存货管理内控手册

内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司

存货管理业务风险管理与内部控制

手册

20xx年11月4日

第一章总则

1编制的目的、意义及原则

为加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存

货核算的有效性，强化内部经营管理，为公司进行经济预测、决策、

规划、控制和责任考核评价等提供基础信息、，达到强化管理，提高公

司经济效益的目的，特制定本手册。

2、适用范围

本手册适用于公司机关各部门

3、手册编制依据文件

3.1内部制度

《航天亿久公司库房管理办法》

《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司成本、存货核算及管

理规定》

第n内啊境

1、控制目标

加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存

货核算的有效性，强化内部经营管理

二七

公司存货管理组织结构

3、ORBRM

3.1财务部负责确定成本核算的方法，根据有关资料及时

提供与成本相关的信息资料，对成本形成的过程实施必要监督和控

制；根据预算计划执行过程中的实际与计划发生的偏差进行原因分

析，及时采取措施进行调整、改进工作；按照公司发展目标和经营

方针，有目的地预计和预测未来公司销售、利润、成本及资金的变动

趋势和水平，为公司经营决策提供信息。

3.2科研生产部负责存货的集中采购、入库、材料及半成

品出库、盘点、统计等实物管理。负责督促库房保管员按照规定建

立相关账目，定期与财务进行账目核对。负责向财务部移交应当入

账的存货收发单据。负责采购环节的市场信息管理。负责存货统计

分析工作并向有关单位提供统计分析信息。

3.3市场部负责存货的产成品出库及销售，市场价格信息、产品

结构信息的反馈，销售政策中与成本相关的有关资料的收集与提供。

3.4仓库设立保管员一名，负责存货的取得、形成、发出等过程

的实物管理和价值记录，按时提供有关报告，参与存货清查。保管员

接受科研生产部的业务指导和管理。

4、各部门、岗位职责

存货管理涉及的采购、应收账款、收受、储存保管、存货盘点、

安排生产、制造及发货等职责应由各部门来担任。在存货管理系统中,

各部门职责如下：

4.1生产部负责发起或要求采购、拟定采购订单、跟进存货盘点

差异、运送货物、授权生产要求和原材料流转；

4.2库房负责收受货物；存货保管；保存存货记录、执行独立的

存货盘点

4.3财务部负责物资盘点检查、变更存货主文档、调整成本或数

目.

I

4.4市场部负责向制造部门流转货物、向库房与相关部门提出成

品出库需求等。

4.5各部门应设立专人负责上诉各部门中的每项职责，可一人担

任多职。

5、业务权限表

存货管理业务权限表

合同管理业务权限设置及审批程序

申请初审

流程名称类型复审批准...

部门或身立部门或岗位

采购请购部门请购部门采购部门主管领导

库房主管领导

物资领用领用部门领用部门领主管领导

存货管理导

产成品入、生产部门主管领导

出库

产品销售市场部总经理

............

第m存^^E务风

1、主要风险

i.i入库物资数量与账目不符；

1.2物资领用不规范，产生浪费、重复领用，从而增加成本与工

作时间；

1.3存货的产成品出库不及时，造成存货积压。

2、业务风险评估标准

2.1发生的可能性评价标准

评分12345

描述极低低中等高极高

70%（含）-

10%以下10%（含）-30%3（）%（含）-70%9()%(含)以上

90%

今后10年内发生的可今后5-1()年内可今后2-5年内可今后1年内可今后1年内至少

W2

能少于1次省级生1次能发生1次能发生1次发生1次

2.2影响程度评价标准

弊分12345

描述极小小情大极大

轻微的财务重大的财务

市场风险：1、存货的增加要占用较多较低的财务中等的财务极大的财务

的资金.使企业付出更大的持有成本、加损失损失（1%0损失（5%损失损失（2%以

标大利息支出，而且会增加与存货有关的-5%）.-1%）.上）,

各项开支.如采购成本、仓储成本、管理

准成本等，影响企业获利能力的提高。

2、相对于其他高存货的同行企业，由于

企业库存量不大.不能从经济形势上涨

中获利,这在企业的发展以及竞争中都

将处于不利地位.

第四章存货管理业务控制活动

1、业务流程清单

见下图

2、业务活动相关流程和控制点

2・1、存货入库

2.1.1外购存货的入库

•存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参加，

对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。

•所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资

采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品应隔离、标

识并做好记录，由市场部物资采购中心'按不合格品处理程序进行处理。

•物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数

量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。

•物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品

处置报告，经批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。

•对符合要求的合格产品，根据经采购员签字的送货清单、发票、

实物验收报告填制入库单办理验收入库。

2.2、做好物资收、发、存的登记工作

2.2.1仓库保管员负责物资的收、发、存管理。

2.2.2外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后，将

入库单附后到计划财务部办理报销手续。

2.2.3计划财务部进行相应的帐务处理。

2.3严格执行存货仓储保管工作规程

2.4存货出库

2.4.1原材料、标准件的出库管理流程。

•经办人根据生产需要填写领用单，经部门负责人签字后，经办

人凭出库单领料。

•月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计

划财务部入账。

2.4.2生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并

在三个工作日内补齐领料手续。

2.4.3销售商品出库流程。

•市场部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开

具“发货通知单”；

•市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知

单，，及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。

•门卫凭出门证并核实相关单据后放行。

•产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回市场

部。

2.5存货盘点

日常分类盘点

物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、季

自行清查，并将清查的结果计划财务部的数据核对。如发现存货发生

短缺、毁损、灭失，要及时汇报。

2.6存货处置

2.6.1盘盈、盘亏、毁损的存货的处置：公司对清查中发现的盘盈、

盘亏、毁损的存货，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出处

置意见，报财务总监审批。

2.6.2报废物资的处置：报废物资包括公司生产、技改及各类项目过

程中所产生的各类废旧物资等。

2.7存货核算

2.7.1计划财务部审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账

手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更

正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。对在途存货、货到票未

到的，月末暂估入账，下月初用红字冲回，财务负责人对帐表进行审

核并签字。。

2.7.2计划财务部每半年根据存货盘点记录及生产、采购、营销部门

提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货

跌价准备，经财务总监审核，报公司总经理办公会审批后，进行账务

处理。

2.7.3计划财务部对存货处置的净损益,要纳入当年的损益。

2.7.4计划财务部按照存货计价方法，正确核算存货的实际成本，编

制存货管理报表，由财务负责人审核存货成本的准确性并签字。存货

计价办法变更由计划财务部上报总经理办公会审批，在下一年度实施。

存货管理流程描述表单

流程责任岗适用政策输出文

流程步骤描述建议

步骤位/人员与制度档

1、大批量采购时，生产部根据

《内蒙古航大亿采购申

工艺用量指定采购计划，签署

生产部久科技发展有限请、雁

1采购完整后由采购部采购；

采购员责任公司物资采清笔发

2、零星采购时，生产部根据采

购管理办法》票

购申请单及时购买.

《内蒙古航天亿物资入

物资生产部所有公司职工

久科技发展有限物去到货后，及时清点数量并库单、物

2入库、库房管要严格遵守相

责任公司库房管依据发票完成入库资出库

出库理关规章制度

理办法》单

由生产部、财务部计算人工成

产成《内蒙古航天亿

生产部本、材料成本等，库房管理员

品入久科技发展有限有专人负责成

4库房管根据得出的忌成本进行入库；

库、出责任公司库房管产成品本的控制

理之后根据销售金额完成铜产品

库理办法》出库单

的出库

与客户保持沟

销售合

5销售市场部—根据制度编写合同，完成销售通，保证良好

同

的资金循环

合同管理风险控制矩阵表单

目标控制措缺陷雌

风险描述控制措施建议

目标描述

物资1.查阅是否有仓库

保管员和其它相关

材料发料须由车间填写领料

存货移库要经手续不全，出库负责人签字确认；

单，由仓库管理员与其它相

T01合理授权或确R01易造成物资C01GOI未办2.查阅取领料单的

关负责人核对名称、数量等

认丢失理相项目及数量是否已

信息后签字确认.

关手及时录入仓库台账

续内.

及时、完整、存货信息仓库保管员根据出入库单更存货随时记录物资领用

T02R02C02G02

准确的记录存不全，存在新仓库台账，并每日复核一信息用途

货移库信息重复购买温不全

原材

记录不全，追加的材料要及时记录、出领用部门要及时与

追加的材料要料成

T03R03造成产品成C03库,并明确标注材料用途与G03库房联系，不得私

记录准确本不

本不准确项目号自搬动物资

准

合同管理风险库表单

风险类别

对应

合

战财市■发生可

nt影.程度•知

M务场运镇

一(1-5)等级&a

风风风风风(1-5)

除除除除检

R01物资丢失T212C01

R02存货信息不全T111C02

R03产品成本不准确T131C03

合同管理控制文档表单

控制类

步耐步事类

型

9型控制方

濠程步骤wXm（«1R/率（酬

«控制措施式

ta»李中.自季年）

号健）

后）

材料发料须由车间填写领

料单，由仓库管理员与其

I物资出、入库关键0)140%事前手工随时

它相关负责人核对名称、

数量等信息后签字确认。

仓库保管员根据出入库单

物资领用与产成品销

2-4ftC02更新仓库台账，并每日复30%事后手工

售

核一遍。

追加的材料要及时记录、

3材料追加出库，并明确标注材料用30%事前手工随时

途与项目号

合同管理缺陷报告表单

缺陷是反

称是否

编否符合不采纳反馈馈尚需工

建议合的蝴

号6^时间结作

礴建议

况果

1.直阅是否有仓库

保管员和其它相关

物资领

负责人签字确认；

物资入库出库未办理腾门

G012,直阅取领料单的

相关手续库房管

项目及数量是否已

理

及时录入仓库台账

内.

随时记录物资领用库房管

G02存货信息不全

用途理员

物资领

领用部门要及时与

胞m

G03原材料成本不准库房联系，不得私

库房管

自搬动物资

理

第五章存货管理业务信息沟通

I相关文档列表

存货管理文档明细表

文档名称姐域流程名称

1采购计划文本存货管理

2物资采购申请表文本存货管理

3物资入库单、出库单文本存货管理

4产成品入库单、出库单文本存货管理

5销售合同文本存货管理

2信息系统列表

存货业息系统期情展

系统名称建设情况涉及流程名称

无未建设

说明：因实际存货流量较小，目前还没有建设存货信息系统,

第六章存货管理内

1日常检查活动列表

存货管理风险管理日常检查计划表

序号检查内容检查时间完成形式

1现场清理日常日常检杳表存货管理库房管理

2

•♦•

6.2专项检查活动列表

存险甑划表

a内容检查时间完成形式涉及流程检查人员

1存货盘点每月盘入表存货管理财务部

2

•••

第七章存货管理风险事件

作为流动资产中的重要项目，存货占用了企业大部分的流动资金,

是企业财务管理的重要对象。存货的缺乏将导致企业无法正常组织生

产和销售活动，但存货过多又会占用大量资金，使企业承担高额的资

金成本，并会相应增加存货的采购成本、储存成本、管理成本等，从

而导致成本上升、利润空间缩小。存货管理的目标应当定位在更具

广度和深度的战略层面上，而不再由利润最大化等短期性的直接动

因决定。从广度上看，已从企业内部的存货管理，发展到供应链管

理；从深度上看，已从传统的存货管理，发展到精益存货管理。存货

管理的目标是使存货在充分满足生产和销售需要的同时，达到最低

数量，从而降低存货成本，但是，由于市场环境的复杂多变以及企

业自身存在的问题，风险存在于存货管理的各个环节，使得企业难

以实现存货效益和存货成本的最佳结合。日

1.存货管理的风险成因日

形成存货管理风险的几个主要因素有：日

1.1经济的波动日

当国家经济高速发展时，受繁荣时期乐观情绪的鼓舞，扩充存货

需要投入大量资金。此时，银行和贷款人大多也愿意为盈利企业提

供贷款，但经济过热必然造成利率上升。同时，庞大数量的存货如

不能有效管理，极易造成经营的混乱。如此情况下，一旦经济收缩,

随着销售额的减少，存货积滞于企业内，经营亏损很快会接踵而来，

使企业遭受致命打击。日

1.2市场的季节性变化日

一般来说，销售会有季节性变化。而企业的生产部门往往倾向于

全年均衡生产，以充分利用设备和人工。因此，企业常会在销售旺季

存货不足，而在销售淡季存货过剩。存货销售又拷节性变化的快速

反应导致产品生命周期变短，而这种反应应当足够快速到当消费者

需要时，总可以提供适当数量的产品，从而提高对于消费者的服务水

平，同时也提高存货周转的抗风险能力。日

1.3市场竞争日

价格竞争会对企业的存货管理造成压力。在竞争中获胜的一方多

卖出产品，实际是靠牺牲别的企业的利益加快自己的存货周转。失败

的一方，不但蒙受价格下降的损失，还受到销量减少的打击，存货积

压使得资金流转严重失衡。但为了降低断货风险，大量存货普遍存

在于商业流通中。随着社会经济的发展，许多企业发现存货是成本的

重要组成部分，它们更愿意将存货放在生产商处，使卖方管理存货成

为存货管理的一个趋势。增加新产品或售后服务项目，用软办法竞

争，会对企业的存货管理提出更高的要求。日

1.4通货膨胀日

通货膨胀会使原材料价格上升，保持存货所需的资金增加。与此

同时，企业若不降低成本，就难以应对通货膨胀造成的财务困难，

遭遇现金短缺的危机。这二者之间的矛盾势必加剧存货管理的风险。

1.5企业的财务管理水平日

如果企业内部财务管理混乱，财务人员整体素质较低，无法准确

把握经济政策、金融环境对于企业自身机制的影响，则存货管理不能

适应现代企业管理的需要，更谈不上有什么技术手段可言。当企业

的资金大量被存货占用且不能及时变现时，企业的财务风险加大，从

这个意义上来说，存货是企业的负担，形成了企业的负资产。日

2.规避存货管理风险的财务应对

2.1建立完善的存货管理系统

根据存货的业务流程，应当围绕采购、仓储、领用、盘存这四方

面建立起一套完善的存货管理系统。

2.1.1存货采购管理

按照存货采购业务计划，严格执行存货采购的盲批手续和流程由

采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制存货采购计划，

经负责人审核采购目录后报主管领导审批。保证存货采购在授权下

按合同进行，采购人员按计划签订合同，签订合同人员与询价人员

的职能应该分离，签订合同的职能至少应该有两人共同履行。采购人

员无权在授权之外签订合同和变更合同的内容。财务部门应正确记

录采购业务，做到账账、账表、账实相符。日

2.1.2存货仓储管理

存货验收应当设立独立于采购部门和仓库的专门验收部门，保

证存货的数量、质量、品种、规格符合合同要求，经验收合格方能办

理入库。存货入库后，仓库应及时通知财务部门承付货款。财务部

门应审核合同的签订是否符合规定，验收单、入库单是否真实可靠，

购货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品

名、数量和价格相符。审核无误并留存相关票据后，办理付款手续,

进行存货采购支付结算。存货出库时，应保证手续齐全，单据无误。

2.1.3存货领用管理

存货领用应制定定额，并经部门负责人审批签字。仓库管理员发

货后应及时登记台账，财务部门根据发料汇总表按用途汇总分配，分

摊材料成本差异，登记有关账务。内部稽核人员应审核领料单，核对

收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额，查看保管部门和

财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规

定程序和舞弊行为;还要对存货领用的内部控制进行评价,以保证

存货安全。日

2.1.4存货盘存管理

财务部门和仓库要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，仓

库应登记存货卡片，财务部门应及时汇总采购部门送交的收料单及生

产部门送交的领料单，登记存货明细分类账及总账，定期与仓库核对。

仓库管理员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表。财务人员年底

应抽查存货盘点表，对于生产经营过程中足以证明无实用价值和转让

价值的存货，根据主管领导批准的处理意见，调整存货账务，以确

保账实相符。内部审计人员应审查原始凭证、记账凭证、明细账以

及总账是否符合企业会计准则和会计制度的规定，各方反映的数据是

否相符，对于企图侵占存货资产、伪造会计记录的舞弊行为要保持高

度警惕。

2.2运用供应链管理日

供应链管理在存货管理的方式、货物流、成本、信息流、风险、

计划及组织间关系等方面比传统的物流管理更具优势，是企业存货

管理适应全球化竞争的一种有效途径。

2.2.1供应链管理有助于实现零存货管理

供应链管理可以降低存货采购成本和订单管理成本，节约采购人

员的工资，供应商能够方便地取得存货采购信息，缩短交易时间，提

高交易的透明度和信用，建立相互信