疫情期间会议管理制度

疫情期间会议管理制度疫情期间会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范疫情期间公司会议的管理，确保会议的效率、效果及参会人员的安全与健康。

第二条本制度适用于公司各部门、各层级会议的组织与召开。

第三条会议应遵循以下原则：

1.疫情防控原则：会议组织及召开过程中，严格执行国家和地方疫情防控相关规定，确保参会人员安全。

2.精简高效原则：减少不必要会议，严格控制会议时间、规模及参会人员。

3.信息化原则：充分利用信息化手段，提倡线上会议，减少线下聚集。

4.预案原则：会议组织者应提前制定会议预案，包括疫情防控、会议议程、参会人员等。

第四条会议类型分为：

1.必要性会议：涉及公司战略、业务决策、疫情防控等重要事项的会议。

2.非必要性会议：如培训、研讨、汇报等非紧急事项的会议。

第五条会议组织者应提前向公司疫情防控领导小组报备，经批准后方可召开。

第六条参会人员应遵守会议纪律，佩戴口罩，保持安全距离，配合疫情防控措施。

第七条本制度自发布之日起实施，如有变更，另行通知。各部门应根据本制度制定实施细则，并报公司疫情防控领导小组备案。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要，明确会议目的、议程、参会人员及会议形式（线上或线下）。

2.会议组织者提前向公司疫情防控领导小组提交会议申请，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、预计时长、疫情防控措施等。

3.会议组织者根据疫情防控要求，选择合适的会议室，布置会场，确保通风、消毒等防疫措施到位。

4.会议组织者提前通知参会人员，并告知会议议程、疫情防控要求等相关信息。

二、会议签到

1.参会人员进入会场前，需进行体温检测、健康码查验等疫情防控措施。

2.会议组织者负责收集参会人员健康码信息，确保参会人员符合疫情防控要求。

3.参会人员签到，领取会议资料，进入会场。

三、会议进行

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议内容充实、高效。

2.参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，保持会场秩序。

3.会议期间，参会人员应保持安全距离，佩戴口罩，减少不必要的走动。

4.会议组织者负责记录会议纪要，确保会议内容准确无误。

四、会议结束

1.会议结束后，主持人对会议进行总结，明确下一步工作安排。

2.参会人员离开会场时，将会议资料归还给会议组织者。

3.会议组织者对会场进行清理，确保疫情防控措施到位。

五、会议资料归档

1.会议纪要应在会议结束后及时整理，由会议组织者进行审核、发布。

2.会议组织者将会议纪要、参会人员名单、疫情防控相关资料等归档，以备查阅。

六、疫情防控特别规定

1.线下会议应严格控制参会人数，尽量减少人员聚集。

2.会议期间，如参会人员出现发热、咳嗽等症状，应立即启动疫情防控应急预案，将该人员隔离并报告公司疫情防控领导小组。

3.会议组织者应定期对会议室进行消毒、通风，确保会场环境安全。

4.会议组织者应密切关注疫情防控政策，及时调整会议安排。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议组织者或指定专人负责编制，确保记录准确、详实。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论重点、决策结果、任务分工及后续行动计划等。

3.会议纪要编制完成后，由会议组织者进行审核，确认无误后及时发布给所有参会人员及相关责任人。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确的任务分工，应明确责任人、完成时限和验收标准。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按时推进任务。

3.会议组织者应跟踪任务进展情况，对责任人的工作进行督促和指导，确保任务顺利完成。

三、会议纪要的跟踪与反馈

1.会议组织者应定期收集责任人的工作进展报告，了解任务完成情况。

2.对未按期完成的任务，会议组织者应与责任人沟通，分析原因，制定解决方案，并督促整改。

3.会议组织者应在下一次会议中，对上一次会议纪要的落实情况进行汇报，确保各项工作有序推进。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议组织者应定期对会议纪要进行整理、更新，确保信息的准确性和时效性。

3.对于涉及公司重要决策、业务数据和疫情防控等敏感信息的会议纪要，应加强保密管理，严格控制查阅范围。

五、疫情防控相关工作的跟踪落实

1.疫情防控相关工作的会议纪要，应作为重点任务进行跟踪落实。

2.会议组织者应密切关注疫情防控政策动态，根据实际情况调整工作计划，确保疫情防控措施到位。

3.对于疫情防控工作中存在的问题和不足，应及时向公司疫情防控领导小组汇报，并积极寻求解决方案。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.申请内容应包括会议时间、预计时长、参会人数、所需设备等，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门或管理人员根据会议室使用情况，统筹安排并通知会议组织者。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要设施，如投影仪、音响、白板、网络等，以满足不同类型会议的需求。

2.定期检查会议室设备，确保设备正常运行，避免会议过程中出现故障。

3.会议室应保持整洁、通风，定期进行消毒处理，确保会议环境安全。

三、会议室使用规范

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，如需提前或延后使用，需提前通知行政部门或管理人员进行调整。

2.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意移动设备，不携带食物进入。

3.会议结束后，会议组织者负责组织参会人员共同清理会场，确保会议室恢复原状。

四、疫情防控期间的特殊规定

1.疫情防控期间，会议室使用前应进行充分通风和消毒处理。

2.控制会议室人数，保持安全距离，尽量避免人员密集。

3.会议室入口处设置体温检测和健康码查验点，确保参会人员符合疫情防控要求。

4.会议室备用口罩、消毒液等防疫用品，供参会人员使用。

五、会议室保密管理

1.会议涉及公司机密事项时，会议组织者应提醒参会人员注意保密。

2.会议室应配置保密设施，如隔音、防窃听设备等，确保会议内容不被泄露。

3.会议结束后，会议组织者应督促参会人员妥善保管会议资料，防止遗失或泄露。

六、会议室使用反馈

1.会议组织者在使用会议室过程中，如遇到任何问题，应及时向行政部门或管理人员反馈，以便及时解决。

2.行政部门或管理人员定期收集会议室使用情况，根据反馈意见优化会议室管理，提高使用效率。

第五章附则

1.本制度