湖南塞西科技有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 湖南塞西科技有限公司财务付款审批流程优化设计近几年随着市场经济的快速发展，对于公司的内部管理要求也变得越来越高，公司内部相关财务付款也不仅仅只满足于表面的数据，对其反映企业经济业务的财务付款管理也逐渐重视起来。管理者对本公司的财务付款审批有了更多新的要求，各企业为了能够在市场竞争中占据有利地位开始重视企业财务付款管理，逐渐意识到这一流程的重要性，由于公司组织结构流程中的财务付款审批关系到广大群众与公司员工的利益，影响公司未来发展，甚至会关系到市场经济的稳定。因此以湖南赛西科技有限公司为例，选取财务付款审批流程及优化作为设计的主题。公司简介湖南赛西科技有限公司（以下简称赛西科技）是一家以核心技术领潮工业、家用、安全领域的高新科技企业。公司总部设在长沙，是湖南省内唯一家集研发、生产、安装、售后集为一体的专业生产工业、家用气体报警器、防爆电器的股份制科技型企业。湖南赛西科技有限公司的组织结构设有董事会、总经理；在总经理下分设四大中心，分别是：行政中心、技术中心、运营中心以及营销中心，与此同时在各大中心下设分管部门。湖南赛西科技有限公司有良好的企业组织结构，将庞大的管理体系不断细分，使得其部门职能分工明确、权利与责任相协调，能进行客观公正地评价，公平合理地考核岗位业绩，加强部门与部门之间的联系，使各管理职能有效发挥应有的作用。图1.1图1.1公司组织结构图2公司财务付款审批流程现状湖南赛西科技有限公司为防范付款过程中的差错和风险，以保证付款业务的合法性、合规性，不断规范公司财务管理程序，明确各级管理责任，再结合公司的实际情况，依据相关法律、法规，特制定财务付款审批制度。但公司制定的财务付款审批制度管理流程不完整，方法较为简单，所以，对该公司现有财务付款审批管理方面涉及的业务及具体的付款审批流程进行详细分析并做出优化。2.1一般采购付款审批流程湖南赛西科技有限公司根据每月资金计划从而来审查付款项目，内容包括审核“付款审批单”审批手续是否完备，进而登记资金计划并签字；再传给相关出纳人员付款；根据本月月末统计本月资金计划使用情况与下月资金计划使用情况一同向财务部主管报告；签收出纳岗位传来的“付款审批单”及银行付款凭证后编制记账凭证，最后传给主管复核。图2.1一般采购付款审批流程图2.2固定资产采购审批流程由财务部开始收集相关财产信息，再申请评估；传至总经理处进行审核；由评估师进行评估，由总经理进一步审批，最后确认数额；至财务部处登记固定资产入册。图SEQ图\*ARABIC2.2固定资产采购审批流程2.3经营费用付款审批流程湖南赛西科技有限公司各部门日常业务费用付款流程包括：首先审核原始凭证是否完整、合法，金额是否正确，审批手续是否完备，如果有误，退回；如果无误再继续审核。若核算没有超过计划额度，则直接报销；若超过计划额度：超季度计划除分管领导审批后，其余计划须报告总经理审批，再编制记账凭证，如果涉及相关现金凭证传至出纳人员，没有涉及则直接传给主管复核。如果超过年度计划额度，直接提出拒绝报销。图2.3经营费用付款审批流程2.4税务管理付款审批流程湖南赛西科技有限公司税务管理付款审批流程包括：由税务会计填写申报表；交由财务主管审核；再传递给总经理审批；之后由财务主管进行纳税申报，再进行银行转账、凭证入账；最后缴纳税款。图2.4税务管理付款审批流程付款流程存在于企业的整个经济业务活动中，填制好付款单据与凭证一方面保证了单据信息质量要求，同时也增强公司内部控制，在今后的会计审核工作能“有证可循”，更有利于管理企业秩序，避免假冒伪造等现象的出现，湖南赛西科技有限公司为此特制定付款申请单（表2.1）。付款申请单中涉及的重要信息包括：付款申请的时间、申请理由、收款人或单位、相关银行信息、付款申请的金额、申请人、审批人等等。通过填制付款申请单，在日常业务活动发生时，企业能有效减少不必要支出的发生，稳定企业资金链安全，提高企业经济效益。表2.SEQ表\*ARABIC\s11付款申请单3公司财务付款审批流程存在的问题3.1一般采购付款审批流程不规范在整个流程图中，内部审批制度不完善，缺少外部审批这一流程。如果内外部审批制度都不规范，在日常采购业务中容易出现虚假采购行为，加大了虚假采购的可能性。除此之外，在采购金额方面，易出现金额谎报，夸大金额。3.2固定资产采购审批不严谨在固定资产付款审批流程中，只有总经理的个人审批，而直接跳过了财务部付款审批这一流程；在审批付款后，缺少购买发票这一重要原始凭证的证明，使得流程缺少书面证据，不利于加强内部经营管理责任制在原付款审批单中，签字栏只涉及了申请人，部门负责人以及审核审批人。缺少会计人员审批签字，审批签字栏的不完善，不利于内部责任的分配与归集，导致相关责任人可以不负责。3.3经营费用付款审批手续不完备在经营费用付款审批原流程中，由部门审核完费用支出符合计划额度后，没有经过出纳人员对经营费用的审批却直接报销，没有明确提出出纳人员与相关会计人员编制记账凭证，要求登记好相关明细账与总账。缺乏这一流程，不利于监督各项经济业务，具有不合法性，后续也不利于归咎内部管理责任。除此之外，原流程中的付款审批手续缺少管理人员的参与，从而不利于高层管理者细致地了解公司经济业务的具体情况。3.4税费支付审批流程效率低在税务支付审批原流程中，在开始这一流程前虽要求税务会计填写好申报表再交由财务主管审批，却并无要求财务人员登记在税务账簿上，也无要求财务部进行纳税核算与申报，进而造成不能及时反映经济业务的发生及完成情况，不利于进行后期查账工作，增加员工的工作负担，导致审批流程效率过低；在税费支付审批流程中，缺少公司管理层的参与，不利于管理层进一步地了解公司的发展情况4公司财务付款审批流程优化设计4.1规范一般项目采购付款审批流程为进一步完善采购物资付款程序，正确核算应付账款，并按协议规定实施采购合同、进而审批控制采购付款。其采购付款审批控制优化流程（图三）如下。其一，在采购付款优化流程中，增加了一项，要求财务部在付款前必须发出付款通知书，才能由采购人员通知供应商结款。由此，财务部发出的付款通知书，为采购部的日常业务发生提供重要的书面证明，如果在采购过程中，采购人员徇私舞弊，未收到财务部发出的付款通知书，而直接给供应商付款，管理者则可以依据财务部是否开据付款通知书来追究责任，这将有利于更好的管理公司内部采购付款。其二，在采购付款审批过程中，优化流程增加了总经理与财务总监的这一审批流程，使得采购付款不仅包括权限内的审批，更增加了权限外的审批流程。能有效的减少采购付款过程中不必要资金的流失。4.2完善固定资产采购付款审批流程对于固定资产付款审批流程的优化包括以下几点：其一，在固定资产的购买流程中，增加了财务总监审批这一流程，使得整个流程更真实合理。其二，在固定资产采购完成后，还需财务部签批发票，才能传给财务总监审核，加强了内部经营管理责任制。其三，在财务总监审核完成后，需经过财务部报销完发票后才能登记固定资产使其入账。图4.1规范一般项目采购付款审批流程图图4.2完善固定资产采购付款审批流程图4.3完善经营费用付款审批手续对于部门日常费用审批流程的优化有包括以下几点：其一，增加了出纳人员对部门日常费用开支的审批，只有通过出纳人员审核，财务部才给各部门付款。其二，由出纳人员审核完成之后，再编制记账凭证，登记好相关日记账。再传递给相关会计人员登记好明细账与总账。记账凭证、相关日记账、总账与财务报表的编制，能真实有效地反映经济业务的发生及完成情况，明确经济责任，从而进一步监督各项经济业务的合法性，加强内部经营管理责任制。其三，在日常费用审批过程中，增加了总经理的审批流程，增加的这一审批流程加强了预算外的审批，使得管理人员更细致的了解公司部门日常费用的开支情况，进而能减少公司不必要的开支，同时对于有益于公司发展的日常资金，管理层可以适当增加对其资金的投入。图4.SEQ图\*ARABIC3完善经营费用付款审批图4.4提高税费支付审批流程效率对于税务管理付款审批流程的优化有包括以下几点：其一，增加了财务部的凭证管理流程，要求财务部登记税务账簿，能客观及时反映经济业务的发生及完成情况。其二，在登记完税务账簿后，还需纳税核算并申报，这将有利于证明纳税业务发生的真实与准确性。其三，在财务总监审核完之后，还可以增加公司总经理做进一步审批的这一流程，有利于管理人员对公司相关业务情况的了解，做出更有利于公司的决策。图SEQ图\*ARABIC4.4提高税费支付审批流程图对于付款单的优化，制定的是在填写付款申请单前，还需填写一张预付款申请单。增加的这一单据，有利于加强公司内部的管理责任，使付款更为合理，经济，从而做出更效率的决策。表4.1预付款申请单5设计评价湖南赛西科技有限公司财务付款审批流程进行了优化设计后，解决了原流程中采购付款审批不规范、部门日常费用与纳税账务登记缺失、固定资产付款审批不严谨、付款申请单签字不完善等相关问题。一系列的优化措施，加强了企业内部责任的分配与归集，尽可能避免出现徇私舞弊现