办公会会议管理制度

办公会会议管理制度第一章总则

为确保公司办公会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，特制定本会议管理制度。本制度适用于公司层级办公会议，包括但不限于总经理办公会、部门协调会等。

一、会议目的

1.传达公司战略目标，确保各部门目标与公司保持一致。

2.协调各部门工作，解决工作中的矛盾和问题。

3.提高工作效率，促进团队协作，推动公司发展。

二、会议原则

1.高效务实：会议应注重实效，减少形式主义，严格控制会议时间。

2.预约制度：会议召开需提前预约，确保参会人员有充足的时间准备。

3.保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员需严格保密。

三、参会人员

1.公司领导、部门负责人及相关部门人员。

2.特殊情况，可邀请外部专家、顾问参加。

四、会议频率

1.总经理办公会：每周一次，特殊情况可临时召开。

2.部门协调会：每月一次，根据工作需要可临时召开。

五、会议组织

1.会议召集：由总经理或相关部门负责人负责召集。

2.会议通知：会议组织者需提前通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等。

3.会议记录：指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员需保持手机静音，不得随意离场。

2.会议发言要简明扼要，围绕会议主题展开。

3.参会人员应尊重他人意见，文明参会，遵守会议纪律。

本制度的解释权归公司所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以保障会议的顺利进行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据公司发展战略和实际工作中存在的问题，提前收集议题，明确会议目的。

2.制定议程：将收集到的议题进行整理，制定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.通知参会人员：提前将会议议程、时间、地点等信息通知参会人员，以便他们做好会前准备。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：由会议组织者或指定主持人宣布会议开始，介绍会议议程和参会人员。

3.会议发言：按照议程顺序，由相关部门负责人或议题提出者进行发言，阐述议题背景、现状及解决方案。

4.讨论与决策：参会人员针对发言内容进行讨论，充分发表意见，最终形成决策。

三、会议决策

1.决策记录：将会议讨论过程中的关键内容和决策结果记录下来，以便会后形成会议纪要。

2.决策执行：明确决策的责任人和完成时限，确保决策的落实。

3.决策反馈：责任人需在规定时间内向会议组织者反馈决策执行情况，便于会议组织者掌握工作进度。

四、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.会议组织者收集会议记录和反馈意见，为会后形成会议纪要提供依据。

五、会议结束

1.主持人宣布会议结束，提醒参会人员注意会议保密。

2.会议组织者整理会议纪要，按照规定时间发送给参会人员。

六、会后工作

1.会议纪要的跟踪落实：会议组织者负责跟踪会议纪要的执行情况，确保决策落到实处。

2.会议室整理：会议结束后，由专人负责清理会议室，确保会议室环境整洁。

3.会议效果评估：会议组织者可定期收集参会人员对会议效果的反馈，以便持续优化会议流程。

本章详细阐述了会议筹备、会议召开、会议决策、会议总结、会议结束及会后工作等环节，旨在确保会议流程的有序、高效进行，提高公司决策质量和执行力。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录员在会议结束后及时编制，确保内容的准确性和完整性。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应尽快由会议组织者审核，确保无误后发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议纪要的执行与监督

1.责任人应依据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划，并按照既定时间表推进工作。

2.会议组织者或指定专人负责对会议纪要的执行情况进行定期检查，确保决策得到有效实施。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时向会议组织者汇报，寻求支持和帮助。

三、会议纪要执行情况的反馈

1.责任人应在每个工作阶段结束后，向会议组织者提供执行进度报告，包括已完成的任务、正在进行的任务和存在的问题。

2.会议组织者根据进度报告，评估会议纪要的执行效果，对未按计划进行的任务进行原因分析，并提出改进措施。

四、会议纪要的闭环管理

1.对于已完成任务的执行情况，会议组织者应进行总结，提炼经验教训，为未来决策提供参考。

2.对于未完成的任务，应制定明确的延期或调整方案，并重新纳入会议议程，确保决策的连续性和完整性。

3.会议纪要的执行情况应作为绩效考核的依据之一，对执行不力的责任人进行相应的奖惩。

五、持续改进

1.定期收集参会人员对会议纪要执行情况的反馈，查找存在的问题和不足，不断优化会议流程和决策执行机制。

2.通过持续的改进，提高会议纪要的执行效率，确保公司决策的有效落实。

本章着重强调会议纪要的跟踪落实，从会议纪要的编制、执行、反馈到闭环管理，形成一套完整的执行机制，旨在确保公司决策的执行力，推动公司目标的实现。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议主题等信息，以便管理人员合理分配会议室资源。

3.会议室预订需遵循先到先得的原则，特殊情况下，可根据实际情况进行调剂。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

2.会议室布局应合理，座位安排便于参会人员交流，保持良好的通风和照明。

3.会议室应设置专门的会议记录区，提供足够的书写材料，如便签、笔等。

三、会议室使用

1.会议开始前，由预订人负责检查会议室环境，确保整洁有序。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室纪律，保持安静，不随意离场。

3.会议结束后，应立即对会议室进行清理，恢复原状，确保下次会议的正常使用。

四、会议室维护与保洁

1.定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备处于良好状态。

2.会议室应保持整洁，定期进行清洁，包括地面、桌面、座椅等。

3.对于会议室内易耗品，如笔墨、便签等，应及时补充，确保会议正常进行。

五、会议室安全

1.会议室应配置适当数量的消防设施，确保消防安全。

2.会议室内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆物品。

3.会议期间，应确保会议室出入口畅通，便于紧急疏散。

本章针对会议室管理规定，从会议室预订、配置、使用、维护与保洁以及安全等方面进行了详细阐述，旨在为会议的顺利进行提供良好的环境保障。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，如