学生组织会议管理制度

学生组织会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为规范学生组织会议的管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和权威性，根据我国相关法律法规及学校规章制度，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于学生组织举办的各类会议，包括但不限于全体会议、常务会议、专题会议等。

三、基本原则

1.遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性和权威性；

2.坚持公开、公平、公正原则，保障会议的透明度和公正性；

3.提高会议效率，注重会风建设，严格控制会议数量、规模和时间；

4.强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行力度。

四、会议类别

1.全体会议：学生组织全体成员参加的会议；

2.常务会议：学生组织常务委员会成员参加的会议；

3.专题会议：针对特定议题召开的会议，参会人员根据议题需要确定；

4.其他会议：根据工作需要，临时召开的其他类型会议。

五、参会人员

1.全体会议：学生组织全体成员；

2.常务会议：学生组织常务委员会成员；

3.专题会议：相关议题的负责人员及邀请的相关人员；

4.其他会议：根据会议议题，由会议召集人确定参会人员。

六、会议的组织与管理

1.会议的召开、议题确定、议程安排、通知发布等工作，由学生组织常务委员会负责；

2.会议召集人负责会议的组织、主持和总结；

3.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退；

4.会议记录员负责记录会议内容，整理会议纪要。

七、会议纪律

1.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序；

2.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露会议信息；

3.参会人员应尊重他人发言，不进行人身攻击，不发表与会议议题无关的言论；

4.会议召集人有权对违反会议纪律的参会人员进行批评教育或处理。

八、其他

1.本管理制度解释权归学生组织常务委员会；

2.本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可适时予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目标；

2.拟定会议议程：列出会议的主要议题，明确各议题的讨论顺序和预计时间；

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，确定参会人员名单，并通知相关人员；

4.发布会议通知：将会议时间、地点、议程等信息提前通知参会人员；

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，提前分发给参会人员；

6.安排会场：根据参会人数和会议需求，选择合适的会议室，并做好会场布置。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责参会人员的签到工作；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员；

3.各议题负责人按照议程顺序，对议题进行阐述和讨论；

4.参会人员针对议题展开讨论，充分发表意见和建议；

5.会议主持人负责控制会议节奏，确保会议有序进行；

6.会议记录员认真记录会议内容，特别是决策性意见和建议。

三、会议决策

1.会议主持人对讨论的议题进行总结，归纳共识；

2.针对议题中的决策性内容，采取表决、投票等方式形成会议决策；

3.会议决策应遵循民主集中制原则，充分尊重多数人意见；

4.会议决策结果应明确、具体，具备可操作性。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果和不足进行总结；

2.对会议决策的执行进行分工，明确责任人和完成时限；

3.对下次会议的主题和议程进行预告；

4.会议主持人宣布会议结束。

五、会议记录与纪要

1.会议结束后，会议记录员应及时整理会议纪要；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论内容、决策结果等；

3.会议纪要需经会议主持人审核后，分发给参会人员；

4.会议纪要作为会议决策的依据，应妥善保管。

六、会议后续工作

1.会务组负责跟踪会议决策的执行情况，并及时向会议主持人汇报；

2.参会人员应按照会议决策，认真履行各自职责；

3.对会议决策执行中出现的问题，应及时采取措施予以解决；

4.定期对会议决策的执行情况进行评估，为下次会议提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人审核；

2.审核通过的会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、即时通讯工具等方式通知到所有参会人员；

3.会议纪要的发布应及时，确保参会人员能够尽快了解会议决策和后续工作要求。

二、会议纪要的内容与要求

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、参会人员、讨论的主要议题和内容；

2.纪要中应明确记录会议的决策结果、责任分配、工作要求和完成时限；

3.会议纪要应保持清晰、准确、完整，避免出现歧义；

4.对于重要的会议决策和讨论内容，应附有相关依据和参考资料。

三、会议纪要的执行与跟踪

1.责任人应按照会议纪要中的要求，立即开展相关工作；

2.会务组或指定的人员负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪；

3.跟踪过程中，应记录执行进度、存在的问题和解决措施；

4.对于执行中遇到的困难和挑战，应及时反馈给会议主持人，寻求解决方案。

四、会议纪要的反馈与评估

1.会议主持人或指定的人员应定期收集会议纪要执行情况的反馈；

2.根据反馈信息，评估会议决策的执行效果，对责任人进行绩效评价；

3.对于未能按期完成或执行不力的会议决策，应分析原因，制定改进措施；

4.定期向学生组织全体成员通报会议纪要的执行情况，提高透明度和责任感。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，便于查阅和追溯；

2.建立会议纪要管理档案，按照时间顺序或议题分类存放；

3.确保会议纪要的保存安全，防止丢失或泄露；

4.对于涉及敏感信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

六、持续改进与优化

1.定期对会议纪要的跟踪落实流程进行回顾和评估；

2.根据实际执行情况，调整和完善会议纪要的内容和格式；

3.探索更高效的会议纪要跟踪落实方法，提高会议决策的执行效率；

4.通过持续改进，不断提升学生组织会议管理的科学性和规范性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订需提前向会务组或指定的管理部门提交申请；

2.申请书中应明确会议的主题、时间、参会人数等信息；

3.会务组根据申请内容，合理安排会议室，并通知预订人；

4.预订人应在获得确认后，及时通知参会人员会议时间和地点。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理规划；

2.确保会议室内的照明、通风、音响等设施正常运作；

3.按需摆放桌椅，设置投影仪、白板等会议辅助设备；

4.保持会议室整洁，提供必要的会议用品，如笔记本、笔等。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，不得吸烟、进食或大声喧哗；

2.参会人员应爱护会议室内的设施，不得随意损坏；

3.未经允许，不得随意更改会议室内的布局和设备；

4.会议结束后，应将会议室恢复原状，关好门窗，确保设施安全。

四、会议室设备管理

1.定期对会议室内的设备进行检查、维护，确保设备正常运行；

2.会议期间，如设备出现故障，应及时联系技术人员进行维修；

3.会议室设备的使用应遵循操作规范，避免因操作不当导致设备损坏；

4.对于贵重设备，应建立使用登记制度，明确使用责任。

五、会议室清洁与维护

1.定期对会议室进行清洁，保持环境整洁；

2.会议室内的垃圾应及时清理，避免滋生细菌；

3.对于会议室的地毯、窗帘等易脏物品，应定期进行专业清洗；

4.注意会议室的通风和湿度控制，防止物品受潮、发霉。

六、会议室安全管理

1.会议室应设置合理的安全通道，确保紧急情况下人员疏散；

2.配备必要的消防设施，定期检查，确保其正常使用；

3.会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品；

4.加强会议室的进出管理，防止无关人员进入。

七、会议室服务与支持

1.会务组应为参会人员提供必要的服务，如茶水、资料发放等；

2.提供会议期间的设备操作指导和技术支持；

3.建立反馈机制，收集参会人员对会议室的意见和建议，不断改进服务；

4.定期对会务组成员进行培训，提高其专业能力和服务水平