好又多超市采购业务账务一体化流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1好又多超市采购业务账务管理的现状....................................................................1

1.1好又多超市简介..................................................................................................1

1.2好又多超市采购业务流程..................................................................................1

1.3好又多超市十二月份采购状况..........................................................................2

2好又多超市采购业务所存在的相关问题................................................................3

2.1采购成本过高......................................................................................................3

2.2采购单据填写不规范..........................................................................................4

2.3市场预测系统不够完善......................................................................................4

3好又多超市日常采购业务账务工作存在相关问题的原因....................................5

3.1缺乏控制成本的意识..........................................................................................5

3.2加强采购单据的管理..........................................................................................5

3.3没有建立完善的采购管理体系..........................................................................5

4好又多超市采购业务账务一体化流程优化设计....................................................5

4.1采购成本控制制度优化设计..............................................................................5

4.1.1采购询价报价系统.........................................................................................5

4.1.2采购验货制度.................................................................................................6

4.1.3采购物资库存量控制制度.............................................................................6

4.2采购单据填制制度优化设计..............................................................................6

4.2.1采购单的填写.................................................................................................6

4.2.2采购单据的审核.............................................................................................7

4.2.3采购单的填写.................................................................................................8

4.3市场预测系统优化设计......................................................................................8

4.3.1制定采购计划.................................................................................................8

4.3.2采购询价.........................................................................................................8

4.3.3收货.................................................................................................................9

5好又多超市采购业务账务一体化流程设计效果....................................................9

I

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6总结..........................................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................11

II

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好又多超市采购业务账务一体化流程设计

1好又多超市采购业务账务管理的现状

1.1好又多超市简介

好又多超市成立于2022年下半年，是一家位于广西壮族自治区崇左市天等

县龙岩小区占地面积为两百六十个平方的生活便利型新超市。龙岩小区属于政

府扶贫项目，该小区共有壹仟捌佰多户人家，但居民普遍收入低，地理位置比

较偏僻，位于天等镇最外边靠近乡下的一个小郊区，离市中心有些距离，采购

生活用品等很不方便，所以该小区里居民们的日常生活用品基本都在好又多超

市采购。并且政府有规定，该小区有且只能拥有一家超市，所以好又多超市不

存在同类型的竞争对手。

好又多超市的主要经营项目有酒水饮料类、休闲零食类、日用品类、文具

类、粮食类、玩具类等其他不同类型的商品，可以满足周边居民的日常所需。

从开业到现在，超市一直都秉持着价实物好薄利多销的原则：卖老百姓们

购买得起的产品。但是由于开业不久，在采购管理方面还存在着许多的不足之

处，希望通过此流程优化设计出一份较于现在更完美更规范的采购管理办法。

图1好又多超市

1.2好又多超市采购业务流程

超市当前使用的采购软件为爱宝云收银。该采购系统里面包括了好几个采

购模块，分别是：采购申请、采购收银、采购退货、商品采购明细、采购汇总

报表、采购设置、供应商结算。但该系统不够完善，有些模块未能整体使用。

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好又多超市当前拥有两种采购方式：

1、直接在当地熟人介绍的零售批发商那自挑直接当场自己带回商品。该种

方式可节省部分物流费用。

2、通过添加供应商们的微信或者电话号码等联系方式，需要购进货物时线

上远程挑选所需的货物，等到双方确定好后，交由第三方物流公司将商品运送

至超市。

图2好又多超市采购流程

1.3好又多超市十二月份采购状况

自2022年12月1日至2022年12月31日，超市采购系统共入库了6756

种产品，采购次数为476次，涉及96个供应商，采购金额共计102442.11元。

表1超市2022年12月入库资料表

项目

品种采购次数供应商数量采购金额

数量

数量675647696102442.110

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超市目前所需要采购的商品主要有这几类：一、酒水饮料类：包括白酒、

啤酒、苏打酒、雪碧、可乐、矿泉水等产品。这些产品有些是玻璃瓶或易拉罐

装，所以在运输过程中需要确保包装到位，避免挤压或重物撞击造成破损；二、

休闲零食类：包括散装零食、袋装零食等；三、主食类:包括油、米、面、粉等

物资，这些产品这些产品部分需要存放至干燥的地方防止受潮；四、调味品类：

包括食用盐、鸡精、醋、辣椒粉、香料等多种调味品；五、玩具类：包括遥控

玩具、拼装积木，这些玩具类虽然没有时间期限，但是小朋友们的新鲜感都是

持续时间不长，所以同一产品也不能多进，隔断时间就得换款式；六、日常用

品类：包括床上用品、洗漱用品、厨房用具等，而对于厨房用具等这类没有规

定保质期的商品，超市可以少次多量采购，部分商品摆放货架，摆放不下的则

可保管在仓库里。

表2超市各类产品采购金额汇总表

项目

供应商数量种类金额（元）

种类

酒水饮料类5727522864.33

休闲零食类2465235867.59

主食类413613458.46

调味品类5618910247.60

玩具类421749375.00

日用品类1238810629.13

总计1951814102442.110

2好又多超市采购业务所存在的相关问题

2.1采购成本过高

在查看了超市的采购成本之后发现超市对于采购成本这一方面没有实行非

常严格的把控，而是放任自由，最终导致超市的采购成本过高(如表3所示)。

影响了超市的利润，使得超市的利润降低从而也导致降低了超市的市场竞争力。

表3超市12月成本与收入对比表

2022年12月1日—2022年12月31日

采购成本超市产品收入

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102442.110193124.58

2.2采购单据填写不规范

通过对超市采购相关单据的检查，发现其中一些单据有出现偷懒乱填的问

题。比如：有的单据只写了购买康师傅泡面的数量单价和金额，但是却未填写

订单编号、供应商名称、商品规格以及条码，这样很容易出现商品采购系统信

息录入错误或者弄混供应商的问题，进而造成超市采购账目混乱，影响超市采

购业务账务管理的质量和效益。

表4采购订单表

订单编号：

采购订单：销售合同号：

供应商：订购日期：2022.11.18审核：

联系电话：

序号条码商品名称规格单位数量单价金额备注

1鲍汁面件588440

2淮山面件388264

3生粉包30130

4乌江榨菜件1200200

5伊面件23672

无

合计大写：壹仟零陆元整

2.3市场预测系统不够完善

由于对市场需求的不了解，不明白消费者们真正需要的是什么，所以超市

在采购时对各种类型的商品都会涉及采购，导致在该市场中并不受欢迎的那部

分商品招受滞销，如果不采取降价等促销措施的话容易导致商品过期，直接为

超市照成损失。而对于另一部分在该市场受欢迎由于超市没有预测到并未采购，

顾客来采购时没有可提供的商品，直接错失顾客，连给顾客考虑的机会都没有。

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3好又多超市日常采购业务账务工作存在相关问题的原因

3.1缺乏控制成本的意识

尽管超市已经意识到采购成本管理的重要性，但是也存在着诸如采购控制

成本意识不到位的问题。没有形成一个完善的采购成本控制系统，对采购成本

控制的理解不够，在实施采购的时候，采购计划经常没有得到合理的设计，经

常会出现超出预算的情况，从而导致了不必要的成本和费用增长，对超市的收

益也造成了不利的影响。

3.2加强采购单据的管理

对于购买单据的填写，超市并没有太多的要求，也没有形成一套统一的填

写标准，导致业务员们在填写采购订单时容易存有疏忽心理，认为只要将采购

订单的商品名称、数量、单价以及金额填写出来就好了，订单编号和供应商名

称这类就容易疏忽不填写。认为反正是厂家过来送货况且也是当天送过来的，

只要在备注上写明货款有没有交付就行了。但是超市对于采购订单的管理都很

杂乱，所有的单据都集中放在一起，没有区分供应商，如果后续订单出现疑问，

根本无法区分到底是哪张出现问题也无法知道是谁家的订单。这就极易导致超

市采购业务账务管理紊乱，从而影响到超市采购业务账务处理的有序开展。

3.3没有建立完善的采购管理体系

超市现只有1名采购人员，因此超市的各项采购均由该名采购员和供应商

洽谈，采购工作结束后，只要将采购订单交由老板审查就行。采购监督机制不

够健全，相关监督机制缺失。采购人员很容易便能在采购过程中做文章且老板

不易察觉。这样的采购形式对于采购成本的控制并不到位。

4好又多超市采购业务账务一体化流程优化设计

4.1采购成本控制制度优化设计

4.1.1采购询价报价系统

老板要定时就久已购进的商品广泛的征求市场价格，并有专管此事的物价

员分析反馈材料购进报价，在遵循货比三家原则的前提下，及时发现分歧督促

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整改。对酒水饮料类的物品，采购人员要根据市场行情定期进行公开报价，同

时要举行定价例会，确保在供应商提供商品的品质与价格这两个层面上都做到

公正与公开。

4.1.2采购验货制度

库存管理人员应就具体执行过程中商品采购的多少、品质的管理、标准和

计划及报价，通过严把验收制度。对那些没必要的超量进货，质量低劣者、规

格不一致以及超市没有订购但供应商擅自给货的商品有权拒绝购买。对价格、

数量等和采购单上写明的但不一样的地方要及时说明更正，验货完毕之后后，

验货员要在单上签字，确保对个人负责也便于后续的管理。

4.1.3采购物资库存量控制制度

根据超市的实际情况，利用计算机对其库存的上下限进行合理的设定，在

库存数量达到了设定的上下限时，电脑会自动将信息反馈出来。同样对于滞销

的商品，货物清点员也可将清点出的滞销商品统计在电脑中，方便及时降低购

买库存数量，也可避免在制定采购计划时将滞销商品计划在内，出现货物因变

质造成损失的情况出现。

4.2采购单据填制制度优化设计

4.2.1采购单的填写

采购订单上的内容必须与供应商自留单上的内容相符，该填写的地方都填

写清楚没有空缺，订单编号没有重复。超市应该自行给所有的供应商们增加一

个编号以便于日后单据的查找工作。采购人员在请款时交给老板的单子要及时

更新，如果手动在单子上做了改动或添加了其它事项，要在告知老板并得到老

板的同意。另外，采购单和供应商的送货单一定要是正本，上面要清楚写明数

量、金额、编号，还要收货人的签名和日期，如果有涂改的地方，还需要得在

上面签字。

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图3好又多超市采购订单

4.2.2采购单据的审核

老板要仔细核对购货文件。“供应商”一栏应该写公司全称，不得偷懒缩写。

地址电话的填写也应该准确无误。供应商所提供的票据要与订货单上的商品保

持一致，上面还要有供应商盖印的印章。字迹清晰，不得出现涂改，每一项都

要填写完整、准确，尤其对于数字。

图4采购单据审核流程图

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4.2.3采购单的填写

所有的采购申请单都必须要填写一式两份四联即第一联:供应商存档，第二

联:申购人员存档，第三联：点货人员存档，第四联:老板归档。每份单子经手

人都要在上面签字，填写采购单时要写明货品的名称、规格型号、商品条码、

数量及单价，有特殊情况的商品，需在采购单备注栏说明，不能提供商品型号、

规格或者条码不清楚的货物，供应商应将商品样品交给采购员，或供应商与采

购人员前往现场辨认样品，解释特定的采购要求。

图5采购申请单流程图

4.3市场预测系统优化设计

4.3.1制定采购计划

对于超市购进的某些商品出现滞销、过期问题和商品需求量大库存供应不

上的问题，超市可选择通过对市场需求商品进行问卷调查，定期向周边居民开

展定市场调研，拟定采购计划。如果有可能需要大批量订购商品时，则需要老

板同意才可实施。对于紧急采购物品，关于紧急采购物品，在特殊情况下，来

不及按照采购程序履行相关手续，必须先经口报老板同意。

4.3.2采购询价

采购员对所要购买的材料，按照“货比三家”的原则，对所要购买的材料

进行报盘。老板根据采购报价，选择是否接受或修改采购价格。在选用时，要

遵循最佳性能比价格比原则。在现场，如果对金额较大的物品或具有保健功能

亦或是化妆品类的物品进行采购，采购员应该召集老板或者专业技术人员前往

现场进行考察，检查产品的品质是否符合要求，证件是否齐全，从而保证采购

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的质量。

4.3.3收货

采购人员在货物到达之前，应当将货物到达的通知书发给仓库和使用的部

门，仓库按照通知书的要求，准备好场地、验收资料和设备等。采购员在进行

实地采购时，应事先对货物进行必要的检验，以保证公司购买到的货物是完好

准确的。如果货物到达时出现了数量不符、质量参差、过期未到等问题，采购

员应当及时通知供货商。

图6市场预测系统优化流程图

5好又多超市采购业务账务一体化流程设计效果

经过对采购成本控制制度的优化设计使得好又多超市的采购成本相较于之

前有了显著得降低。对于收到的食品类商品存在破损情况能及时发现并做出相

应的处理措施，避免了后续霉烂变质完全退换不了的情况出现，而其他商品的

破损也能及时发现集中管理，不会出现顾客买到质量不关的产品影响超市信誉

且也能更方便下次进购商品时能一次性将破损商品全部退换。

表5超市12月份与1月份采购成本对比表

12月成本1月成本

102442.110100893.996

而通过采购单据管理制度的优化设计，超市日常采购单据的填写和保管也

是日渐规范起来。每一份单据需要填写的地方不再出现偷懒空着没有填写清楚

的情况且对于月末的对账查账也起了很大的作用，每笔货款都能对应到各自的

供应商，不会再像以前一样出现因为填写不规范而分不清楚各家供应商而给错

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货款的情况。不同性质的单据也会分类保管，将单据分为按月份、付款情况、

商品入库情况以及其他这四种不同类型。超市在营业过程中如果对于商品价格

或者数量等存在疑问的时候管理者们查找起单据来更为的简易快速，大大提升

了工作效率。

表6规范填写后的采购订单

订单编号：XSD-2023-02-00049

采购订单销售合同号：93123759492

供应商：南宁鼎恒贸易有限公司订购日期：2022.12.24审核：张*军

联系电话：137****1658

序号条码商品名称规格单位数量单价金额备注

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