会议中心品控管理制度范本

会议中心品控管理制度范本第一章总则

为确保会议中心的管理品质，提高会议效率，明确会议流程及责任分工，特制定本管理制度。本制度适用于会议中心的各项活动组织与管理，旨在规范会议组织、召开、跟踪及评估的全过程，保障会议中心各项工作的高效有序进行。

一、目的与原则

1.目的：通过建立完善的会议管理制度，加强会议中心内部沟通与协作，提高决策效率，确保各项工作顺利推进。

2.原则：坚持公开、公平、公正的原则，确保会议内容的真实性、准确性和有效性；遵循精简、高效、务实的工作作风，提高会议质量。

二、适用范围

本制度适用于会议中心的各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期、议程召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

四、组织架构

1.会议中心设立会议管理小组，负责会议的组织、协调、监督等工作。

2.会议管理小组由总经理或其指定负责人担任组长，各部门负责人为成员。

五、参会人员

1.参会人员包括：主持人、记录人、发言人、参会代表等。

2.参会人员应具备以下条件：

（1）熟悉会议内容及相关业务；

（2）具备良好的沟通、协调、表达能力；

（3）遵守会议纪律，按时参加或请假。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话。

2.会议内容涉及商业秘密或个人隐私的，参会人员应予以保密。

3.会议期间，不得迟到、早退，如有特殊情况需提前请假。

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，及时落实相关工作。

七、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议中心的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议召集人应根据工作需要，明确会议的主题和预期目标，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：会议召集人应制定会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等，并在会议召开前至少1个工作日将会议议程通知参会人员。

3.通知参会人员：会议管理小组负责通知参会人员，确保参会人员了解会议内容、时间和地点。

4.准备会议材料：会议召集人应准备会议相关材料，包括但不限于会议议题背景资料、报告、数据等，并于会议召开前至少1个工作日发放给参会人员。

二、会议召开

1.签到：会议开始前，由会议管理小组负责签到工作，确保参会人员准时参加会议。

2.主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律，宣布会议开始。

3.议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。议题讨论应注重实效，避免偏离主题。

4.会议记录：会议记录人负责记录会议内容，包括议题讨论、结论、决定等。

5.会议总结：会议结束时，主持人对会议内容进行简要总结，明确责任人和完成时限。

三、会议纪要

1.会议纪要编写：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的编写，并提交给会议主持人审核。

2.会议纪要内容：会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题讨论、结论、决定等。

3.会议纪要发放：会议纪要经会议主持人审核无误后，由会议管理小组及时发放给参会人员。

四、会议评估

1.会议效果评估：会议结束后，由会议管理小组对会议效果进行评估，包括议题达成情况、会议效率、参会人员满意度等。

2.反馈意见收集：会议管理小组应收集参会人员对会议的反馈意见，为改进会议管理提供依据。

3.持续改进：根据会议评估结果和反馈意见，会议管理小组应不断完善会议流程，提高会议质量。

五、紧急情况处理

1.如会议期间出现紧急情况，会议主持人可根据实际情况调整会议议程或暂时休会。

2.紧急情况下，会议召集人应尽快通知参会人员，确保会议的顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.审批流程：会议纪要完成后，需提交给会议主持人进行审核。主持人应在收到会议纪要后的两个工作日内完成审批。

2.发布通知：经审批通过的会议纪要，由会议管理小组负责通过邮件、内部通讯平台等方式及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、任务分配与责任落实

1.任务分解：会议纪要中明确的行动计划和任务应分解至具体责任人和执行部门。

2.责任确认：责任人和执行部门收到会议纪要后，需在规定时间内确认任务接收，并对任务完成的时间和质量负责。

三、跟踪监督

1.跟踪机制：会议管理小组应建立跟踪机制，对会议纪要中确定的行动任务进行定期跟踪。

2.进度报告：责任人和执行部门应定期向会议管理小组报告任务进展情况，确保各项任务按计划推进。

四、问题反馈与协调

1.问题反馈：在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人和执行部门应及时向会议管理小组反馈。

2.协调解决：会议管理小组接到问题反馈后，应尽快协调相关部门和资源，协助解决问题，确保任务顺利进行。

五、结果评估与汇报

1.结果评估：任务完成后，会议管理小组应组织对任务完成情况进行评估，包括成果质量、时间控制等方面。

2.汇报机制：会议管理小组需定期向管理层汇报会议纪要的执行情况，包括已完成的任务、存在的问题及改进措施。

六、持续改进

1.改进建议：根据会议纪要执行过程中的反馈和评估结果，会议管理小组应提出具体的改进建议。

2.更新制度：根据改进建议，会议管理小组应定期更新和完善会议管理制度，提高会议纪要的执行效率和效果。

七、归档管理

1.会议纪要的归档：会议纪要经审批发布后，应由会议管理小组进行统一归档管理，以备查阅。

2.归档期限：会议纪要的归档期限应根据公司规定和实际需要确定，确保归档资料的完整性和可追溯性。

第四章会议室管理规定

一、预订与使用

1.预订流程：会议室使用需提前预订，由会议管理小组负责受理预订请求，并统筹安排会议室使用时间。

2.使用原则：会议室使用应遵循高效、节约原则，优先满足重要会议和紧急会议的需求。

3.使用规范：会议室内不得吸烟、进食，参会人员应保持会议室内整洁，爱护会议设备。

二、设备管理

1.设备配置：会议管理小组应确保会议室内的设备齐全、功能正常，包括但不限于投影仪、音响、白板等。

2.设备使用：参会人员应按照设备操作规程使用会议室设备，如遇问题应及时联系会议管理小组解决。

3.设备维护：会议管理小组负责定期检查和维护会议室设备，确保设备处于良好状态。

三、会议服务

1.会前准备：会议管理小组负责会议前的准备工作，包括会议室布置、设备调试、资料发放等。

2.会中服务：会议期间，会议管理小组应提供必要的会务服务，如茶水供应、设备操作等。

3.会后整理：会议结束后，会议管理小组应负责会议室的整理工作，确保会议室恢复原状。

四、安全与保密

1.安全管理：会议管理小组应确保会议室的安全，包括防火、防盗等措施。

2.保密要求：涉及商业秘密或敏感信息的会议，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议资料处理：会议结束后，会议管理小组应妥善处理会议资料，防止信息泄露。

五、违规处理

1.违规预订：对于违规预订或未经许可占用会议室的行为，会议管理小组有权取消预订并给予相应处罚。

2.违规使用：对于违反会议室管理规定的行为，会议管理小组有权制止并依据公司规定给予处罚。

六、持续优化

1.意见收集：会议管理小组应定期收集参会人员对会议室管理及服务的意见和建议。

2.改进措施：根据收集到的意见和建议，会议管理小组应不断优化会议室管理规定，提高会议服务质量。

第五章附则

一、本管理制度解释权归会