工程公司采购工作流程

公司采购工作流程目录TOC\o"1-2"\h\z1总则 21.1目的 21.2范围 22术语 23工作流程 23.1投标询价报价 23.2采购策划 23.3采购实施 33.3.1采买 33.3.2催交 43.3.3检验 43.3.4运输 63.3.5现场管理 73.4采购收尾 83.4.1合同关闭 83.4.2质保期内的管理 83.4.3供应商评价 83.4.4采购文件归档 83.4.5采购完工报告 83.5采购管理 83.5.1采购合同管理 93.5.2采购文档管理 93.5.3采购IT管理 9

1总则1.1目的在公司生产经营活动中，为了指导采购活动有序地进行，规范采购活动的过程和行为，保证采购活动符合相关的法律、法规和规章制度，特编制本工作流程。1.2范围组织实施公司生产经营中所承接的项目和日常生产中采购工作。2术语2.1采购采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。3工作流程3.1投标询价报价编制项目投标文件的采购部分，包括设备材料的价格、供货范围、国内外物资分交原则等。采购经理负责根据投标报价对采购部分的要求，组织采购工程师进行询价，编制相关内容，并经采购部经理确认，提交项目经理，供商务部投标报价。3.2采购策划1）采购活动：●编制《项目采购执行计划》，应包括采购管理（采购作业平台、合同管理、文件归档等）、采购过程管理（采买、催交、检验、运输、现场管理等）、物流管理计划（运输、清关、保险等）、质量计划（设备等级划分、监造计划、第三方检验等）等方面的内容。●编制采购分包方案。包括第三方检验分包方案、运输委托方案、清关代理方案、保险方案等，各方案应包括拟询价厂商合同模式、合同条件、费用预算、管理办法、进度安排等内容。●与设计协商确定采购请购单分类打包原则。●形成《项目供应商名单》（短名单），审核批准后发布执行。2）职责与权限：●采购经理组织采购部相关人员编写《项目采购执行计划》，经采购部经理和项目经理1）检验/监造策划检验/监造策划是采购策划的组成部分，确定项目检验/监造的深度和范围，检验/监造的方式方法，编制项目检验/监造计划。2）检验/监造工作分包如将全部或部分检验/监造工作委托第三方，则应包括向有资格的检验服务机构进行询价、资格评审、报价评审、签定委托合同等工作。3）检验/监造方式●中间检验：赴制造厂对设备、材料制造过程中的关键质量控制点或中间产品试验进行的现场监控。同时监督检查执行监造任务的地区检验工程师的工作情况。●随机检验（巡检）：赴制造厂设备、材料制造过程中进行的随机性检查，同时检查执行监造任务的地区检验工程师的工作情况。●最终检验：检验工程师在制造厂对已经完成组装的设备、材料或半成品进行的综合性能检验。检验报告递交至项目检验协调员（或采购经理）并存档。●驻厂监造：检验工程师在制造厂对设备、材料的整个制造过程进行的监控。周期性检验报告提交采购经理并存档。●免除检验：当检验工程师由于特殊原因不能实施或认为没有必要实施上述检验手段时，签发免除检验放行单。4）检验工作的协调与处理质监物流工程师按规定发布项目检验状态报告和设备、材料的质量信息，协调项目检验与项目控制组、设计部、项目经理、项目采购经理、业主代表的关系，将不一致项提交采购经理、专业设计负责人，由设计部门作出接受或返修的决定。重大不一致项报项目经理和采购部经理。5）检验总结质检物流工程师编制检验/监造完工总结报告，经采购经理、采购部经理审核后存档。3.3.4运输1）质检物流工程师编制项目运输方案以及分级控制规定。该部分文件属于《项目采购执行计划》的一部分。超限设备应编制运输方案，批准后实施。2）供应商负责的运输：合同交付条件为项目现场交货时，运输工作由供应商组织进行。供应商或服务商负责运输方案的编制，质检物流工程师审批后实施。重大运输方案由采购部联合相关部门审定，项目经理批准。超限设备的运输必要时进行监装、监卸或监运，同时在应用的计算机系统中填写相关信息；3）公司负责的运输：合同交付条件不是项目现场交货时，运输工作由公司自行组织进行。●选择合适的承运商。承运商的选择采用邀请招标的方式，经评审后，选择出适应项目要求的承运商，并获得相应的批准。●通知承运商，准备运输的实施。质检物流工程师负责选择承运商询价文件的编制、发布、投标文件收集、组织评审工作；评审应有采购部、采购经理、采购工程师参加；评审结果由采购部经理批准，必要时应得到分管采购高管的批准。4）清关●清关代理公司的选择。清关代理公司的选择采用邀请招标的方式，经评审后，选择出适应项目要求的代理商，并获得相应的批准。●国外物资的清关。质检物流工程师负责向清关代理公司发出的询价文件的编制、发布、投标文件收集、组织评审工作；评审应有采购部经理、采购经理参加；评审结果由采购部批准，必要时应得到公司分管采购高管的批准。3.3.5现场管理1)物资接运：接运工作的主要任务是及时、准确、安全的在车站、港口或承运人处接收或提取货物。项目现场接收供应商的“到货通知”后及时组织接运，落实交货地点及装卸工具，接收货物及资料，移交仓库。2）开箱检验：到达现场的物资必须进行数量（包括随机资料）和质量的验收，以确定入库及使用前的物资数量、质量状态，分清不合格品责任，防止不合格品入库。3）出、入库办理：检验合格的设备、材料按规定及时办理入库手续。需要领料出库时也应办理相应的出库手续后，物资方可出库。4）仓储管理：入库设备、材料应做好标记，在库房分区、分类妥善放置，并按规定做好保管、点查、清理、发放等日常仓库工作。各类文件、记录要及时归档保存。5）现场采购：现场采购指就地采购或因现场变更而发生的零星采购或紧急采购，或经采购部经理批准可以在现场实施的简单、通用材料的采购，且采购金额RMB≤5万元。6）剩余材料的处理：施工后的剩余材料应退库，退库材料和仓库内的剩余材料经统计后列出清单，由项目组和采购部共同协商解决（一般归入公司级仓库）。3.4采购收尾3.4.1合同关闭对全部采购合同进行清查，处理包括合同结算、补充合同的处理、索赔处理等未完成事宜。采购工程师负责关闭采购合同，对符合条件的订单适时办理相关手续。3.4.2质量保证期内的管理合同关闭后，协调、处理设备、材料质量保证期内发生的各种问题，并在到达质保期后，进行合同质保金的支付。质保期内的合同管理由采购购工程师负责协调、处理相关问题，必要采购经理协助解决。质保期结束时，由采购工程师提出质保金支付请款，采购经理、采购部经理批准后交合同及资金管理员办理财务付款手续。3.4.3供应商评价项目结束前，应对为本项目提供设备、材料的供应商进行供货情况的评价，并形成报告。设备、材料供货商的评价由采购经理组织采购部相关人员共同进行。3.4.4采购文件归档按公司项目文档管理规定要求进行归档。项目采购文件归档的组织管理由采购经理负责。各采购人员负责各自岗位的采购文档归档工作；采购合同文件由采购部合同管理员负责归档。3.4.5采购完工报告在工程验收以及合同最终费用支付完成后，应编制采购完工报告，以便对项目采购业务进行总结以及对今后类似项目提供参考。完工报告的内容应包括：项目基本情况、项目合同对采购的要求、设备材料采购情况、分包情况、采购订单执行情况、仓库管理以及库存处理情况、项目运行中采购存在的问题、供货商的评价等。采购完工报告应由采购经理组织编制，各采购人员提供相关内容，采购部经理审核，项目经理批准发布。3.5采购管理3.5.1采购合同管理合同管理内容包括对合同签订、合同章使用等步骤进行监督、控制，并负责合同文件的登记、分类、造册、存档、保管、借阅以及建立合同台帐等工作，并对合同管理动态进行汇报。采购部合同管理工程师，负责合同事宜进行管理；建立合同管理动态台帐，定期统计，检查，向采购部经理汇报合同管理动态。3.5.2采购文档管理包括文件的编制、报批、发放、接收、分类、造册、建档、查阅管理和保管工作，直至项目结束按规定移交或到期销毁。项目采购文件在项目运行当中有项目采购经理负责组织建档管理，各岗位