关于财务共享深化应用的思路探讨

摘要：财务共享建立初期，业务集中处理，将分散的企业、重复率高的业务进行了流程再造与标准化统一。随着信息技术的发展，大数据对企业战略发展产生重大影響，财务共享作为数据中心需要不断深化应用，促进智能化升级，为集团企业的发展战略提供有力的支持，以谋求集团提高企业管理水平，增强竞争力，实现价值创造。文章以H集团为例，探讨大型企业集团财务共享应用深化的思路。关键词：财务共享；智能化；深化应用；建设思路财务共享中心通过再造流程，统一标准化，将成员单位的财务工作剥离出来，业务集中到共享中心处理，为成员企业提供了基本的会计核算、报表制作、融资管理、资金管理、供应链管理、合同管理、预算管理、决算管理、咨询建议服务等，财务共享系统对接业务系统，逐步成为企业的数据中心，较传统模式下的财务运营管理得到了质的飞跃。但目前各系统模块的使用存在大量人工参与环节，智能化仍然处于较低水平，运营成本高、效率低，且海量数据不能充分利用，其现有服务不能满足企业战略发展的需求。加大科技创新力度，提升数字化能力，系统应用深化成为助力企业战略发展的重要部分。以H投资集团为例，作为省内财务系统建设起步较早的企业，建设初期上线了总账、报表、主数据、银企、费用、出纳、应收、应付、资产、合同等模块共享业务，随着业务拓展的多元化需求，二次开发上线了酒店、物业、热力等业务系统对接、联查电子回单功能、特色融资管理系统等，并打通了资金大屏与数据分析的通道，利用大屏展现了集团各业务模块现状。这些应用的上线大大提高了工作效率，实现了财务信息的集中管理和共享，企业可以更好地了解自己的财务状况，及时发现并解决潜在风险，从而提高了财务管理的效率和质量，提升了风险管理水平。伴随着国家财务共享建设的推广，H集团之前拥有的优势正在逐渐缩小，为了进一步提高企业管理效率、降低成本、增强风险防控能力、保持企业竞争力，应用深化升级尤为重要。根据现状，文章将从以下几方面进行应用深化的思路探讨：一是运用OCR影像识别技术，将文本信息自动识别并转化为计算机可编辑的文本格式，从而实现财务信息的数字化处理和共享；二是通过数据标准化、数据采集、数据接口等技术实现集团财务共享服务中心信息化平台的数据集成；三是利用RPA“机器人流程自动化”技术，实现财务流程自动化，提升平台的服务能力和质量；四是建立数据分析系统，将云计算、数据建模及数据挖掘等技术应用到集团的管理与决策支持中。一、运用OCR技术实现财务信息的数字化处理和共享随着互联网、数字化技术繁荣发展，网页上和文件中的数字化图像呈爆炸式增长，日常工作生活中，为了方便浏览、检索、复制、提取字符等需求，需要运用光学字符识别（简称“OCR”）技术，对文本型数字图像进行检索分析、转化识别、结果输出，将纸质文档内容转化为电子文档，实现业务自动化处理，提高效率及准确性[1]。现阶段H集团电子影像的全景应用已贯穿企业财务共享的全部业务流程。在单据填制方面，目前操作方式为经办人将单据信息填制完成后扫描相关附件，影像仅作为审批流转时的查阅资料，未能从图像中识别字符，进行文本比对校验，其录入方式需要投入大量人力、时间成本，录入速度和正确率难以保障。运用OCR技术，通过扫描发票、回单、合同、制式文档、自制附件等文本影像，将业务中的图像数据转换为文字信息填入单据，有效提高相关人员的工作效率及自动化水平，大幅缩短业务处理时间。运用该技术在财务管理中也可起到关键性的作用，将各类报表中的文字、表格、图像转化为电子版数据，通过自动分析识别，将结果进行校验汇总，形成财务数据分析报告，为财务管理提供大量的辅助核算数据，利于后续为公司财务管控提供更好的建议和方案。二、集成财务共享中心信息化平台财务共享信息化平台的集成将独立的业务系统与财务共享系统通过数据标准化、数据采集、数据接口等技术进行数据信息集成，促进业财一体化管理，以实现数据共享、业务协同等功能。H投资集团规模大，涉及多个行业和领域，业务范围多样化，各个板块业务系统使用繁多，数据处理孤立分散，不便于多层次、多方面反映集团整体经营状况。目前H集团通过数据接口，已将酒店、热力、物业等行业收费系统集成到财务共享中心信息化平台，但仍存在大量的业务系统未能和财务共享信息化平台集成，例如：全电发票系统、资金管理系统、物资管理系统、燃料管理系统、人事管理系统、天然气运输分销系统、智慧水务管理系统、智慧风场系统、售楼管理系统、物业管理系统、营销系统等。当前大部分业务系统和财务系统数据转化主要依靠人工录入分析处理，数据处理量级别不够，在数据过滤、筛选、汇总、分析等方面处于半智能化状态。以全电发票为例，将全电发票系统与财务共享系统进行集成，通过全电发票系统提供的导入导出功能进行数据传输，以实现全电发票的自动化开具、管理、查询、报销等。以天然气为例的零售行业业务，收款业务繁杂，确认收入业务月末集中，业务数据转换成财务数据工作量大，人工传送易出现误差，且分析客户欠款工作量大，不利于数据的横纵向分析统计，天然气运输分销系统与财务共享信息化平台对接，将中游批发运输、下游分销等业务数据传送到系统平台，数据转化速度加快，提高工作效率及正确率，且便于管理人员对数据进行管理和分析。三、RPA技术的财务应用随着人工智能技术发展，信息化建设有了质的飞跃，迫于市场竞争力，企业渴望利用新的技术提升工作效率、降低运营成本、提高管理质量、防控潜在风险，机器人流程自动化（RoboticProcessAutomation，简称“RPA”）得以迅速发展。RPA是一种模拟人在计算机的操作，可以利用提前编写的脚本进行重复机械性操作，可代替人工不间断工作，节约人力，提高工作效率，实现业务流程自动化的机器人软件。随着四大国际会计师事务所相继推出财务机器人及流程自动化解决方案，标志着RPA开始应用于财务领域[2]。RPA财务机器人被视为虚拟劳动力，通过模拟人类判断和操作，针对财务的业务内容和流程特点，以自动化代替人工采集数据、人工录入数据、人工核对数据、人工操作业务等，完成易于标准化、业务量大、重復性高的基础工作，以提高财务人员配置的有效性和正确性。目前H集团已打通财务软件与久其预算、决算软件的渠道，通过财务机器人，将财务报表数据进行数据检索、整理、传输、记录到久其预算、决算软件中，其不间断的工作，可代替长时间重复性的人工数据录入工作，且能避免人为录入过程中出现的误差。H集团在现有的RPA应用基础上，结合大数据、人工智能等技术，对RPA进行智能化升级，应用到凭证管理、应收账款管理、银行对账、关账流程、报表出具等场景。（一）RPA在凭证管理中的应用现阶段审核岗审批完单据后，需要手工点击单据生成凭证，应用RPA后通过预设流程，自动检索单据是否符合凭证生成条件，满足条件后立即触发方案，自动生成凭证，并校验辅助账和现金流匹配的正确性，对科目赤字进行预警提示。企业内部交易中，支付方付款后，RPA自动在付款方账套和收款方账套分别生成相应的凭证。每月录入固定模式的凭证，例如计提折旧摊销、计提工会经费和职教费、结转税费、结转成本损益等业务，RPA根据系统预设的方案模板自动生成凭证，不再需要人工提报单据。（二）RPA在应收账款管理中的应用RPA可以代替人工处理环节，自动进行应收账款对账、应收账款催收、应收账款核销。RPA从财务系统将应收数据与银行存款流水进行自动对账，同时过滤长时间未回款客户信息，可设定自动发送邮件功能进行提醒催收。月末结账前，将确认收入的“应收账款”单据和收到回款的“预收账款”单据在系统内按照预设方案自动进行往来核销，避免同一客户、同一业务双方挂账[3]。（三）RPA在银行对账管理中的应用财务共享中心上线运营后，业务财务逐渐弱化出纳岗，银行对账工作设置在共享中心，审核岗人员面临大量的银行账户，对账工作量繁重。在银行对账工作中，RPA确定需要对账的账户类型和数据，通过设置的脚本设计自动化流程，包括登录网银、获取账户信息、下载交易流水、银行季度对账回执等操作，每天通过财务系统获取银行流水及银行回单，按照日期、客户、金额等信息精准快速地执行银行对账工作，月末对账结果保存到银行余额调节表，自动重复所有的操作直至账户循环完毕。（四）RPA在关账管理中的应用月末出具报表前，财务人员检查账务处理正确性，人工检查速度慢且有些错误不易察觉。RPA通过设计的自动化流程，执行各项关账工作，例如通过银企数据、税务数据进行银行、税务的对比校验；自动检查子模块对账关账情况；对关键科目、负数科目、有逻辑勾稽关系的科目进行核查预警[4]。（五）RPA在报表管理中的应用H集团300余家分子公司，每月需上报的报表模板较多，财务月末出表集中且繁重。集团梳理了各家出表现状，将报表分成了两类：一是结转损益后出具报表，数据无需重分类，生成报表后即可审批上报；二是报表数据需要人工重分类后审批上报。利用RPA机器人，系统内设报表自动批量编报方案，结转损益后报表直接上报的，设置“结转损益”为触发条件，编报组织结转损益生成后，RPA自动执行报表编报功能。报表需要数据重分类的，财务填制重分类“关联报表”，设置“关联报表上报”为触发条件，RPA将财务报表的模板信息、公司信息传递到后台，并与关联报表模板的后台信息相匹配，业财将关联报表编报后，RPA后台调度该方案，触发自动批量编报功能生成报表。四、建立数据分析系统数字化变革时代，财务共享作为天然的数据中心，积累了庞大混杂的数据，然而目前数据处理信息化水平较低，不能充分利用数据、挖掘数据价值。共享系统探索尝试建立数据分析系统，集中整合数据资源，对采集的数据进行清洗、去重、转换等操作，通过计算机各种算法和方法建立数据分析模型，并将分析结果以可视化的方式展现出来，进行描述性分析，为企业提供决策支持。（一）建立差旅费数据分析系统在海量数据中自动检索并归纳集团员工差旅费信息，了解员工的出差情况，包括出差地点、出差时间、出差频率、交通工具、交通路线、居住地点、费用金额等信息。通过对接的差旅平台，经办人在填置出差申请时，根据差旅费数据分析模型输出的结果自动过滤超标的酒店、交通方式，推荐适宜的酒店、交通工具、交通路线，选择后可一键订票，节约员工订票时间，并根据出差天数自动计算出差补助，减少费用报销管控的主观判断依据，提高工作效率，降低费用成本。（二）建立固定资产管理数据分析系统固定资产管理数据分析系统利用人工智能、物联网等技术，将固定资产整个生命周期活动相关的数据进行分析监控。模型根据公司实际需求情况和国家相应政策，通过财务分析计算企业的筹资能力、净现值、投资回收期等指标，并结合产业政策等因素提出合理的固定资产需求计划。结合云端数据，获取市场情况及综合类比，分析供应商的质量保障、产品价格、信用度、物流情况、售后服务等因素，选择固定资产购置方式并确定供应商。固定资产计划采购时，系统自动获取预算信息，对预算内和预算外进行区分，预算外的采购计划将自动流转至集团相关部门进行备案审批。通过储存电子的影像数据，识别并生成付款单进行审批付款流程，自动生成固定资产卡片，每月自动提取折旧[5]。（三）建立经营指标数据分析系统建立经营指标数据分析系统，需要明确目标和方向，收集获取企业内外部相关数据，制定数据处理分析方案，通过数据清洗、汇总、分类、对比等方式，自动计算分析业务、财务相关数据，对业务质量提出衡量标准，并形成图表、报表、文字等方式将结果进行展示，促进管理者了解企业情况，及时发现问题，有效地规避风险，把握市场机会，提升企业竞争力。结语财务共享系统深化应用范围广泛，完成智慧财务体系任重而道远。大力推动财务共享平台后续建设并深化应用是企业数字化发展转型的重要方向，可进一步实现企业降本增效，降低运营风险，提升竞争