社区会议记录管理制度

社区会议记录管理制度第一章总则

社区会议记录管理制度旨在规范社区会议的组织、召开及记录工作，确保会议效率，促进社区决策的透明化和民主化，加强社区内部沟通与协作。以下总则对会议管理制度的基本原则、适用范围、责任主体等作出规定。

一、基本原则

1.公开透明：会议内容应充分体现公开、公平、公正的原则，确保社区居民的知情权和参与权。

2.效率优先：会议应注重效率，减少冗余环节，确保议题得到充分讨论和决策。

3.记录完整：会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容，便于跟踪落实和监督。

4.保密原则：涉及敏感信息或个人隐私的会议内容，应严格按照国家法律法规和社区规定进行保密。

二、适用范围

本制度适用于社区内各类会议，包括但不限于：社区居民大会、业主委员会会议、物业管理委员会会议、社区工作协调会议等。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、通知、组织、主持等工作。

2.会议记录者：负责会议记录的整理、归档和提交等工作。

3.与会人员：积极参与会议讨论，遵守会议纪律，按时提交会议材料。

4.会议室管理员：负责会议室的预定、布置、设施维护等工作。

四、制度修订

本制度根据社区实际情况制定，必要时可进行修订。修订程序如下：

1.由会议组织者或相关部门提出修订建议。

2.报社区领导审批。

3.召开会议，充分听取各方意见。

4.形成修订稿，报社区领导审批。

5.公布修订后的制度。

五、制度解释

本制度的最终解释权归社区领导层所有。在执行过程中，如有疑问或争议，由社区领导层负责解释。

六、制度施行

本制度自发布之日起施行。原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。在施行过程中，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

为确保社区会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和议题：会议组织者根据社区实际情况，提前确定会议主题和议题，并在会议通知中明确。

2.发布会议通知：会议组织者应在会议召开前，通过公告、短信、电话等方式，向与会人员发布会议通知，内容包括会议时间、地点、议题等。

3.准备会议材料：会议组织者应提前准备好与会议议题相关的背景资料、报告、提案等，并在会议召开前至少两天送达与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，会议记录者负责统计签到情况。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议题和议程。

3.与会人员依次发言，针对议题展开讨论，会议记录者做好记录。

4.会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行表决或决策。

5.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序。

三、会议记录

1.会议记录者应详细记录会议的讨论内容、决策结果以及与会人员的意见和建议。

2.会议记录应真实、准确、完整，并在会议结束后尽快整理成会议纪要。

3.会议纪要由会议组织者审核后，发送给与会人员，并在社区范围内进行公示。

四、会议总结

1.会议组织者应在会议结束后，对会议的召开情况进行总结，分析会议成果和不足之处，并提出改进措施。

2.会议总结报告应在下一次会议前提交给社区领导，并通报与会人员。

五、会议决策的执行与反馈

1.与会人员应按照会议决策，及时开展相关工作。

2.会议组织者应跟踪了解会议决策的执行情况，并及时向社区领导汇报。

3.对于会议决策执行中出现的问题，应及时向社区领导反馈，并提出解决方案。

六、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议通知、会议材料、会议纪要等资料进行归档，以备查阅。

2.会议资料的保存期限根据社区规定和实际需要确定，但不得少于两年。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强会议成果的转化，提高社区管理工作的效率，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录者应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容真实、准确、完整。

2.会议纪要初稿提交给会议组织者进行审核，审核通过后形成正式会议纪要。

3.正式会议纪要应在会议结束后72小时内，通过社区公告、邮件、短信等方式发送给与会人员，并在社区范围内进行公示。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应包括会议基本信息（如会议时间、地点、与会人员等）。

2.详细记录会议讨论的主要观点、决策结果以及具体的行动计划。

3.明确各责任人和完成时限，确保会议决策的落实。

三、会议纪要的执行跟踪

1.会议组织者应建立会议纪要执行跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.各责任人应按照会议纪要的要求，及时汇报工作进展和存在的问题。

3.会议组织者针对执行过程中出现的问题，协调各方资源，协助责任人解决问题。

四、会议纪要的反馈与评估

1.会议组织者应在会议决策执行完毕后，组织相关人员对执行情况进行评估。

2.评估结果应以书面形式报告社区领导，并提出改进措施和建议。

3.对于未按期完成的会议决策，应查明原因，追究相关责任人的责任。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照社区档案管理规定进行归档，确保资料的安全和便于查阅。

2.会议纪要的归档应包括电子版和纸质版，电子版应存放在社区指定的信息系统中。

3.会议纪要的查阅权限应根据内容涉及的范围和保密要求进行设置，确保信息安全。

六、会议纪要的公开与监督

1.会议纪要的公示期限不得少于7天，以确保社区居民的知情权。

2.社区居民对会议纪要的内容有疑问或建议的，可向会议组织者提出，会议组织者应及时回应。

3.会议纪要的执行情况接受社区居民的监督，提高社区管理工作的透明度和民主化。

第四章会议室管理规定

为保障社区会议的顺利召开，提高会议室的使用效率，确保会议环境的舒适与安全，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责管理。

2.需要使用会议室的单位或个人，应提前向会议室管理员提交书面或电子档的会议室预订申请。

3.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型等信息。

4.会议室管理员根据预订申请，合理安排会议室的使用，避免时间冲突。

二、会议室布置

1.会议室管理员应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、布局合理。

2.会议室内应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等。

3.会议室内应保持整洁、卫生，禁止在会议室内进食。

三、会议室使用

1.会议召开前，会议室管理员应检查会议室设施是否正常，如有问题及时报修。

2.与会人员在会议室内应保持安静，遵守会议纪律，不在会议室内吸烟。

3.会议结束后，使用单位或个人应负责清理会议室，恢复原状，并将废弃物品投放至指定位置。

四、会议室设施维护

1.会议室管理员应定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

2.如发现设施故障，会议室管理员应及时报修，并跟踪维修进度。

3.定期对会议室进行保养，延长设施使用寿命。

五、会议室安全管理

1.会议室管理员应确保会议室内的消防安全，定期检查消防设施。

2.会议室内应设置明显的安全标识，提醒与会人员注意安全。

3.严禁在会议室内私拉乱接电源线，避免发生安全事故。

六、会议室钥匙管理

1.会议室管理员负责会议室钥匙的保管和分发。

2.需要使用会议室的人员，应在会议开始前向会议室管理员领取钥匙，并在会议结束后及时归还。

3.会议室钥匙丢失或损坏，应立即向会议室管理员报告，并按照社区规定承担相应责任。

遵循以上规定，确保会议室的高效利用，为社区会议提供良好的召开环境。

第五章附则

为确保社区会议