学校会议管理制度

学校会议管理制度学校会议管理制度

第一章总则

第一条本制度的制定目的是为了加强学校会议的组织管理，规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实。

第二条本制度适用于学校内所有会议，包括但不限于校务会议、教职工大会、部门工作会议、专题研讨会等。

第三条会议应坚持以下原则：

1.实事求是，民主集中，充分讨论，明确决策；

2.精简会议，严格控制会议规模和次数，提高会议质量；

3.强化会议纪要的跟踪落实，确保决策执行到位。

第四条学校设立会议管理机构，负责会议的统筹、协调、监督和评估工作。会议管理机构主要包括：

1.校长办公室，负责全校性会议的统筹安排和监督执行；

2.各部门，负责本部门工作会议的召开和落实；

3.会议室管理部门，负责会议室的预订、布置、设施维护等工作。

第五条参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，认真履行职责，积极参与讨论，严格遵守保密制度。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由学校会议管理机构负责解释和修订。各部门应根据本制度制定具体实施细则，报学校会议管理机构备案。

第二章会议流程

一、会议的筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型、规模、时间、地点。

2.拟定会议议程，包括会议议题、报告人、讨论时间等。

3.确定参会人员名单，提前通知参会人员，确保人员准时参加。

4.准备会议材料，包括会议议程、相关报告、背景资料等，并在会议前发放给参会人员。

二、会议的召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程。

2.各议题报告人按照议程顺序进行报告，报告内容应简明扼要、重点突出。

3.参会人员针对报告内容进行充分讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人对讨论进行总结，形成决策或决议。

三、会议决策的表决

1.对于需要表决的议题，会议主持人应明确表决方式和要求。

2.参会人员对议题进行表决，表决结果由会议主持人当场宣布。

3.对于重大事项，应进行无记名投票，确保表决的公正性。

四、会议记录与纪要

1.指定专人负责会议记录，记录内容包括会议议程、参会人员、报告内容、讨论要点、决策结果等。

2.会议结束后，整理会议纪要，明确列出会议决策、责任人和完成时限。

3.会议纪要由会议主持人审核，并在会议结束后的一定时间内发给参会人员。

五、会议的总结与反馈

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议决策的重要性和紧迫性。

2.参会人员对会议效果进行评估，提出改进意见和建议。

3.会议管理机构根据会议纪要和参会人员的反馈，对会议效果进行跟踪评估，为今后会议的改进提供参考。

六、会议的结束

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.参会人员整理会议材料，有序离场。

3.会议室管理部门负责清理会议室，确保设施完好，为下次会议做好准备。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人审核批准。

2.会议纪要应通过电子邮件、学校内部网络平台等方式，及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

3.对于重大决策和重要事项，应通过公告或专门通知的形式，确保全校范围内传达到位。

二、会议决策的责任分配与执行

1.会议纪要中应明确每项决策的责任人，确保各项任务有明确的执行主体。

2.责任人根据会议纪要中的要求，制定具体的执行计划，并报会议管理机构备案。

3.责任人应定期向会议管理机构汇报任务进展情况，确保决策执行过程的透明和可控。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议管理机构负责对会议纪要的执行情况进行跟踪监督，确保决策落到实处。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，会议管理机构应及时协调相关部门予以解决。

3.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行评估，对未按期完成的任务进行分析，并提出改进措施。

四、会议纪要的反馈与评估

1.会议管理机构应建立反馈机制，收集参会人员及执行部门对会议纪要执行情况的意见和建议。

2.定期对会议纪要的执行效果进行评估，包括决策的完成度、执行效率、存在的问题等，并形成评估报告。

3.根据评估结果，对会议管理制度和流程进行优化，以提高会议纪要的执行力和决策效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照规定的格式进行归档，以便于今后的查阅和追溯。

2.建立会议纪要的电子档案管理系统，提供便捷的检索和查阅功能，确保会议纪要的长期保存和利用。

3.对于涉及敏感信息或保密内容的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室的预订与安排

1.会议室管理部门负责学校会议室的预订、安排和通知工作。

2.需要使用会议室的部门或个人应提前向会议室管理部门提交申请，注明会议时间、地点、参会人数等信息。

3.会议室管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室的高效利用。

二、会议室的布置与服务

1.会议室管理部门应根据会议类型和参会人数，提前做好会议室的布置工作，包括座椅、音响、投影等设备的调试。

2.会议期间，会议室管理部门应确保会议室内环境整洁，提供必要的服务，如茶水、文具等。

3.对于特殊会议需求，会议室管理部门应与申请部门沟通，提供个性化服务。

三、会议室设施设备的管理与维护

1.会议室管理部门负责对会议室内的设施设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行。

2.对于损坏或故障的设备，应及时进行维修或更换，以免影响会议的正常进行。

3.建立设备使用管理制度，对设备使用情况进行记录，提高设备使用效率。

四、会议室的卫生与安全

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁和消毒，确保卫生条件达标。

2.会议室内应配备消防器材和紧急疏散指示，并定期进行安全检查，消除安全隐患。

3.会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持室内卫生，爱护公共设施。

五、会议室使用情况的记录与反馈

1.会议室管理部门应记录每次会议的使用情况，包括会议时间、参会人数、设备使用情况等。

2.定期收集参会人员对会议室环境、设施等方面的意见和建议，不断优化会议室管理。

3.根据会议室使用情况，调整会议室预订政策，以提高会议室使用效率。

六、会议室的对外开放与管理

1.学校会议室在满足内部需求的前提下，可对外开放，为外部会议提供场地支持。

2.会议室管理部门负责对外开放会议室的申请、审批和管理工作，确保会议顺利进行。

3.外部会议使用学校会议室，需遵守学校相关管理规定，并按约定支付相应费用。

第五章附则

一、本制度的解释权归学校会议管