质检类样品管理办法

质检类样品管理办法总则第一条为进一步加强实验室样品管理，规范样品获取、接收、流转、贮存和处置等各环节行为，预防和减少风险，根据《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国消费者权益保护法》、《中华人民共和国食品安全法》、《产品质量监督抽查管理暂行办法》（总局令18号）、《食品安全抽样检验管理办法》（总局令15号）等相关法律法规的要求，结合我院实际情况和实验室管理要求，特制定本办法。第二条本办法适用于我院对外开展的产品质量检验所涉及的样品管理。第三条检验样品分类。产品质量检验按检验性质分为监督抽查和委托检验，产品质量检验样品分为监督抽查类样品和委托检验类样品。监督抽查指各级市场监督管理局及其它行业行政主管部门在各自的监管领域，按计划组织开展的产品质量安全监督抽检工作。委托检验按委托人的不同性质分为政府的执法委托、工程类委托、企事业单位委托和个人委托等。第二章职责第四条院质检业务部负责统筹全院质检类检验样品的管理工作，指导和监督质检全院各部门产品质量检验的样品管理。第五条院质检业务部业务科负责院本部及二基地的质检样品的标识、接收、流转、贮存、退还和处置建议方案以及样品间的管理。各分院、纤维检验中心、汽摩零部件及珠宝中心负责本辖区内质检样品的标识、接收、流转、贮存、贮存、退还和处置建议方案以及样品间的管理。第六条院各抽样部门负责抽样过程及样品运输过程中样品的管理，各检验部门负责检验检测过程中样品的管理。第七条部门职责。资产设备部负责危化品和危害食品样品的处置，以及样品有偿处置的管理、组织、协调和结算工作。办公室负责样品销毁处置的管理、组织、协调和结算工作。财务部负责对样品处置收入的管理，以及支出费用票据的审核和支付工作。党委办公室负责样品处置中违纪违规行为的调查、核实、处理工作；负责样品赠予备案工作。监督抽查类样品管理第八条样品的获取。按任务下达部门对样品获取方式的要求执行。原则上各级产品质量监督部门依法组织开展产品质量抽样检验的，应当付费抽取样品，检验过程中产品无破坏，或经检验后仍能保持产品的完整性、各项性能指标和正常使用功能等情形的除外。法律、法规、规章对样品获取方式另有规定的，依照其规定。第九条样品付费原则。在受检单位进行抽取样品的，备用样品原则上暂不付费，由受检单位先行无偿提供；需启用备用样品进行复检的，另行付费，第八条规定的不需付费的从其规定。通过网络购买方式获取样品的，备用样品一并付费。食品及食品相关产品抽样，检样和备样均应付费，并一起送达承检部门。第十条样品付费规定。在生产企业抽取样品的，抽取样品付费按照该产品的出厂价核算；在经营企业抽取样品的，抽取样品付费按照该产品的实际销售价格核算，抽样单产品信息应与实际购买价格一致。检验样品不需要付费情况的，由抽样人员向受检单位说明。第十一条样品付费发票。样品付费时，受检单位应当提供销售发票或有效的凭证，并注明付费抽取样品数量、单价、总金额等情况。网络购买方式获取样品的，应打印相关发票或有效凭证。受检单位自愿无偿提供样品的，应在抽样单备注中由受检单位进行说明，并签字确认。第十二条样品购置费用申请。院抽样组织部门应根据抽检方案拟定购样预算，各抽样部门抽样前按预算方案向院申请借款。在抽样过程中产品单价或总额超过预算规定的，应提前向院抽样组织部门报告，并经批准后再执行。第十三条样品购置费用报销。各抽样部门应以每个任务为单位分别进行报销，除报销凭证以外，每个任务单独编制《购样明细表》，注明受检单位名称、抽样单号、样品名称、单价、数量、总价等相关信息，并与报销凭证及抽样单信息相吻合。由院抽样组织部门负责人审核签字进行报销。若《购样明细表》中批次与任务批次不一致时，应予说明。第十四条样品的封样和运输。抽样人员应当采取防拆措施对样品进行封样，并加贴盖有抽样单位公章或专用章的封条。抽样人员、受检单位代表应在封条上签字确认，并注明抽样日期。检验样品和备用样品应分别封样。抽取的备用样品先行存放在受检单位处的，应当予以封存，并加施封存标识，并保存影像资料。抽样人员应告知受检单位妥善保管封存的样品，不得隐匿、转移、变卖、损毁。抽取的样品应当由抽样人员携带或者通过物流方式送达院承检部门所在的业务科。抽样人员应采取有必要措施保证样品的安全性和真实性。对运输、贮存有特殊要求的，应采取有效措施，保证样品在运输过程中不发生影响检验结论的变化。抽样人员在发送物流时，应通过拍照或录像等方式记录样品交接的过程，包括交接时样品状态及封条信息，以及快递单据或物流信息等。第十五条样品的接收。业务受理员按抽样单的内容，认真核对样品的数量，确认样品状态（包括外观、标识、型号规格等）及随样配件、资料的完整性，对有封样的样品，应检查封条的完整性、有效性。双方在样品交接时，应做好交接记录，并由双方共同签字。必要时应会同抽样人员进行验收，如果样品不符合有关规定要求，或有异常情况（包括包装和封条）应及时与抽样人员、委托方、受检方取得联系，查明原因后决定是否接收。并在抽样单上或委托书上做好相关记录。任务下达部门对样品交接有特殊规定的从其规定。第十六条样品标识。符合接收条件的样品，应将抽样信息录入业务系统，对样品进行唯一性编号、粘贴检样或备样标签，同时标注在《抽样单》上。第十七条多部门抽样样品接收。本着谁抽样、谁受理、谁接收样品的原则。各分院和纤检中心、汽摩零部件及珠宝中心抽取的样品，由各部门的业务科负责样品的接收、录入和贴标识的工作；本部其它各中心及拓展科抽取的样品由质检业务部业务科负责接收、录入和贴标识的工作。第十八条样品的出库。样品管理员通过系统生成出库单，将抽样单及检验用样品流转移交检测室。备样进入业务科样品管理库房后，扫描存放位置。多部门抽样的样品，检验样品送达检验部门所在业务科，备样原则上由抽样部门所在的业务科保存。第十九条样品流转。由质检业务部业务科接收的样品，原则上在12小时内（加急样品2小时内）送到各承检部门指定地点，承检部门需要派专人接收、清点样品，确认无误后在出库单上签字，由承检部门自行分配任务。多部门抽样时，各抽样部门送达承检部门的业务科的时间，根据具体抽样实施方案规定确定，但最迟不超过一周。保质期短的样品，应快速送达，并及时通知承检部门做好必要的准备工作。第二十条检验部门样品接收。承检部门接收样品时，需要派专人接收、清点样品、确认无误后在出库单上签字，若发现样品异常、样品信息不全或有误、随同的技术资料不全等情况，承检部门应在两个工作日之内向业务科反馈意见，由业务科向抽样部门进行核实和补充，如需样品作废或采取其它措施应与组织抽查的部门协商和批准。任务下达部门对样品确认有特殊规定的从其规定。第二十一条检毕样品的返还。符合下列情况之一的，检验完毕的样品应由检验部门返还到各自的业务科：（一）检验中未破坏，或轻微破坏但主要功能基本完整的检毕样品；（二）除正常消耗外剩余功能完整的检毕样品；（三）经技术处理后仍有使用和回收价值的检验样品；（四）样品虽经破坏，仍保留有回收价值的材料。（五）检验后剩余不能通过技术手段自行处理的危化品。第二十二条检毕样品自行保存的情况。符合下列情况之一的，检验部门检验完毕的样品应自行保留和处理：检验中已正常消耗，只能作废渣处理的样品；用于检验的食品样品或打开包装容易失效的工业产品；（三）检验后剩余可以通过技术手段自行处理的危化品。（四）检验不合格，需要保留作为证据的样品。第二十三条检毕样品返还要求。各检验部门返还样品时，应在系统中按实际返还样品数量打印生成《检毕样品返还单》，指派专人与各自业务科样品管理人员进行交接，按《检毕样品返还单》上所列样品编号与返样上的唯一性标识逐一进行核实清点，不合格的样品应在《检毕样品返还单》上注明，以便样品管理人员分类存放。第二十四条样品的保存。保存的样品包括备样和返还样品，由检验部门所在的业务科负责妥善保管、对样品保管有要求的应进行监控和记录。根据样品特性分类存放在样品库或指定存放的地方。所有样品应标识清楚，确保样品管理员能快速查找到样品。样品的存放地方应符合样品存放的条件（如卫生清洁、无鼠虫害、防火、防盗措施齐全、通风、干燥，避免样品受阳光直射、温湿度符合贮存要求），防止样品丢失、变质、损坏，确保样品的有效性。对样品贮存有特殊要求的环境，应进行环境监控并记录。对于易燃、易爆、易腐蚀的样品，要采取特殊容器或指定的房间贮存，并有警示标志；贵重样品、国抽样品以及其它需要单独存放的样品应当单独存放，并提供有效的防护措施；需要冷藏的样品应放在冷藏柜中储存，并保证冷藏柜中温度符合样品储存条件。需要冷冻的样品应放在冷库或冷柜内，要经常检查冷库、冷柜的制冷情况，确保样品储存环境符合要求。第二十五条环境温度监控。对有环境温度要求的库房，样品管理员应定时检查，对贮存样品的冷库、冷藏或冷冻柜的温度，填写《冰箱（柜）、冷藏箱温度监控记录》（CMQ/QQR20116-2019），有环境温湿度要求和其它环境监控要求的，填写《环境条件记录表》（CMQ/QQR20117-2019）。第二十六条库房人员进出要求。除样品管理人员外，其他人员未经允许不得出入样品库。若有大型样品出入库，相关协作人员须在样品管理员的监督下开展工作。第二十七条检测室不合格样品保存。保存在各检测部门作为不合格证据的样品，应标识清楚，存放在检测部门指定的地方，如可能需要重新再现检测的，则应严格按样品保存条件妥善保存。第二十八条样品留样期规定。检验合格的工业产品，样品留样期为检验结果异议期结束（原则上收到检验报告15日后）；检验合格的食品和食品相关产品以及检验不合格的工业产品，样品留样期为检验工作完成、出具检验报告后3个月；检验不合格的食品及食品相关产品样品留样期为检验工作完成、出具检验报告后6个月；食品保质期小于3个月的样品，或检验不合格的食品保质期小于6个月的样品，样品保存至保质期。对检验结果有异议的样品，按照法律、法规、规章规定和实际需要保留至规定期限。任务下达部门另有规定的从其规定。第二十九条监督抽查样品的处置。（一）未付费样品的处置。未付费样品（包括检样和备样），在留样期满后，各部门业务科应当及时通知退还受检单位。受检单位提出不需退样的，则按付费样品处置规定执行。留存在受检单位的备样，异议期满后应及时通知受检单位自行解封。未付费样品因检验造成破坏或者损耗而无法退还的，任务组织部门应当向受检单位说明情况，并协商解决。任务下达部门另有规定的，应按规定执行。（二）付费样品的处置。付费样品根据性状、用途，其处置方式分为：销毁处置、危化品和食品样品特殊处置、有偿处置、其他方式。留样期满后，各部门业务科应根据样品的不同的处置方式分别按照附件表1《应当销毁的产品清单》、表2《应当拍卖或有偿处置的产品清单》登记造册，处置要求按照《xx市计量质量检测研究院样品处置管理办法》执行。任务下达部门另有规定的，应按规定执行。样品处置方式要求。各类产品应进行规范性处置，处置方式参见附件中表1、表2的规定。各部门业务科在样品处置过程中应密切配合相关部门开展处置工作。第三十条付费样品处置申请。留样期满后，各部门业务科样品管理人员应对存放在业务科的样品按任务号分别进行登记造册，并根据不同的处置方式提出分类处置方案，交所在部门负责人审批签字。第三十一条待处置样品的交接。业务科完成审批手续后，应与负责处置的部门进行样品交接，交接记录双方签字后，由业务科留存。业务科应配合处置部门完成样品处置工作，包括处置过程中的影像留存记录。处置部门应在完成处置工作后3－5个工作日内将处置资料交业务科归档。第三十二条样品处置资料的保存。处置工作结束后，各部门业务科负责处置资料的整理工作，完成后交任务组织部门归口管理，处置资料保存期限为三年。委托类样品管理第三十三条委托样品的获取。检验样品由委托单位无偿提供。第三十四条样品的接收。企业及个人委托类样品，业务受理员与委托方共同确认样品的数量、状态（包括外观、标识、型号规格等）及随样配件、资料的完整性，确认样品是否符合相关规定要求。执法委托及工程委托类样品，业务受理员按抽样单/工程监理单的内容，与委托方共同确认样品的数量、状态（包括外观、标识、型号规格等）及随样配件、资料的完整性。对有封样的检测样品，应检查封条的完整性、有效性，并对样品进行拍照存档。确认样品是否符合相关规定要求，并在委托书上明确是否退样。第三十五条样品信息的录入。符合接收条件的样品，应将相关信息录入业务系统，对样品进行唯一性编号、标记，同时打印《检测委托合同书》双方签字确认。第三十六条多部门委托样品接收。本着谁受理，谁建单的原则。各分院和纤检中心、汽摩零部件及珠宝中心受理的委托样品，由各部门的业务科负责样品的接收、录入和贴标识的工作；本部其它各中心及拓展科受理的样品由质检业务部业务科负责接收、录入和贴标识的工作。第三十七条样品的出库与流转。参照本办法第十七条至第十九条规定执行。第三十八条检验样品的返还及保存，按照本办法第二十条至第二十六条规定执行，因检验报告有十五日的异议期，符合异议复检条件的检毕样品，由检测室保留至异议期满。第三十九条样品的退还。检验工作结束后，委托方要求退样的，并对检验结果无异议的，检毕样品包括备用样品（若有），应及时退还委托方。危化品样品检测完毕后应退