福建国安假日酒店采购操作手册

福建国安假日酒店--采购管理手册机密

福建国安假日酒店

Fujianguoanholidyhotel

采购工作手册

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国安假日酒店采购管理手册（草案）

第一章总则

第一条：目的。为规范采购活动，规避及防备购置风险,维护泗店利益，特制

定此制度。

第二条：合用范围。本酒店波及购置活动、有偿服务及有关人员。

第二章职责

第三条:酒店所需要的物品一般由酒店采购部自行组织采购。如有些专业性

比较强的采购业务（如企业简介、画册、电脑网络系统等），则可由集团有关职

能部门提供支持或委托社会上有关机构采购。需提供设计服务或对方乐意提供免

费设计日勺有关项目.由此项目负责人安排有关人员进行采购。

第四条：采购协议的签订：权限范围内日勺采购协议由采购部、财务部会司分

管副总经理意见后，呈报总经理同意后生效；超过其采购协议权限日勺协议，必须

预先申报总经理签订意见后生效办理,并立案。

第五条：财务部门统一管理采购协议原件并按协议规定付款。

第六条;采购单超过审批权限日勺（无采购协议日勺），必须预先报请分管副总经

理审核，并按权限转呈总经理同意，由采购部自行安排采购。

第七条：采购业务付款完毕且不波及维护及其他服务的，视为结案；集团财务

部对酒店采购协议文本实行法律审核。

第三章供方的选择及评估

第八条：大型采购按照供应商意见选择及有关程序,细则类文献对供方实行

选择及评估。

第九条;根据“货比三家”原则，选择供方或面向社会公开招标来选择供方。

第十条；如因某些原因，只有独家供货,应附带有关文字阐明资料。附《采购

业务自查表》

第四章采购单的编制及审批

第十一条：有计划性的采购活动，由采购人员按照计划编写《采购单》后，遵

照审批权限实行审批，《采购单》规定按酒店统一格式。

第十二条：非计划性采购，必须预先填写《请购单》或申请汇报，经同意后

再安排采购。

第十三条：计划或采购有关程序实行采购；参照本流程并根据其实际状况确

定采购流程，安排采购业务。

第十四条：《采购单》由部门负责人签订，财务部负责人、分管副总经理审

核后报总经理签订后生效。超过分管副总经理审核权限的采购单，要通过事先报

总经理同意后实行《采购单》的运作。

第十五条：原则上，成立采购管理小组。采购管理小组一般由财务、使用部

门负责人、采购主管、分管副总经理等部门人员陶成。

第十六条：大宗原材料、设备及固定资产类物资严格用协议采购.并尤其应

的采购业务，有关人员应保证所购物资及时到位，如该批物资经检查为水货或假

冒伪劣品，或对方未付我方货品或服务，对经办人及有关人员应处以对应罚款，

酒店损失重大者，要按行政制度处以降级，开除；甚至送交司法机关处理。

第二十一条：退货H勺监督；

经验收不合格H勺物资或服务，经办人应及时处理，严禁超期堆放，否则对有

关人员要做出罚款处理，处以100---500元罚款。

有些工程或装修项目，印刷品，无法退货或急用，应与对方协商降价处理。

第二十二条:节日礼品及沟通活动的监督（消费酒店产品或供方赠送礼品等）。

泗店有关人员对供方组织的公关活动应尽量少参与，除非无法推却，参与前应

请示有关管理人员同意。

供方也许会赠送某些礼品让个人接受的，要登记申报或交回酒店。

第六章采购验收及付款

第二十三条：采购物资日勺验收及入库：

原材料,元器件，包装材料工程物品及其他在产品生产中使用的物品（如试剂,

润滑油，松香等）由各有关部门负责验收。

设备及其他固定资产类物资由设备、生产、使用部门共同验收；但电脑、、

机、互换机或复印机则由财务部门和使用部门共同验收。

物资经验收合格后方可办理入库手续。

经验收不合格的物资，经办人应及时跟进处理或退货，凡无合法理由积压超

过三个月的物资，一律视为退货，否则财务部门有权拒绝付款。

第二十四条：采购物资日勺付款；

付款方式以转帐方式为主，月结一次,30一—90天承兑汇票；特殊状况以有效

采购协议或采购单规定处理。

票据应规定增值税发票或增值税完税发票，特殊状况也要有正规H勺一般发票

或收据（收据应有对方日勺公章）。

有预付款或订金规定的采购事务,至少两次付款,一般推荐采用三次付款。

采购人员用现金外出购物，携带现金应控制在2023元如下；采购金额在2023

元以上的（含2023元），应以转帐结算；如状况特殊，需要现金结算，则当事人应

预先提供有关资料，由财务部人员会同当事人共同办理。

第二十五条：采购资料的归档管理

按其文献控制程序归档管理。或参照其酒店文档管理制度执行或参照集团文

档管理制度执行。

第七章附则

第二十六条:本规定本措施拟订并报请总经理办公会讨论后，由总经理签批

后生效实行。

第四章采购管理工作程序

以提高采购管理工作质量和效率。酒店采购各项管理工作，均按如下的程序

进行

一、采购申请审批程序

（一）原则

任何费用H勺支出，任何物资、能源及食品采购都必须获得同意，都必须获得

合法的文献支持，都必须按照此程序执行。

（二）审批权限

凡采购申请，除了使用部门经理签订，财务部经理、分管副总经理审核外，

必须获日勺总经理的同意c

（三）申请采购程序

申购部门填写“请购单”一式四份，单上应注明品名、规格、数量、用途及

库存余量，经部门经理批签后，送财务部经理批签意见。由财务部根据库存、预

算及实际状况签订意见，将请购单返还申购部门，报分管副总经理同意后送财务

部。财务部接到分管副总经理已同意的“请购单”后报总经理同意。将申购单交

采购部向供应商发出“采购单”。财务部根据同意日勺“请购单”、“采购单”及收

货汇报结帐。

“库房常用物资申请购置单（请购单）”、

“厨房申购单（请购单）”、

一般“请购单”、“采购单”格式如下;

国安假日酒店库房常用物资申请购置单

制表人：年月日

金额

最

高

规

品单既有数量最低请购部门

备

格

储

名位（重量）储备数量意见

量单价总金额

量

库管员:

国安假日酒店厨房申购单

部门：口期:

项目品名/规格数量单价金额供应商备注

总额

同意人:申请人:

国安假日酒店请购报价单

部门:经办人:部门经理:日期:

上次采购现报价

项库

名/数单23选择到货日期

存1

目H

规格期量价

1

2

3

4

5

报

11

价

用22

供

3应3

4商4

途

5名5

称

总预算

需用日期:帐号:总计:合计实支

本次使用额

预算剩余额

采购主管:财务部经理:

分管副总经理:总经理:

式四联：采供员、财务部、请购部、验货人。

（四）”请购报价单”审批内容

1、采购部接到“请购报价单”后，根据申请部门提出日勺规定进行市场询价,

并与财务部联络核算隹存余量及价格也许找到三个或三个以上供应商报价及取

货样，要注明金额。

2、财务部接到使用部门转来的“请购单”及“库房常用物资中购单”，审查

与否超过最高库存量、金额日勺大小与否超过预算，如符合规定再进行审批上报。

3、总经理接到财务部转来的“请购单”，根据酒店实际需要和资金状况决定

与否采购。经财务部经理、分管副总经理审核、息经理同意，将采购单下到采购

部门便可给供应商下“采购单”。或由采购部自行组织采购。

4、同意后的“请购报价单”退回财务部，财务部分联退回各有关申购部门。

（五）对外签约及协议日勺签订

所有对外签订日勺采购协议、专用支付协议都必须事先填写“请购单”，将协

议附后报财务部审批，转财务部经理后、分管副总经理审核，获得总经理同意后

才能签订协议并加盖协议专用章。签订任何形式的协议都必须有经同意口勺”请购

单”，协议专用章只有经总经理同意才能使用。必须严格执行审批权限，不得化

整为零，如有违者按欺骗行为处理。

有关“采购单”的规定阐明；

(1)“采购单”是在完毕“请购报价单”H勺基础上进行最终确实定性的订货、

收货根据。如“采购单”与“请购单”在填写口勺过程中有不相符的现象，收货员

应以生效的“采购单”为最终的收货根据，并以“采购单”为填写入库单的根据。

(2)无论是直拨或库存的物资，送货单位均将货直接送到收货组。收货组收货

后，应根据“采购单”内容核算来货，并即时开具入库单，不能等领用部门领料

后才开具入库单，后来口勺发存货工作应就库房自行负责。

(3)送货单位如超过正常时间送货到店，应预先告知库房留人收货，保证货到

后随时有人收货，不得由他人代收。

(4)特殊或紧急状况部门下日勺购货，可容许先购置物资回店后再开具“采购

单”，库房收货必须先收货后，再由采购员协调补办手续。

(5)高档、异型产品日勺采购，应以实际到货重量、规格、金额开具“采购单”。

货品回店后交收货组，或直拨使用部门，先收货，再补办手续。

(6)凡部门开具日勺申请购物紧急“请购单”，经有关领导签名同意后，可先购

货同店，然后补办有关采购单手续。

二、验收入库管理程序

1、收货人员对供应商及采购员所送的货品，必须严格根据同意的”请购报

价单”及“采购单”按质、按价、按量验收。对于不符合规定的货品应坚决退回,

严格把好质量关。

2、对于验收合格的货品，认真填写“收货凭据”，注明货品的来源、名称、

规格、型号、单位、数量、单价及金额，并由供应商签字承认。

3、所收货品分为宜供货品与入库货品，蔬菜、水果、鲜活水产品等不适宜库

存的食品及各部门急购日勺部分物品，属直供货品，其他货品均属入库货品。

4、对于直供货品，由收货人员及时告知使用部门，并由使用部门在“收货凭

据”上签收。

5、对于入库货品，由收货人员根据到货口勺类别，及时告知专职保管员，双方

共同验收，查对无误后，由保管员在“收货凭据”上签收入库。

“收货凭据”和“收货每日报表”格式

国安假日酒店收货凭据

供应商：日期：

规

编

品数单金申请备注

号

格

名量价额单号

总额：

付款方式现金支票

挂帐

收货人签

字：_____________

收货部门：库房：_______________供应商签字：

白色：财务部粉色：供应商蓝色：部门黄色:

米购员

国安假日酒店收货每日报表

日期：_______________

编供应品收货金收货备

号商名单号额部门注

制表人：_________________

审批人：

白色：财务

粉色：成本会计

三、库存管理工作程序

1、保管员对入库的货品应分类、分垛码放，对于性质不一样、灭火措施不

一样的货品要分库寄存。

2、保管员对在库货品，应常常检查，木着“先进先出，定期翻垛”的原则,

发现霉变、破损应及时填写“物资报损单”，阐明原因，并由仓库主管证明后，

报送财务部经理审批。

3、对于长期滞存积压物资的名称，保管员要积极填写“积压物资状况表”,

对滞存积压物资日勺名称、来源、滞存时间及现存数量等，均需填写清晰，由主管

会计核算后，报送财务部及有关部门。按程序报批。

4、对在库货品H勺保质期，保管员应严格掌握，对即将到期的货品，应提前

向上级和有关业务部门反应，防止给酒店导致不必要H勺损失与挥霍。

5、每次进出货品，保管员应及时填写货卡，做到“有货必有卡，卡货必相

符”。

6、库内应常常保持清洁、整洁。要合理运用和使用库容，有条理地码放货

品，并按有关消防规定留有“五距”，即：顶距、墙距、垛距、柱距、灯距，符

合消防规定。

7、加强库房管理H勺安全意识，做到“四防”，即防火、防盗、防鼠咬虫蛀、

防霉变质。“物资报损单”和“库存积压物资状况表”格式如下；

国按假日酒店物资报损单

部门；FI期;

规

类另编号品名中•金数量总单

格

位额价

报损原

因

部门经财务经理总经理意

理意见