档案管理工作手册

XX公司

行政部

档

管

理

工

作

手

册

目录

一、档兼管理网络图..............................................3

二，楂索管理总则................................................4

三、综合管理部职能..............................................5

8、楂去管理工作职责...........................................7

1J文件材料的收集管理.........................7

2）公司专（^）柚会管理员工作取责..................8

五、柚素归柚腐..................................................8

1J部资榔类..................................................8

2）行政管理类................................................9

3）竞群工作类................................................9

4）经詈管理类、设备仪春类..........................9

5）生产技术管理类、基本废设类.....................10

6）会计柚素类..................................11

7）平时归舂....................................11

六、立春（奈舂质量及要求）..........................12

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七、枝聚凌管理15

XX公司档案管理组织机构图

总则

第一条根据档案局国档发门991）20号文《关于印发〈工业企业档案分类试行

规则〉的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规》要求，为加强本公司文

书立春工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单住部机构在工作活动中形成的各

种有保存价值的文件材料，都要楼照本制度的规定，分别立春归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附

件一律不准拙存）。结案后及时交专（兼）明文书人员归档。工作变动或因故需职时

应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销数。

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行政部职能

一、行政丈科工作

1、组织并安排公司外的各类会议，并做好相关会议纪要。

2、完善和修订公司的各项规章制度并督促各部门格遵照执行。

3、负责起草、审核、发布公司有关文件，并完成公司各类重要文档的收发

登记和归档工作。

4、负责公司各类书报的收发和传递，以及公司部各类业务凭证的印刷。

5、体调各部门关系，若发现问题，做到及时反馈，及时斛决，促战公司各

项工作顺扬开展。

二、后扬名务工作

1、负责公司日常所需办公用品、低值易耗品和固定资产的采购，做到货比

三家，质量上乘，价格合理。

2、完成办公用品、低值易拍品和固定资产的建账、保管、发放及有关委记

工作；

3、公司车辆和驾改员的管理工作。

4、格遵守工作制度，成卖守信,不泄露工作中的。

5、完成公司领导临时交办的其他工作任务°

三、柚素管理工作

1、组织员工学习宣传贯彻掾实《档案法》、《档案法实题办法》、《省＜档案法〉

实选办法》等档案法律法规，格执行档案工作有关标准、规。

2,建立、完善并格遵照各项档案管理制度，确保公司档案的齐全完整、规、

有效利用。

3,对公司和各部门档案工作进行监督、指导，具体负责公司各种门类和我

体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，

促此档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供

利用等项业务建设。

4,对档案室做好防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防有害史生物、

防污染等“八防”工作。

5,在科学的发展观指导下，组织档案管理员认真学习和掌握档案业务知短

和专业技术，不断更新观念，示板应用档案管理新技术、新法，不断提升档案管

理K平。

格去管理工作取责

（一）文件材料的收集管理

第一条坚持部门收集,管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，

负责管理本部门的文件材料，并保持相对稔定。人员变动应及时通知档案室。

第二条凡本公司塔印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、

转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办

部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等

公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归

档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅典。

2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向

档案•宴办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议会用。

r二）公司专（兼）职移去管理员的职责：

L认真贯彻执行《人民国档案实施办法》等有关档案工作政策、法规，根

据公司发展的需求提出档秦室的发展规划。

2、了斛本部门的工作业务，做好公司、部门行政文件的收发、分类登记、编

号、传阅及催办等工作，掌握本部门文件材料的归档囹，收集管理本部门的文件

材料，并将已经办理完结的文件材料及时归档O

3、对公司各部门的应归档档案密料进行审定，同时给予科学分类组卷和准

确地划分保管期F艮。

4、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归春，每季

度最后一月月末前应将归档文件材料归楮完毕；指导公司各部门搞好档案的归

档、立春和统计工作，督促其将应归档的档案资料校照案卷质量标准整理完毕，

移交公司档案室统一保管，并向档案室办好交接签收手续。。

5、每季度接收档嚎后，及时进行入库委记、上架，做好保管和统计工作。

格埃照有关规定履行职责，确保档泰安全，接照上级规定，对已无保存价值的舂

宗及时、楼照程序规定此行销殁。

6、积极参加上级组织的有关档案工作的会议和培训，不断提离自身业务水

平和专业素质。同时组织公司专兼职档案人员的业务培训和档案编研工作。

7、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理

临时借用文件材料誉记手续。

移去归档08

(-)部资料类

第一条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、

计划等文件材料。

第二条重要的文书材料与有关单住来往的文书，包括通知、报告、决议、申请、

留底文件、接收文件及交接文件等。

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第三条本公司的请示与上级机关的批复。

第卬条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第五条本公司的各种工作计划、总结、报告、靖示、批复、会议记录、统计报

表及简报。

第六条以上所有文件部资料保管期F艮均为10年。

（二）行政管理类

第七条本公司对外的正式发文及重要文书材料，包括通知、报告、情况说明等。

第八条本公司相关人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第九条本公司职工劳动、工缸福利面的文件材料。

第十条以上文件济科保管期限均为10年。

（三）克群工作类

第十一条上级凯关关于克务工作的文件，针对本企业重大问题的指示、批示支

件；对企业一般性、普发行的文件、各项规章制度、管理办法与条例等。

第十二条克员代表大会、党委（克文部）会议及其他相关会议。

第十三条会议通知、报告决议、通报、纪要、简报及克员学习教育等形成的文

件。

第十四条克群机构设置、调整、人员编制等面的决定及通知。

第十五条团员及团组织管理面的决定、通知、枇复及相关工作统计报表等。

第十六条以上文件资料保管期F艮均为10年。

(^)经营管理类、设备仅养类

第十七条本公司与有关单核签订的合同、饯议书等文件材料，包括公司与外单

校的租赁合同、仓储合同及运输合同等相关文件。

第十八条公司综合设备管理条例、办法、索、规定等。

第十九条公司单台(套)设备购买申请卷、批复文件、购置合同、协议等；

第二十条公司设备仪器保养、维修、重大事故分析出理报告、仪器报废鉴定材

料、申请、批复及处理结果等相关资料。

第二十一条以上相关文件资料保管期F艮均为30年。

CiJ生产技术管理类、基本建设类

第二十二条公司部相关生产调度、质量管理、产品检验、能源、设备管理等相

关工作形成的文件及管理文件。

第二十三条公司部安全生产，包括安全生产技术管理规定、事故报告、调查分

折、处理材料、安全教育活动的材料、安全生产、核面的材料等。

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第二十四条公司部统计报表，包括职业健康安全体系管理、运行、外审核等文

件按材料，特殊工作肯核技能考核、颁证、管理等材料。

第二十五条公司整体工程设备维护材料等相关文件密料。

第二十六条以上相关文件济科保管期F艮均为30年。

会计移案类

第二十七条公司会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

第二十八条公司会计账簿类：总账、明细表、日记账、固定资产卡片、辅助账

薄、银行眼。

第二十九条公司财务报告类，包括月、季度财务报告及年度财务报告。

第三十条以上财务相关资料保管期限为15年。

（七）平时归卷

第三十一条各部门都要爱立健全平时归卷制度。对处理完毕或枇存的文件材料，

由专（兼）职文书集中统一保管,

第三十二条各部门应根据本部门的业务囹及当年工作任务，编制平时文件材料

归舂使用的“案卷类目“。”案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收

集未全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第三十8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，接照“案卷类目“条

款，放人平时保存文件卷夹“对号入座“，并在收发文委记海上注明。

立春（案春质量要求）

第三十五条为统一立卷规，保证案卷质量，立卷工作由相关部•宴兼职档案员配

合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第三十六条案卷质量总的要：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有

机联条，区别不同的价值，便于保管和利用。

第三十七条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第三十八条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、

请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得

分开，文也应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文也如果与绝密文有密切

联系，也可随同绝密文电立卷。

第三十九条不同年度的文件一般不得放在一挺立舂，但熟年度的请示与力匕复，

放左复文年立卷；没有复文的，放在请示年立春；除年度的规划放在针对的第一

年立卷；除年度的总结放在针对的景后一年立春；跻年度的会议文件放在会议开

幕年，其它文件的立卷桧照有关规定执行。

第B十条卷文件材料应区别不同情况此行处列，密不可分的文件材料应依序排

列左一起，即枇复在南，请示在后；正件在甭，附件在后；印件在前，定稿在后；

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其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联条并进行氽统的挑

列。

第B十一条卷文件材料应接非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有

文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号Q

第四十二条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件埴写卷文件目录。填

写的字亦要工整。卷目录放在卷首。

第B十三条有关卷文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表。若无情况可

说明，也应将立卷入、检查人的必名和时期埴上以示负责。备考表应置卷尾。

第B十四条案卷封面，应逐项校规定用毛笔或铜堂书写，字迹要工整、清