2023年农商银行信贷档案管理办法

某某农村商业银行股份信贷

档案治理方法

〔草案〕

第一章总'则

第一条为实现信贷业务档案的科学治理，做好信贷治理根底工

作，促进信贷业务档案治理工作制度化、标准化，有效防范信贷风

险，加强信贷业务档案治理，确保信贷资料的完整性，依据《中华

人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行

法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷治理的相关规定，结合

我行实际，特制定本方法。

其次条信贷档案是指在信贷工作中形成的具有保存价值的文

字、图表、盘片、声象等不同载体和不同门类的文件材料，它是信

贷工作的历史记录，是维护农村金融工作历史真实面貌的重要资料。

第三条信贷档案治理，是对各支行、分理处在信贷业务经营治理活

动中对所形成的文字材料、图表、声像、各项合同、协议、文件、函

电、账表、记要、记录、发票、法律文书、通知、证件等形态的历史真

迹资料进展收集、整理、立卷归档和保管的过程。信贷档案治理工作是

农村商行信贷工作的一个格外重要的组成总部，也是维护信贷历史真实

面貌的重要根底性二作。

其次章信贷档案分类

第四条信贷档案应分为信贷治理档案和贷款资料档案两大类，即：

〔一〕信贷治理档案：包括：

1、信贷治理相关法律法规：如《贷款通则》、《担保法》、《商业银

行法》等;

2、信贷治理规章制度：如《某某农村商业银行股份农户联保

贷款治理方法》、《某某农村商业银行股份贷款治理方法》等;

3、各类信贷业务文件资料、通知、检查反响等；

4、会议记录：信贷工作会议记录、贷款审批会议记录和贷款风险分类

会议记录等;

5、各类贷款台帐：“三违”贷款台账、已置换不良贷款台账、贷款十大

户台账、增不良贷款台账等。

6、总行、监稽、人行等上级部门对贷款运作问题稽核意见书、通知书

和整改意见书；

7、其他与信贷治理有关的资料。

〔二〕贷款档案资料：

1、客户根本信息资料；

2、每笔贷款业务资料。

第五条信贷档案实行“统一领导，分级治理，严格监视、定期检查”的管

理原则。信贷档案治理要遵循以下原则：

一是信贷档案资料必需真实、完整和合法；

二是档案治理要原始材料账册化，必备资料标:隹化，移交档案制度化，

贷款资料信息化;

三是要严格执行谁贷款，谁立卷；谁建档，谁治理。

第六条各支行、分理处应将信贷治理档案与贷款业务资料分开保管：

1、将法律法规、规章制度、相关信贷文件资料、通知、检查反响等专

分保管;

2、将风险分类会议记录、贷款审批会议记录等专分保管；

3、贷款业务资料一户一档，将小额信用与大额贷款分别按村分片保

管。

第三章治理程序及人员职责

第七条信贷档案涉及支行〔行分理处〕和客户的相关信息，档案治理人

员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。

第八条基层支行、分理处的信贷人员对贷款客户的档案资料，按客户申

请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成

时间归类建档、保管。

第九条支行行长、分理处主任是信贷业务档案治理的责任人，信贷员为

信贷业务档案治理人员，负责信贷业务档案的日常治理。

〔一〕支行行长、分理处主任。其根本职责是：对辖内信贷档案治理负

有领导、检查、监视的责任，包片信贷档案的治理。

〔二〕信贷员。其根本职责是：

1、准时建立和搜集、整理归类所治理贷款客户从借款申请到贷款使

用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间挨次和归类要求整理立卷、

建裆、装订成册并按挨次编页码〔页码必需连续〕、专夹〔卷〕、专户保

管，做到真实完整;

2、未终结贷款的信贷档案由各分片信贷员保管；

3、承受电脑治理的信贷档案，须准时将贷款有关数据及信贷档案等有

关资料信息录入电脑数据库；

4、包片信贷员要对其各自治理信贷档案资料的真实性和完整性负责。

5、各支行、分理处指定一名信贷员特地负责已终结贷款信贷档案

和信贷治理类档案的治理。

第四章信贷业务档案的根本内容

第十条信贷业务档案分三个区域：立卷区、归档区、权证区。

立卷区：存放执行中业务的档案资料。

归档区：存放已经执行终了业务的档案资料。

权证区：有价单据、其它权证类、保险单必需由出纳存放于金库.但必

须双人、双锁保管。

第十一条支行、分理处责任信贷员，无论贷款金额大小，均应建立信贷

档案，执行中业务档案资料需要收集根本信息资料、放款业务信息资料、担

保业务信息资料和其他资料共四类，内容具体应有：

〔一〕企业贷款：以借款企业或贷款工程为单位，逐户建立信贷档案，

内容有：

1、借款人根本状况资料：

(1)公司简介；借款企业有年检记录的《法人营业执照》或《事业单位

法人登记证》复印件〔借款人假设为集团性公司，还需供给其了公司的分

布、生产经营及资信状况，主要财产如房地产、大型关键设备等权属证明文

件；借款人假设属“三费”企业，还需有外商资信证明材料〕、注册资本验资

报告〔须经会计或审计师事务所审计验资〕；法人代表简历、法人代表的身

份证复印件〔如身份证遗失，未准时补办，须供给与原件核对的户口簿或护

照

复印件〕、法人代表证；企业营业执照要素变更的通知书、国〔地〕税务登

记证复印件等。

(2)借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制

企业的股份协议，联营企业的联营协议书等。

(3)经与工商部门核对的借款人的专用印鉴卡。

(4)工矿企业需供给生产经营许可证、开采许可证等，生产经营或投

资工程需取得环保部门的许可证明，假设医药、卫生、采矿等特别行业需持有

权部门颁发的生产、经营等许可证明等。

(5)借款企业经年检有效的贷款证或贷款卡复印件、有年检记录的弋

码证〔卡〕复印件、开立根本账户或经年检有效的一般存款账户的证明〔开

户许可证〕复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款状况；

(6)属挂靠集体全部制企业的，要出示挂靠单位证明。

2、发生贷款业务的文件资料：

口〕借款企业申请贷款的书面申请书

〔2〕合伙企业、有限责任公同、股份公司等必需供给公司董事会同意

借款的有关决议书；

〔3〕借款企业供给的购销合同复印件；

〔4〕借款企业上年〔季〕度财务报表、申请借款前一期的财务报表

〔含资产负债表、损益表和现金流量表1、固定资产明细表及有关统计报

表；

〔5〕借款企业法人代表〔或股东个人〕授权托付书、公证书；

〔6〕借款企业年度信用等级证阻借款企业授信额度〔限额〕文件；

〔7〕借款企业法人代表及全部股东个人担保声明书

〔8〕贷款贷前调查报告；

〔9〕信用社贷款审批会议记录复印件，超权限联社审贷委员会批复；

〔10〕属社团贷款的，须有社团贷款协议书、通知书；

C11J贷款审查报告、贷款承诺书、企业短期借款申请书〔表格式】及

企业短期借款审批〔询问〕书；

〔12〕借款借据〔非正本〕及有关附件；

〔13〕借款合同及担保合同〔含保证、抵押、质押、最高额保证、最高

额抵押借款合同，〕。

〔14〕贷款发放责任合同书；

(15)贷款展期档案资料，包括借款展期申请书，保证人、抵押人、出

质人同意担保延期的书面证明；

(16)贷后定期检查报告、贷款风险五级分类综合认定文本〔30万元以

上贷款必需有五级分类认定表〕、贷款催收通知书、担保人履行责任通知

书、起诉书、人民法院判决〔调解〕书、执行申请书、人民法院裁定书和人

民法院债权凭证等其它资料。

3、企业贷款担保的文件资料：

(1)承受保证担保方式。

①保证人是企业法人的，需供给有效的《企业法人营业执照》复印件、

注册资本验资报告复印件、法人代表和全部股东身份证复印件〔如身份证遗

失，未准时补办，须供给与原件核对的户口簿或护照复印件〕、法人代表证

明书或法人代表〔个人二授权托付书、有效的贷款卡〔证〕复印件、有年检

记录的代码证复印件、开立根本账户或经年检有效的一般存款账户的证明

〔开户许可证〕复印件；

②保证人上年〔季〕度财务报表，担保贷款前一期的财务报表〔含资产

负债表、损益表、现金流量表〕及有关统计报表；

③保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司

的合同、章程、协议和董事会〔股东大会〕同意担保的决议书、全部股东个

人担保声明书以及其他资信评估等资料；

④信贷员对保证人的资格审查意见和核保资料；

⑤保证人对所担保的贷款知道其真有用途的便函或担保函、个人担保声

明书。

(2)承受抵押担保方式。

①以借款人或第三人财产抵押的，需供给抵押物的产权证明文件、单据

等各族重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需供给《房屋全部权

证》、《土地使用权证》、《房产他项权利转移证》等产权证；如抵押物为

进口关键设备的，需供给发票、海关证明及上级主管部门同意抵押的证明文

件；如抵押物为车辆、船舶等动产的，需供给有关发票和行驶证复印件，并

由有关治理部门出具抵押登记证明。如属第三人财产抵押的，还需供给营业

执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及

个人担保声明书、授权托付书等资料

②抵押物为夫妻共有的，须供给夫妻结婚证明及共有人身份证复印件，财

产共有人同意抵押担保承诺书；

③经会计〔审计〕师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的

报告书；

④抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得《抵押登记证》；

⑤涉外财产抵押，须有外商所在地经中方有关部门认可的律师事务所出

具的证明;

⑥财产保险单复印件〔经与原件核对的复印件〕；

⑦有限责任公同、股份公司企业董事会〔股东大会〕同意抵押意见书或

文件资料；国有资产抵押，需有国有资产治理部门批准同意抵押或行政主管

部门出具书面同意抵押的证明文件；

⑧抵押物清单；

(3)承受质押担保方式。

①借款人需供给质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；

②质押物的产权证明文件复印件〔正件如支票、存单、专利权证、有价

证券等由会计列帐入库登记快管〕：

③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件；

4、申请中长期贷款还要供给以下资料〔归档时放在业务文件资料

内〕：

①有权部门批准的工程建设书、可行性争论报告、工程设计或实施方

案、纳入年度固定资产投资打算等有关批文，环保部门批准的《环境影响报

告书》等;

②工程开工前期预备工作完成状况，假设为续建工程要供给前期投资情

况、资金来源及使用状况、工程进度等资料;

③信用社主持进展的工程评估报告，上报上级社的贷款请示文件，上级

社的贷款批复文件;

④中长期贷款使用状况检查报告、工程竣工验收报告、工程后评估报

告;

⑤在开户社存入规定比例资本金的证明；

⑥资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。

⑦涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优待，

生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及产品技术鉴

定等方面的工程，需供给有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。

5、其他资科：

①借款人自贷款日至归还日的分月〔或季〕财务报表；

②假设为归还再贷的，须有还款凭证；

③为保证信贷资产安全需要客户供给的其它资料

〔二〕、自然人〔包括农户和非农户〕贷款：以村以组为单位，逐户建

立信贷档案，内容有:

1、借款人根本状况资料：

I、一般自然人〔包括农户和非农户〕根本状况资料：

口〕客户根本信息表；

(2)借款人及家庭主要成员身份证复印件、借款人及家庭主要成员m

□薄复印件，〔要求必要户□薄复印件，这样能充分证明借款人与其家庭主

要成员的关系，便于按户治理贷款〕；

(3)授权代理人身份证复印件〔如身份证遗失，未准时补办，须供给与

原件核对的户口簿或护照复印件〕；

(4)借款人家庭根本状况〔包括人口、收入、及店屋状况等〕；

(5)其他资料；

II、个体工商户根本状况资料：

口〕客户根本信息表；

(2)借款人及家庭主要成员身份证复印件、借款人及家庭主要成员户

□薄复印件，〔要求必要户口薄复印件，这样能充分证明借款人与其家庭主

要成员的关系，便于按户治理贷款〕；

(3)有年检记录的个体工商户《营业执照》复印件、国〔地〕税《税

务登记证》复印件;

(4)个体工商户授信评级相关资料，包括信用等级评定申请表、打分

表和审批表等一套完整授信评级资料;

(5)授权代理人身份证复印件〔如身份证遗失，未准时补办，须供给与

原件核对的户口簿或护照复印件〕；

(6)借款人家庭根本状况〔包括人口、收入、及房屋状况等〕；

(7)居地产等资产证明材料、经营行业相关证明资料和收入证明等其

它资料;

2、发生贷款业务的资料：

口〕借款人申请贷款的书面申请书；

〔2〕债务共有人同意借款人借款的声明书；

〔3〕信贷员的贷款贷前调查报告；

〔4〕贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其他短期借款

审批〔询问〕书;

〔5〕借款人授权托付书、公证书；

(6)属农户小额信用贷款的，须有《农户小额信用贷款治理方法》所

要求的材料;

(7)属大额贷款要求还有信用社贷款审批会议记录复印件和联社审贷

委员会批复;

(8)表格式申请、借款合同；

(9)借款担保合同〔含保证、抵押、质押、最(8)额保证、最局额抵押

借款合同，其中：最高额保证、最高额抵押借款合同供给复印件，至可办理

最终一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档〕。

(10)贷款发放责任合同书；

(H)贷款展期档案资料，包括借款展期申请书，保证人、抵押人、出

质人同意担保延期的书面证明；

(12)贷后定期检查报告、贷款风险五级分类综合认定文本〔30万元以

上贷款必需有五级分类认定表〕、贷款催收通知书、担保人履行责任通知

书、起诉书、人民法院判决〔调解〕书、执行申请书、人民法院裁定书和人

民法院债权凭证等其它资料。

3、贷款担保的文件资料

(1)承受保证担保方式。

①保证人是个人担保的：须有保证人身份证复印件〔如身份证遗失，未

准时补办，须供给与原件核对的户口簿或护照复印件〕；个人担保承诺书；

对担保人担保资格的审查报告。

②保证人是企业担保的：与企业贷款承受的保证担保方式所需材料相

同。

(2)承受抵押担保方式。

①借款人需供给抵押物的产权证明文件原件及复印件〔经核对后，复印件

作为信贷档案〕，如属第三人财产抵押的，还需供给营业执照、身份证

〔户口簿〕、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明

书、授权托付书等资料。

②经有权部门评估的报告书；

③抵押物为夫妻共有的，须供给夫妻结婚证明及身份证，财产共有人同

意抵押担保承诺书；

④属房地产做抵押的须到土地局或房管局办理抵押登记并取得《抵押登

记证》；

⑤有办理保险的，须供给保险单复印件〔经与原件核对的复印件〕；

⑥抵押物清单；

(3)承受质押担保方式

①借款人需供给质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；

②质押物的产权证明文件复印件〔正件如支票、存单、专利权证、有价

证券等由会计列帐入库登记保管〕；

③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。

第五章信贷档案资料治理操作流程

第十二条收集。信贷档案资料收集分企业信贷裆案和自然人信贷档案，

收集内容包括借款人根本信息资料、业务信息资料和担保信息资料。信贷人

员应依据第四章第十一条具体内容和挨次准时收集资料，对贷款发生后形成

的检查报告、企业财务报表等资料，应按月〔季〕准时撰写并收集。

第十三条整理。信贷档案资料立卷原则上必需使用A4纸；在整理

时小于A4纸的借款借据〔第五联期限治理凭证〕、还贷凭证、止付

〔撤销〕通知书、抵〔质〕押品代保管凭证〔收据〕等应粘贴在A4纸

上保存；借款借据［第五联期限治理凭证〕与还贷凭证应粘贴在同一张

A4纸上，借款借掂粘贴在A4纸上方，还贷凭证粘贴在借款借据的下方

〔该笔贷款业务终结时〕。凡企业与个人供给的复印件资料，需加盖

“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。

对“账销案存”的贷款，按户分笔抄列清册，独立建档保管。

第十四条装订。信贷员在整理客户资料时按信贷档案资料清单中的

资料类别进展分类装入档案袋〔盒〕，对已结清贷款的信贷档案资料应

按还款时间次序进展装订。

（一）借款人根本信息资料和业务信息资料在装订时承受联社统一设

制的封皮及名目；

（二）在入档时根本信息资料在前，业务信息资料在后〔担保旨息资

料属业务信息一局部，附在业务信息后，用担保信息资料名目隔开〕，

多笔业务按发生时间挨次依次向后放置。

第十五条补充与更

信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文件资

料，客户经理或贷款治理责任人应按月准时收集并归档。客户根本信息应根

据客户实际状况，做相应的补充与更，1,对于每年都要年检的资料，信贷

人员应依据年检的时间准时补充与更年检后的复印件；2•对于企业变更情

加，客户经理或贷款治理责任人要准时依据变更状况，准时把握和收集有关

资料，其相应的信贷档案资料也应作补充与更。3•对于较短期间内连续发生

的信贷业务或承兑汇票业务，前一步业务已有相应的根本资料〔如前笔业务

已有借款人或法人代表身份证复印件等资料〕,后一笔业务可以不再提

供，以避开不必要的重复〔要求现存的根本资料档案中必需是有效的资

料〕。4.对贷后检查、催收、五级分类资料，社主任要定期检查、催促，动

态做实信贷档案资料。

第十六条归档与归档时间

（一归档。执行中的信贷根底资料〔借款人、担保人根底资料〕根

据贷款发放时间次序归档，结清后的信贷档案资料依据贷款还款时间次

序归档。

(二归档时间。客户档案中已终结业务的档案资料，在终结时需提

供最终终结时的还贷凭证，并按月分类装订，于次月底前入档保管。

第十七条保管与销毁

(一)保管

1.各支行、分理处每年应对信贷业务档案进展一次全面检查，日常

实行防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。如有觉察破损、虫蛀等状况

应准时进展修补和复印。

2.对支行、分理处进展具有重大保存价值或可作为示范的贷款信贷

档案应长期保存。对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。

3.信贷业务档案保管期限是指贷款结清后，该工程档案的保存时间。

档案治理人员要对信贷业务档案妥当保管，严格遵守保密制度，定期检

查信贷档案的保管状况，并作书面记录。

(1)尚有信贷关系的信贷档案作永久保管；结清全部贷款的客户档案

从客户与本支行〔分理处〕最终一笔信贷业务结清后次年的1月1日起,

保管期为三年。

(2)结清全部商业汇票承兑与贴现的客户档案从客户与本信用社最终

一笔业务结清后次年的1月1日起，保管期限为二年。

(3)凡属国家重点建设工程、大中型建设工程及地方重点建设工程、

中长期信贷业务档案从客户与本信用社最终一笔信贷业务结清后次年的

1月1日起，保存期限为十年；

(4)向人民法院起诉后〔未结清〕的档案资料，包括：借款借据、借

款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决

〔调解〕书、人民法院裁定书、人民法院质权凭证等必需全部归档，按

年装订成册，作永久保管。

(5)已核销或已置换信贷业务档案及核销清册为永久保管。

(6)担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限治理。

(二)销毁：信贷业务档案保存期满后，假设认定存档资料可以销毁

时，由支行〔分理处〕提出正式的过期档案销毁申请，经总行业务进展

部及稽核审计部审核并报总行分管领导批准后进展销毁。销毁之前，支

行〔分理处〕档案治理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册，经支行

行长〔分理处主任〕审批后，并报经总行分管领导签字确认前方可销毁。

未经批准任何人不得擅自销毁授信档案，档案销毁后资料登记清册必需

永久