采购管理办法

采购管理办法为了进一步规范公司采购管理，本着保证质量、降低成本、提高效率的原则，根据《中华人民共和国招标投标办法》，结合公司招标管理办法及公司实际情况，制定本办法。一、采购范围本办法的采购范围主要包括：工程物资类。线路建设、线路改线、维修、安装等所需要的材料。原材料类。营业中心开户、销售等所需要的材料。固定资产类。包括办公设备：如各种电脑、打印机、服务器及其配套软件等；各种有线传输设备和网络设备，如接收机、调制器、交换机、路由器等。二、采购程序整个采购流程大体上分为：采购申请、采购计划编制、领导审准、采购执行、到货记录、发票报销。具体流程如下：由相关职能部门按要求填写采购申请单，经部门领导签字后交采购部门办理。采购部门接到申请单后要对申请单内容进行寻价后形成采购计划表，经部门经理审核签字后报请总经理批示。批示完成后按照相关规定进行具体采购活动，其中金额在5万元以上的采购必须签定合同。到货后要由相关接受人员在采购员所持采购计划上填写收货日期、收获种类、收获数量、保管人等信息，该表留存作为工作进展情况的考量依据，同时作为办理入库等相关发票核销手续的依据。货物到齐后采购人员应该及时对相关发票进行核销。需求部门填写采购申请需求部门填写采购申请采购部门制定采购计划部门经理签字确认领导审核签字执行采购到货后库房或使用者签字确认发票核销三、采购申请采购申请根据产生的原因分为以下三种：1.常备材料采购。主要是为满足日常安装、维修、销售等所需要的库存材料。该部分材料由库房根据库存最低线和按进货周期和领用情况制定的进货数量提交采购申请。具体填写内容见表一。2.计划材料采购。由使用部门按照设计图纸、工程进度安排及采购周期提交采购申请。要具体注明所对应项目名称及合同编号严格按照图纸执行。具体填写内容见表二。3.非计划性材料采购。对一些计划外用料或各种固定资产类物资根据需要由使用部门进行采购申请。在申请中要详细写明其用途，经部门经理审核后交总经理签字生效。具体填写内容见表三。三、采购方法采购活动根据不同情况可采用以下方式：1.公开（或邀请）招标；2．竞争性谈判；3．询价；4．单一来源采购；5．临时性购买；具体达到以下标准的应采取相应的采购方法进行采购。金额超过20万元的大宗物资，且非经常性采购的，需要进行公开招标。招标过程要严格按照公司招标管理办法相关规定执行。经常性物资采取定点采购的方式进行，对于年采购金额超过30万元的定点采购应通过招标或竞争性谈判方式确定定点单位，同时为方便采购，体现竞争，原则上应该确定2-3个供应商，每次以询价的方式确定最终供应商。金额在5千以上30万元以下的经常性物资或5千以上20万以下的非经常性物资应该采用竞争性谈判或询价等方式进行采购，至少要比对3家以上的供应商，针对价格、质量、服务等方面的情况择优选定。金额在5千元以内的物资，可以进行临时性采购，由采购部门到市场比质比价后直接购买。对工期紧等情况，不能按上述办法进行采购的，要填写非计划材料采购申请，并详细写名工期要求及其原因，需求部门领导审核后需要总经理签字或两位总经理助理共同签字后可直接采购。四、到货及发票处理在物资到货后由采购部门会同接受部门共同接收。采购人员应该出示经两到批准后的采购计划表，认真核对到货数量与采购数量是否相符，在该表的完成部分由接收部门填写到货时间、数量及验收人，如分批到货的应该在该表的完成部分详细注明。采购部门在接收到发票后应该及时核对该给容是否全部到货，货物到齐后，凭经过接收部门签字确认过的采购计划表到库房办理入库手续。手续齐全后持采购计划表、发票、入库单请领导签字核销。核销后将采购计划表，会同采购申请及相关合同一起存档备查。五、供方的要求和评价为确保采购活动的顺利实施，采购前应对供方的资格进行必要的审查，一般应具备以下条件：1.具有企业独立法人资格和采购项目所要求的企业规模；2.具有良好的商业信誉；3.在经营活动中没有重大违法记录；4.对相关设备厂商要有相应的设备、专业技术能力、维修能力和相应的服务能力。要对定点采购的厂家的这些相关资质文件进行汇总留存。 表一：常备材料采购申请表产品名称规格型号单位库存警戒数量申请采购数量备注制表人：部门经理申请时间采购部门接收人：接受时间该表一式两份，一分申请部门留存，一份交采购部门表二：计划材料采购申请表用途项目名称图纸编号拟使用时间产品名称规格型号单位数量备注制表人：申请时间部门经理签字采购部门经手人该表一式两份，用A4纸直接打印，根据需要可以自行调整相关行数。一份申请部门留存，一份交采购部门。表三：非计划性采购申请表申请部门申请人申请时间需要完成的时间用途：名称规格型号单位数量部门经理签字总经理签字采购部门经手人受理时间采购计划表采购计划表部门名称制表人日期产品名称规格型号单位数量计划单价计划