五级秘书资格考试办公室事务与管理练习题

五级秘书资格考试办公室事务与管理练习题在对方答录机上留言，一定要留下的是(

)。

A．自己的姓名和接收者的姓名

B．本部门主管的姓名和接收者的姓名

C．自己的姓名和本部门主管的姓名

D．本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名

答案：C

2．(

)是办公用品中不宜大量购买的。

A．圆珠笔

B．磁盘

C．打印机墨盒

D．订书钉

答案：C

3．秘书常用的装订类办公用品有（

）。

A．收件日期戳

B．打孔机

C．标签纸

D．磁盘盒

答案：B

4．如果上司外出多个地方，秘书应（

）。

A．把所有邮件都邮寄给上司

B．把所有邮件保存，待上司回来看

C．登记所有邮件，并用电话一一告知上司

D．将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司回来处理

答案：C

5．秘书在接听抱怨电话时，应（

）。

A．告知对方自己很忙，暗示没有时间听他说话

B．开门见山地把问题直接引上正题

C．拒绝对方，告知对方自己无能为力

D．听对方把话说完，回话时语调安详、沉稳

答案：D

6．在通话过程中，如果出现线路中断的情况，（

）。

A．拨打电话一方应及时重拨

B．接话方应主动拨打电话

C．拨打电话一方应静等

D．接通后接话方应表示歉意

答案：A

7．秘书在接打电话时，如果需要对方回电，要注意（

）。

A．告知对方回电话的时间

B．告知对方自己的电话号码

C．告知对方不要忘了回电话

D．反复拨打对方的电话

答案：B

8．公用资料应该保存在（

）。

A．领导的柜子里

B．他人的抽屉里

C．公用的柜子里

D．自己的抽屉里

答案：C

9．秘书在接听电话时，应选择（

）的程序。

A．问候→询问对方姓名→报出自己单位（部门）的名称

B．报出自己单位（部门）名称→问候→询问有关事宜

C．问候→报出自己单位（部门）的名称→询问对方姓名

D．问候→报出自己单位（部门）的名称→询问有关事宜

答案：C

10．秘书经常使用的收件日期戳属于（

）。

A．装订用品

B．归档用品

C．专用易耗品

D．笔尺类用品

11．员工领取办公用品时，应填写《物品申请表》，并由（

）签字批准。

A．授权人

B．上司

C．员工本人

D．秘书

答案：

A

12．秘书坚持每天记工作日记，其主要的目的是（

）。

A．为记而记，建立流水账

B．作为事实依据，供上司参考

C．认真分析，继续改进，提高时效

D．持之以恒，锻炼自己毅力

答案：

C

13．许多秘书用法则列出工作的优先等级，A级表示（

）。

A．急而不重

B．重而不急

C．重而急

D．不重不急

答案：

C

14．秘书在安排车辆使用时，如果车辆安排发生冲突，秘书首先应（

）。

A．主动与当事各方协调

B．上报主管

C．自行决定归谁使用

D．求助朋友

答案：

A

15．秘书在协调会议室使用过程中，如果内部会议室使用紧张，应（

）。

A．保证先订一方的使用

B．使参会人数多的一方满意

C．按轻重缓急安排

D．使主管满意

答案：

C

判断题（判断正误，并说明理由，每小题2分，共8分）

1．经理让秘书把一份资料复印好，下午交给他。秘书马上复印好，并交给了经理。有客人来访，秘书接待。客人走后秘书复印其他资料。

参考答案：错

2．秘书引导客人进入会议室，入座时客人用手拂了拂沙发。

参考答案：错

3．秘书正在打电话，进来两位正在争吵的客户，秘书对着话筒说：“对不起。”

参考答案：对

4．秘书拨通电话，并对话筒说：“喂，我是初燕，你是哪位？”

参考答案：错

办公室事务与管理工作实务题背景说明：你是赛迪宝公司行政秘书吴燕，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。1．为了加强公司内部信息沟通，请你将下列内容写出，明天交给我。（1）处理电话留言的原则是什么？（2）设计一份来电记录表样式。参考答案：处理电话留言的一般原则：

（1）简洁：要抓住要点，让收受人一看就明白。

（2）完整：要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。

（3）准确：对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确，及时送达留言。

来电记录表样式：

来电/来电方记录单□紧急程度

接受人姓名：

留言人姓名：

留言人单位：

□将再来电□请您回电

□将来访□已来访

留言内容：

记录人：日期和时间2.市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送8人去市郊开会，现公司只有一辆11座的小面包车和1辆小客车，请你协调一下，并将处理依据和结果向我汇报。参考答案：根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排11座的小面包车给市场部；若小客车能容纳8人，则用小客车送研发部的何先生等8人去市郊开会，若不能，则可请示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。3.为了进一步杜绝浪费，请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。参考答案：节约使用办公用品的措施如下：（1）复印机：复印前由主管人员签字批准。（2）传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留所有发送记录。（3）计算机、打印机、因特网：昂贵的设备要限制使用；彩色要集中管理并由各部门独立核算成本；严格监督因特网的使用。（4）电话、移动电话：减少打私人电话；控制国内外长途电话的使用；定期检查并核对电话账单以控制开销。4.公司定于6月8日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就怎样进行办公用品的发放谈谈您的看法。参考答案：业务培训的办公用品的发放要考虑：（1）指定专人发放。（2）按单位的有关制度规定发放时间。（3）领取人填写物品申请表，并由授权人签字批准。（4）物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、项目、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。（5）清点核实发放办公用品。（6）提醒使用部门和人员节约使用办公用品。（7）紧急需要物品时必须有相应的程序处理。5.公司定于5月12日开始对各部门秘书进行业务培训，请您就上司不在时的邮件如何处理谈谈您的看法。参考答案：上司不在时邮件的处理：（1）按收文程序处理所有文件。（2）按上司的吩咐或习惯将文件用电话、传真或邮寄通知他。邮寄时要在邮包上连续编号。（3）若上司吩咐不接收文件，可先把需要上司亲自处理的文件保存下来，并通知发件人得到回复的时间。6.由于公司业务范围不断扩大，文件收发工作宜由专人负责，请你写出收发文件的程序和要求，明天交给我。参考答案：收文工作的程序有：签收，拆封，登记，分类。（1）签收：对件数进行清点、核对；检查文件外包装是否完好无损，检查封套上的文字是否都应是本部门收的；最后是签收，并注明日期。（2）拆封：将信套订在文件后；再次检查文件内容是否本机关收。（3）登记：按收文登记簿中所列内容逐项登记；在收进