室内大声喧哗。

2.会议室内禁止吸烟、进食，严禁乱丢杂物，保持环境卫生。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室恢复原状。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，定期进行检查、保养，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。

3.如发现设备故障，应及时报修，行政部门负责联系维修事宜。

五、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的通风、照明，确保消防安全。

2.会议室应采取适当的安全措施，如安装监控设备，以保障会议安全。

3.会议室内讨论的内容涉及基金会内部信息、商业秘密等，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

六、会议室管理制度的监督与执行

1.行政部门负责对会议室管理制度的监督与执行，定期对会议室使用情况进行检查。

2.对违反会议室管理规定的行为，将视情节给予相应处罚，并纳入个人绩效考核。

3.基金会全体员工应共同维护会议室秩序，提高会议室使用效率，为会议的顺利进行提供保障。

第五章附则

为确保基金会会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一