万科集团会议管理制度

万科集团会议管理制度第一章总则

为保证万科集团会议的效率与效果，规范会议管理，确保集团决策的科学性、民主性和合法性，特制定本会议管理制度。

一、会议宗旨

1.会议是集团决策、协调、沟通、学习和解决问题的重要方式，旨在提高工作效率，促进各部门之间的协作，推动集团战略目标的实现。

2.会议应遵循务实、高效、民主、创新的原则，注重会议质量和效果。

二、会议类型

1.集团全体会议：定期召开，由集团领导主持，全体员工参加，旨在传达集团政策、通报工作情况、部署重要工作。

2.部门会议：根据工作需要，由各部门负责人主持，部门员工参加，旨在研究解决部门内部问题，提高部门工作效率。

3.专题会议：针对特定问题或项目，由相关领导或部门组织，相关人员参加，旨在研究解决方案，推动项目进展。

4.例行会议：定期召开，由相关领导或部门组织，相关人员参加，旨在总结工作、分析问题、部署任务。

三、会议纪律

1.与会人员应按时参加，不得迟到、早退、无故缺席。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或关机，不得随意接打电话，不得私下交谈，确保会议秩序。

3.会议内容涉及集团机密时，与会人员应严格遵守保密制度，不得泄露。

4.与会人员应积极参与讨论，充分发表意见，做到知无不言、言无不尽。

四、会议组织与管理

1.会议应由专人负责组织、筹备和通知，确保会议时间、地点、议程等信息准确无误。

2.会议主持人应具备较强的组织协调能力，确保会议有序进行。

3.会议记录人应认真记录会议内容，特别是会议决策和任务分工，会后及时整理会议纪要。

五、本管理制度适用于万科集团及下属子公司、分支机构的各类会议。如有特殊规定，可根据实际情况予以调整。

后续章节内容待补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据集团工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理分配时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参加，确保参会人员具备决策权或相关信息。

4.通知与确认：向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，并确认参会人员是否能按时参加。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期目标。

3.专题报告与讨论：针对会议议题，相关部门或人员提交专题报告，与会人员进行充分讨论，提出建议和意见。

4.决策与表决：会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行决策和表决，确保决策的科学性和合法性。

5.会议总结：会议主持人对会议讨论成果进行总结，明确下一步工作计划及责任分工。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：会议记录人认真记录会议内容，特别是会议决策、建议和意见。

2.整理会议纪要：会后，会议记录人应及时整理会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论情况、决策结果等。

3.分发会议纪要：将会议纪要发送给参会人员及相关领导，以便跟踪落实。

四、会议后续工作

1.任务分工：根据会议决策，明确各部门和人员的任务分工，确保工作落实。

2.跟踪落实：各部门应及时汇报工作进展，会议组织者负责跟踪督促，确保会议决策得到有效执行。

3.反馈与评估：对会议决策的执行情况进行反馈和评估，为下次会议提供参考。

五、会议流程的优化与改进

1.定期收集与会人员的意见和建议，优化会议流程。

2.结合集团工作实际，不断调整和改进会议组织与管理方法，提高会议效率。

3.积极探索和应用新技术、新方法，提升会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并在最短时间内由会议组织者审核后发布。

2.会议纪要应通过集团内部通讯系统、邮件或纸质文件等形式，确保传达给所有参会人员及相关部门。

3.对于重要会议纪要，应通过专门的通知或公告形式，强调其重要性和执行要求。

二、任务分解与责任落实

1.会议纪要中应明确具体的行动计划和任务分工，将决策事项分解为可执行的任务。

2.对于每项任务，应明确责任部门、责任人以及完成的时间节点。

3.责任人应主动认领任务，并对任务的完成质量负责。

三、跟踪督促与进度更新

1.会议组织者或指定专人负责对会议纪要中的任务执行情况进行跟踪督促。

2.定期召开进度更新会议，责任人需汇报任务进展情况，及时发现并解决问题。

3.对于进度滞后或遇到困难的任务，应分析原因，制定应对措施，并适时调整计划。

四、效果评估与反馈

1.任务完成后，应进行效果评估，确保决策执行到位，目标达成。

2.对于未能按期完成的任务，应追究责任，分析原因，并作为改进管理的依据。

3.鼓励与会人员对会议纪要的执行效果提出反馈意见，持续优化管理流程。

五、信息共享与协同办公

1.建立会议纪要信息共享平台，便于各部门及时了解任务执行情况，促进协同办公。

2.通过共享平台，公开任务执行进度，提高透明度，接受全体员工的监督。

3.利用信息技术手段，实现会议纪要的快速检索、查询和统计分析，为管理决策提供支持。

六、定期回顾与持续改进

1.定期回顾会议纪要的执行情况，总结经验教训，发现管理中存在的问题。

2.根据回顾结果，调整和优化会议管理流程，提高会议纪要的执行效率。

3.建立长效机制，确保会议纪要的跟踪落实工作形成闭环管理，不断提升会议管理质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或会议室管理人员提交申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.预订成功后，会议组织者应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知行政部门。

二、会议室配置与维护

1.根据会议类型和参会人数，会议室应配置合适的桌椅、音响、投影仪等设施。

2.行政部门负责定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行，为会议提供良好的环境。

3.会议室应保持整洁，会后由会议组织者或指定人员负责清理，恢复原状。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持安静，不得大声喧哗。

3.爱护会议室设施，不得随意搬动、损坏或私自带走设备。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如消防器材、监控系统等，确保会议安全。

2.会议期间，与会人员应关注自身财物安全，如有遗失，由个人负责。

3.对于涉及集团机密的会议，应采取保密措施，禁止无关人员进入会议室，确保会议内容不外泄。

五、会议室资源调配与共享

1.行政部门应合理调配会议室资源，优先保证重要会议和紧急会议的需求。

2.鼓励部门间共享会议室资源，提高会议室利用率，减少资源浪费。

3.特殊情况下，可根据实际需要调整会议室布局，以满足不同类型的会议需求。

六、会议室管理改进与优化

1.定期收集与会人员对会议室管理的意见和建议，不断改进服务质量和设施配置。

2.探索智能化会议室管理方式，利用信息化手段提高会议室使用效率。

3.强化会议室管理人员培训，提高管理水平，为集团会议